L'une des raisons pour laquelle la méthode GTD fonctionne pour tout le monde, indépendamment des profils et préférences psychologiques, c'est qu'elle invite à répondre à deux questions fondamentales. Deux questions auxquelles tout cerveau humain doit répondre, s'il veut arriver à faire quelque chose : « qu'est-ce que je veux vraiment faire ? », et « par quoi je commence ? ». Les réponses à ces deux questions devront être organisées dans un système de confiance, soit informatique, soit papier. Ce qui m'intéresse aujourd'hui, c'est la qualité de la précision apportée à cette réponse.
Rappelez-vous, lorsque vous avez appris votre alphabet, ou si vous avez des enfants en âge de l'apprendre, observez comment ils font. Généralement, ils récitent en tentant d'aller dans l'ordre à A à Z. Une fois qu'ils ont réussi, qu'ils ont dit le dernier Z, ils sont très fiers d'eux. Éventuellement, tout le monde applaudit autour, il y a beaucoup d'énergie, et ils n'ont qu'une envie : recommencer. Que se passe-t-il maintenant, s'ils s'arrêtent à W ? Ou X, Y ? Rien. Tout le monde attend, car tout le monde sait que c'est pas fini, même l'enfant lui-même. Et pour peu qu'il arrive à Z, que se passe-t-il s'il a commencé par B, ou C, D ? Rien de plus, car là encore, tout le monde sait qu'il manque quelque chose. Et en général, l'enfant n'arrive même pas à commencer s'il ne commence pas par A. Car l'alphabet, c'est aller de à A à Z.
Il en va de même avec tout ce que nous avons à faire. Quel que soit notre projet, il nous faut une ligne d'arrivée et un point de départ clairement identifiés. Il nous faut un A, et un Z. Ainsi, pour chaque chose que nous avons notée à faire, lors de l'étape de Clarification de GTD, nous devons répondre à l'identification de la ligne d'arrivée, c'est-à-dire notre Z, et à l'identification de la toute prochaine action à entreprendre pour y parvenir, c'est-à-dire notre A. Ces deux points sont majeurs dans l'abaissement du niveau de stress, et dans l'efficacité qui sera la vôtre à accomplir chacun de ces projets. Notez tous vos Z au moins dans la fiche projet en question (et je connais certaines personnes qui placent au lieu du nom standard du projet, le résultat qu'ils souhaitent atteindre). Et ce sont tous vos A qui peupleront vos listes de prochaines actions. Le simple fait de se demander, lorsque vous relirez vos listes d'actions, « est-ce bien un A ? », devrait vous permettre d'identifier rapidement les faux départs, c'est-à-dire les actions que nous pensions être les prochaines mais qui, en réalité, nécessitent une voire plusieurs étapes préliminaires avant de pouvoir les effectuer. De la même manière, vous poser la question « est-ce bien Z ? » pour tous les résultats de chacun de vos projets vous permettra de clarifier la ligne d'arrivée, c'est-à-dire définir ce qui doit être vrai de façon à ce que la chose que vous souhaitiez accomplir soit effectivement accomplie. Car la plupart du temps, ce que nous écrivons dans nos listes (et ce qui se trouvent dans les balayages mentaux), c'est quelque chose entre B et Y, qui nous oblige à chaque fois que nous les consultons à retrouver un A, et parfois à nous demander si nous ne sommes pas déjà à Z.
Certes, l'analogie n'est pas parfaite car elle désigne au moyen des lettres de l'alphabet, qui sont de même nature, des choses de natures différentes (une prochaine action, concrète et physique, et un résultat à atteindre qui est une construction mentale). Cependant, j'ai remarqué dans les coachings et formations qu'elle permettait de réellement clarifier les attentes, et d'identifier plus rapidement et avec plus de confiance quelle était la vraie prochaine action, et quelle était la vraie ligne d'arrivée. J'espère que cela pourra également vous aider, que vous pratiquiez ou non GTD.
Il y a une chose qu'il faut savoir, quand on travaille dans le tertiaire et qu'on a, qui plus est, une vie sociale : nous aurons toujours plus de choses à faire que de temps pour les faire. Et en plus, c'est normal.
À la fin d'une présentation de GTD donnée récemment à un collège de décideurs d'une société multinationale, l'un des pontes m'a posé la question qui le taraudait depuis le début : "avec tout ça, je ne sais toujours pas à quoi ressemble ma journée type". C'est normal. (suite…)
Lors d'un récent meetup GTD, une participante nous a partagé l'histoire de ce cadre supérieur qui avait calculé le temps disponible moyen dont il disposait entre deux interruptions : 2 mn 30 sec. Ce fut l'occasion de présenter un système de gestion des interruptions qui fonctionnent (étonnamment) bien.
J'ai mis ce système en place pour la première fois chez un client il y a plus de deux ans. Directeur d'agence d'une grande entreprise de services, sa mission consistait entre autres choses à manager un service de support téléphonique. À ce titre, il était constamment interrompu par ses collaborateurs, soit pour des réponses à leurs questions (avec le client en ligne, il fallait faire vite bien entendu), soit pour répondre directement au client qui souhaitait "parler au responsable". Dans beaucoup de cas, le collaborateur aurait pu, selon mon client, traiter la chose lui-même. Par ailleurs, ce même client avait également la responsabilité des admissions à l'hôpital des ouvriers blessés sur les chantiers. Du coup il n'était pas possible pour lui d'appliquer la technique de la porte étanche. Le cas était le suivant : comment gérer les interruptions de manière à n'être interrompu que par ce qui le nécessite vraiment.
Je me suis inspiré d'une technique de coaching (les échelles), de la technique "de la casquette" découverte chez David Allen Company, ainsi que de certains éléments de communication interpersonnelle pour mettre en place avec lui un système qui permette donc d'avoir des plages de travail ininterrompu, tout en laissant la possibilité à l'urgence importante de faire son chemin jusqu'à lui dans les temps. Après quelques réglages, le système mis en place ressemblait à ceci :
Puis annoncez la règle aux collaborateurs : [quote]quand vous voyez (grâce au signal) que je suis indisponible (suivant la plage prévue), estimez sur l'échelle 1-10 l'importance de ce qui vous amène, et si c'est moins de 7, attendez que je sois de nouveau disponible[/quote]
Ces étapes mises en place, nous avons tout d'abord pensé (honte à nous) que tout passerait à 7. Eh bien pas du tout. Les collaborateurs arrivaient très bien à estimer l'importance des sujets ; certes, il y a eu besoin de faire quelques ajustements, afin de savoir pourquoi un collaborateur avait estimé à 7+ ce qui pour mon client ne l'était pas, mais ils ont donné lieu le plus souvent à des conversations très constructives et éclairantes pour les deux parties. Très rapidement, mon client a pu retrouver des plages de temps ininterrompues pour faire son travail de fond, en étant sûr que toute interruption désormais valait le coup.
Deuxième effet bonus, nous nous sommes aperçus au bout de 3 à 4 mois que mon client ne voyait même plus passer les 4 et moins : les collaborateurs s'en chargeait eux-mêmes ! Ils se sentaient capables et responsabilisés.
On pourrait penser que ce système ne fonctionne que si vous êtes vous-même le chef, et qu'il est impossible à mettre en place vis-à-vis de votre propre hiérarchie. L'expérience a montré que c'était tout à fait possible, à condition toutefois de mettre en place une étape supplémentaire qui permette à votre supérieur d'être sûr que vous allez revenir vers lui dès la fin de votre plage d'indisponibilité. Cela peut prendre la forme d'une bannette courrier ouverte vers l'extérieur, d'un filtre de messagerie particulier qui redirige dans un dossier "N+1" tout ce qui vient de lui et que vous consultez plus souvent, etc. Ne vous y trompez pas, dans la majeure partie des cas, un n+1 de bonne foi préfère que vous soyez efficace, et vous laisser travailler s'il sait que vous allez revenir vers lui sans qu'il lui soit besoin de le faire. Ça passe par une discussion de bonne volonté.
Si jamais vous vous reconnaissez dans la situation de mon client, je vous invite à mettre en place ce système simple (sans en négliger aucune étape !) ; il a fonctionné sans exception partout où il a été installé. Je suis curieux de vos retours !
À titre d'illustration, voici (suite à un post en anglais sur LinkedIn), une version de ce système mise en place par un chef d'entreprise... en Inde !
Vous êtes peut-être familiers de l'allégorie du Renard et du Hérisson : le renard est rusé, il connaît beaucoup de choses, il est capable de beaucoup d'ingéniosité et sait établir des plans à l'avance. Le hérisson, lui, ne sait faire qu'une seule chose, mais mieux que personne : présenter ses piquants à qui l'attaque. Ainsi, le renard qui cherche constamment par de multiples moyens à manger le hérisson, n'y parvient jamais, car celui-ci lui oppose toujours la même technique imparable. Quel rapport avec la productivité personnelle ? J'y viens. (suite…)
Quel est le meilleur logiciel pour GTD ? Voilà une question récurrente parmi les GTDers, et on la trouve fréquemment posée dans le groupe LinkedIn anglophone. Bien sûr, et avant toute chose, le plus important est de bien comprendre les différentes phases de la méthode, et d'intégrer le processus ; le bon ouvrier a les bons outils, mais l'habit ne fait pas le moine (j'en ai plein d'autres en réserve). (suite…)
En relisant certaines études récemment, je suis retombé sur le concept de stigmergie. Là comme ça, pour la plupart d'entre nous, ça n'évoque pas grand chose. Pourtant, quand on arrive à gérer ses tâches suivant ce principe, on atteint un grand état de zenitude. Je vous montre ? (suite…)
Pour faire suite à l'article concernant la mise en place d'un système GTD®, et à la demande d'un client, je me suis penché sur différentes solutions utilisant Evernote. Il y en a deux principales : The Secret Weapon, et After The Book (en anglais, les deux). C'est la seconde qui trouve le mieux grâce à mes yeux. Faisons le tour. (suite…)
Pas une semaine ne passe désormais sans un article dénonçant le fléau des temps modernes du travailleur qui l'est tout autant : l'email. Comme souvent un mouvement radical s'est créé, qui prone le retour à l'état "inbox zero". Utopique ? Pas du tout. Vous pouvez reprendre espoir.
C'est sans doute LA question la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la question surgit : "et toi, t'utilises quoi ?". C'est légitime, pour autant, il faut se rappeler que ce n'est pas la truelle qui construit la cathédrale.
C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".
Nous avons vu jusqu'ici les trois critères que GTD préconise d'affecter à chaque action : le contexte, le temps nécessaire/disponible, et l'énergie requise. Voici maintenant le dernier critère de sélection d'une tâche : la priorité.
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous nous intéressons cette fois-ci au troisième critère affecté aux Actions Suivantes dans GTD, l'énergie requise. Ce critère est souvent négligé, surtout en France et dans les pays latins qui préfèrent généralement "se forcer". Nous allons voir qu'il est très important en terme de productivité globale. (suite…)
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l'ordre d'importance, est le temps nécessaire. (suite…)
La méthode GTD, qui peine encore à pénétrer le marché français mais s'est répandue comme une traînée de poudre aux USA, se présente tout d'abord comme une méthode d'organisation personnelle et professionnelle assez classique. Pourtant, elle propose quelques concepts qui vont bien au delà, mais sont souvent peu expliqués, ou appliqués. Nous allons nous intéresser dans les semaines à venir à ce qu'il faut définir dès qu'une Action suivante est identifiée.
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[dropcap style="font-size:60px; color: navy;"]C[/dropcap]e n'est un secret pour personne que les tâches que l'on fait sans réfléchir sont celles qui ont le plus de chances d'être effectuées régulièrement. Dans cette optique, on tente souvent de mettre en place des habitudes, des routines. La méthode GTD®, par exemple, nécessite la mise en place de nouvelles habitudes, et une certaine dose d'auto-discipline. Pour autant, tout le monde peut le faire, de la même manière que tout le monde, ou presque, (devrait pouvoir) se brosse(r) les dents tous les jours.
Il ressort fréquemment des séances de formation ou de coaching une inquiétude par rapport à ceci d'autant que, souvent, les gens qui ont tenté de mettre en place la méthode par eux-mêmes sont "tombés du wagon", comme on dit chez David Allen, et sont un peu échaudés. Cette inquiétude est en relation directe avec quelque chose de plus intime que du simple "travail". Ce qui est normal selon moi, car, en fin de compte, il s'agit avant tout de gérer quelque chose de très humain : nous-mêmes. Certaines personnes n'ont aucun problème avec les routines et les procédures (j'avoue en être), d'autres préfèrent conserver un certain degré d'incertitude (ou de "liberté", comme ils disent -ceci du point de vue du routinier que je suis), et il existe encore une autre catégorie de personnes qui préfèrent pouvoir mettre leur calendrier sens dessus-dessous au besoin ("souplesse", paraît-il !).
A mon sens, toutes ces approches sont valables. Par contre, vous devez savoir où vous vous situez. Vous forcer à mettre en place des routines si vous êtes allergique à toute forme de répétition est une fausse bonne idée : cela ne fera que vous stresser et vous culpabiliser, vous n'arriverez pas à faire ce que vous aviez prévu, vous aurez le sentiment d'avoir rompu l'accord pris avec vous-mêmes... alors que ce n'est tout simplement pas, pour commencer, le genre d'accord que vous devriez prendre. D'un autre côté, je pense (du moins, j'espère) que tout le monde se douche au quotidien si l'occasion lui en est donnée. Comment expliquer, dès lors, que les gens allergiques aux routines y parviennent ? Cela dépend simplement de votre motivation et de votre réel désir d'intégrer la routine dans votre vie. Je ne suis pas vraiment behavioriste, je pense que ce que nous faisons vient davantage de l'envie que l'on a que du comportement, et qu'il suffit de changer la première pour modifier le second (dans l'autre sens, pour ce qui est des routines, ça marche moins bien). Concernant la fameuse Révision Hebdomadaire (Weekly Review), la plupart des gens semble penser qu'il faut la faire, quoi qu'il advienne, à la même heure du même jour toutes les semaines (le vendredi après-midi arrive en pole position, suivi du dimanche). Et pourtant, il n'y a aucune raison. A ma connaissance, David Allen n'a jamais professé cela, bien qu'il nous invite à programmer cette révision. Alors, comment faire, au final ?
Honnêtement, ça dépend de chacun. Personnellement je suis routinier. Mais lorsque je rencontre des clients qui ne le sont pas, je les invite à programmer leur révision chaque semaine au moment qui leur semble le plus approprié pour cette semaine-là. Pourquoi toujours choisir le vendredi après-midi, si vous savez d'ores et déjà que vous ne pourrez pas vous y tenir pour quelque raison que ce soit ? Regardez votre semaine, programmez votre révision (oui, à un moment, quand même, il faut la programmer). Lorsque la semaine suivante arrive, programmez-la de nouveau pour le moment où vous savez que vous pourrez la faire. Ne vous obligez pas à avoir une routine fixe. Testez, notez vos impressions, adaptez la méthode à votre rythme et à vos journées, et pas l'inverse. Et il se pourrait bien, au fil du temps, que vous trouviez finalement un moment dans la semaine où vous parvenez mieux à faire cette révision. Un moment où, la plupart du temps, vous avez l'énergie et le temps nécessaire disponibles... Auriez-vous réussi, finalement, à en faire une routine ?