Mon installation GTD

Quel est le meilleur logiciel pour GTD ? Voilà une question récurrente parmi les GTDers, et on la trouve fréquemment posée dans le groupe LinkedIn anglophone. Bien sûr, et avant toute chose, le plus important est de bien comprendre les différentes phases de la méthode, et d'intégrer le processus ; le bon ouvrier a les bons outils, mais l'habit ne fait pas le moine (j'en ai plein d'autres en réserve). En fait, pour être plus exact, l'idée est surtout d'identifier ce que l'on fait qui est déjà du GTD®, et de remettre ensuite les bonnes choses en place. David Allen le dit lui-même, dans une certaine mesure : GTD® n'est pas une invention, ce n'est pas sorti de nulle part, mais de son travail de terrain. Ainsi, GTD® ne fait que reprendre et formaliser ce que fait déjà tout un chacun lorsqu'il fait quelque chose (c'est pourquoi c'est une méthode qui s'applique au delà des "typages" psychologiques). Ceci est d'ailleurs validé par l'étude de l'Université Libre de Bruxelles. GTD® n'est pas un processus arbitraire imposé de l'extérieur, c'est simplement du bon sens : ce que nous faisons de toute façon, mais mis dans le bon ordre (la Méthode de Planification Naturelle en est le meilleur exemple).

Préparation

Ainsi donc, en partant du pré-supposé que vous êtes "black belt", comme on dit, vous voilà maintenant parti à la recherche de la meilleure implémentation possible : le meilleur logiciel, les meilleurs outils, les meilleures armoires... Evidemment, le premier pas va être de s'intéresser à ce que veut dire, pour vous, "meilleur". Alors, pourquoi ne pas traiter ceci comme un projet, et appliquer justement la méthode (en l'occurrence, la MPN) ? Je le fais couramment faire lors des formations ou des coachings, et c'est le processus que je me suis servi moi-même ("avec assez de verve", ajouterais-je en souvenir du temps où je jouais Cyrano) il y a quelques années.

1. But

Quel est le but de ce projet ? Qu'est-ce que j'en attends ? Simple, je veux l'implémentation la plus efficace possible pour moi. C'est-à-dire simple d'utilisation, transparent au quotidien, qui me laisse me concentrer sur la tâche plutôt que sur l'outil (on croirait lire un statement d'Apple).

2. Vision

A quoi ça ressemble ? Un logiciel synchronisé en temps quasi-réel sur tous mes appareils (Macs, iPhone, iPad), simple d'utilisation en consultation, collecte, traitement, organisation, révision, qui s'interface avec mes emails d'un clic, qui me permet de lier entre elles toutes les informations pertinentes.

3. Brainstorming

La phase de "tempête de cerveau" n'a pas été très longue (moins d'une heure, dans mon souvenir). Je n'ai malheureusement pas pris de photo du paperboard à l'époque.

4. Organisation

Il est ressorti de l'étape précédente qu'au delà de la simple gestion de liste de tâches, je voulais en fait pouvoir :

• avoir une liste exhaustive des projets couvrant tous les Horizons (runway et 10kft au moins, 20kft et plus pourquoi pas).
• avoir une liste de tâches par projet, que je puisse classer et surtout consulter selon les 3 critères GTD (contexte, temps, énergie, d'où vient la priorité)
• lier des contacts à des tâches, lier éventuellement des emails, des documents, etc.
• lier des rendez-vous et réunions à des projets, contacts, etc
• le prix n'est pas un problème (après tout, il s'agit de gérer ce que je fais de ma vie pro et perso, je peux lâcher un peu de sous...) tant qu'il reste raisonnable au regard des services rendus (je n'allais pas y mettre 3000€ non plus).

5 et... Action !

J'ai me suis donc mis en quête des outils capable de faire tout ça, dans l'idéal. Autant vous le dire, j'ai mis plusieurs mois à trouver chaussure à mon pied, d'autant que je voulais au maximum limiter le nombre d'outils. Kelly Forrister, Senior Coach chez DA Co., a récemment demandé à David Allen himself et les coaches GTD® les éléments clefs à adresser pour couvrir toutes les parties de la méthode (le gestionnaire de tâches n'en est qu'un aspect), les voici :

• Gestionnaire de liste
• Calendrier
• Email
• Référence numérique
• Appareils mobiles

Je m'en vais donc reprendre cette liste, en y ajoutant les outils de collecte qui me semblent manquer à cet appel.

Les outils non-numériques

Tout d'abord, la phase d'auto-observation m'a convaincu que je ne voulais pas être entièrement numérique. Noter sur son portable ce que vous dit un client peut s'apparenter à un manque d'intérêt ("il lit ses textos ou quoi ?") ! Par contre, sortir le petit carnet est du meilleur effet. De même, je préfère nettement avoir un bloc-note, plus pratique pour dessiner des schémas à la volée, prendre un brief, improviser une mind map, etc. Donc, un bloc note portable (le fameux NoteTaker Wallet de chez David Allen Co. a achevé de me séduire lors de ma formation là-bas) et un bloc note A4 pour la clientèle.

Evidemment, les fameuses banettes (au format italien, plus pratique car permettant de tout saisir, même le petit bout de machin au fond, sans devoir enfourner toute la main et voir la cascade s'effondrer) : une pour les choses à lire à l'occasion, une inbox, une outbox (pas du tout nécessaire, mais j'ai pris l'habitude), et une pour les documents concernant les projets en cours.

Côté mobile, comme je bouge pas mal, un sac à dos avec une chemise fermée, dans laquelle des dossiers me permettent de collecter ce qui arrive, de placer mes documents de référence, les choses à lire en route, et ce qu'il faut ensuite rapporter au bureau ou à la maison (là encore, j'ai cédé pour les pochettes de chez David Allen Co.).

Hormis ces éléments bien physiques, qui finalement servent surtout à la collecte, tout le reste de mon système est logiciel.

Les outils numériques

Une chose m'a marqué durant ma quête du Graal : malgré la floppée de logiciels se prétendant orientés GTD®, il n'y en a que très peu pour prendre en compte les 3 paramètres affectés à toute tâche (sans doute parce qu'environ 90% des GTDers n'en utilise eux-mêmes que un ou deux). Il n'y a pas que les contextes dans GTD, on l'a vu. Parmi les plus faciles d'accès, OmniFocus m'a paru pas mal, mais ne couvrait pas l'ensemble de mes besoins. Allez, inutile de faire durer le suspens : ai-je trouvé mon bonheur ? Oui, mais parce que j'ai un Mac : Daylite, de Markercircle.

Pour la collecte globale et l'archivage numérique de notes, j'ai choisi Evernote (dont je regrette un peu l'orientation récente vers le "we can do it all") car je peux y envoyer des sites Internet, des photos, des fichiers, virtuellement n'importe quoi, et qu'il est accessible de n'importe où. Pour les projets en cours, j'ai opté pour Dropbox ET Google Drive (un pour le perso, l'autre pour le pro). Ainsi, j'ai une inbox numérique Evernote, et une autre dans Daylite (le logiciel met par défaut les tâches entrées dans l'inbox), sans oublier l'inbox des courriels (étant équipé en 100% Mac, j'utilise Mail).

Et pour tout le reste, comme dit la pub, il y a Daylite : les tâches que j'entre directement, ou les notes relatives à un projet qui n'ont pas de référence associée, les contacts, les rendez-vous, les projets et les suivis CRM, les questionnaires clients... bref, tout. Ce logiciel, uniquement disponible sur Mac, est au départ un CRM. Il est surtout, à mon sens, extraordinaire pour l'implémentation de GTD®, car il permet notamment :

• de lier entre elles toutes les données, dans le sens qu'on souhaite
• d'affecter des tags comme bon nous semble
• de créer des filtres très puissants pour afficher ce qu'on veut.
• et de faire tout ce que j'avais écrit dans ma liste au Père Noël.

Et en pratique ?

En pratique, par exemple pour la gestion de tâches, j'utilise le champ "Catégories" de Daylite pour y mettre mes contextes. Ensuite, j'utilise le champ de "temps estimé" pour y mettre le critère de temps requis à l'exécution de la tâche, et ensuite je me sers du champ "priorité" pour estimer le niveau d'énergie requis pour cette action (GTD n'ayant pas de critère de priorité).

Ensuite je tire parti des fonctions de listes intelligentes du logiciel pour créer des filtres utiles pour moi, par exemple la liste de tout ce que je peux faire au bureau en 1 à 2 heures, avec un niveau d'énergie moyen, ou bien ce que je peux faire à la maison en 10 minutes, etc. C'est très souple, et très efficace !

Enfin, pour identifier rapidement l'action suivante de chaque projet, j'utilise la fonction "Liste de travail" de Daylite, qui colore en orange l'icône de l'action. Ainsi, en regardant mes listes, je ne regarde en fait que les actions oranges, qui sont celles que je peux faire (les autres n'étant pas des Actions Suivantes, ne peuvent pas faire avancer les projets).

Voici les copies d'écran correspondantes.