Nous avons vu jusqu'ici les trois critères que GTD préconise d'affecter à chaque action : le contexte, le temps nécessaire/disponible, et l'énergie requise. Voici maintenant le dernier critère de sélection d'une tâche : la priorité.
C'est le moment d'insister à nouveau, les critères de sélection sont bien à suivre dans l'ordre :
C'est toujours un moment de surprise, voire d'incrédulité dans l'assistance, quand on s'aperçoit que la priorité d'une tâche est, en fait, le dernier critère à prendre en compte quand vient le moment de choisir quoi faire. La logique sous-jacente est pourtant imparable : vous ne pouvez pas faire l'action la plus importante si vous n'êtes pas au bon endroit, ou si vous y êtes mais que vous n'avez pas le temps, ou bien si ces conditions sont réunies mais que vous êtes rincés alors qu'il s'agit d'une tâche exigeante (encore une fois, je parle d'être efficace ; libre à vous de passer plus de temps à moins bien faire les choses).
En réalité, vous pouvez très bien n'affecter que ces trois premiers critères à toute action GTD, car le quatrième vous sautera aux yeux au moment du choix. Les études les plus récentes montrent qu'il est courant d'avoir une centaine de projets à l'instant "t" (pro et perso confondus). Sur ces projets, il est assez commun d'avoir entre 180 et 250 actions suivantes. A l'instant "t". Dit comme ça, forcément, ça fait beaucoup. C'est là que GTD intervient dans toute sa force. Pratiquons ensemble.
Imaginons que vous soyez dans un contexte @bureau, et que sur votre liste, il y ait 75 actions possibles. Vous avez 12 minutes avant la prochaine réunion, en conséquence vous cherchez parmi ces 75 actions celles qui vous demandent 10 minutes ou moins d'exécution. Disons qu'il vous en reste 40. Vous êtes encore en forme, c'est le matin, vous allez donc sélectionner celles qui demandent un haut niveau d'énergie : mettons qu'il en reste 15. En parcourant ces 15 actions simples, le postulat (vérifié) de GTD est que les plus prioritaires vous sauteront aux yeux. Alors qu'en parcourant les 75, ce n'était pas le cas, d'une part parce que d'autres actions, que vous estimez davantage prioritaires mais qui nécessitent davantage de temps de réalisation, auraient capté votre attention (procurant au passage un gros coup de mauvais stress) ; d'autre part, parce des actions moins prioritaires mais plus facilement faisables (bas niveau d'énergie requis) aurait pu se proposer à vous. D'un point de vue pratique, il est clair que l'utilisation d'un logiciel pour créer des "filtres d'action" facilite grandement la vie.
On voit dès lors que GTD est une arme redoutable quand il s'agit de choisir l'action à faire la plus appropriée (je préfère ce terme à celui de priorité, finalement assez vague). Pour qui voudrait quand même affecter un critère de priorité, il est possible d'utiliser une échelle (de 1 à 4 ou 10, suivant ce que vous préférez), mais également d'ajouter une composante d'un autre système : la matrice dite d'Eisenhower. Je vous renvoie à Wikipédia pour les détails de cette matrice, rendue très populaire à la fois par le général et 34e Président des States, et surtout (pour les gens comme moi) par Stephen R. Covey dans son livre "Les 7 habitudes des gens qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent". Je rappelle juste que cette matrice permet de préciser les priorités en réfléchissant à deux aspects : l'urgence (rapport au temps) et l'importance (rapport à la survie au sens large). En répartissant les projets (pas les actions !) selon les quadrants de cette matrice, on les répartit donc suivant l'urgence et l'importance.
Pour suivre Covey, il s'agit d'éliminer le plus rapidement possible les projets I, de travailler et piloter depuis le quadrant II, de faire le III à l'occasion et de laisser tomber ce qui est en IV. On peut adapter ceci à GTD, en faisant hériter toutes les actions d'un projet du quadrant de ce projet : ainsi, pour un projet en quadrant II, toutes les actions auront un tag 2, qui permet de savoir qu'elles appartiennent à un projet important, mais non-urgent. De même, celles avec un 1 appartiennent à un projet important et urgent, et sont par conséquent prioritaires. Comme les projets peuvent passer d'un quadrant à l'autre suivant le temps ou les circonstances, il en est de même des "priorités" des actions qui les composent. Ainsi, on peut toujours choisir, au lieu d'une priorité "à l'instinct", quelque chose de plus pensé. Eisenhower ici n'est bien sûr pas du GTD, mais ça peut rendre service.