C'est sans doute LA question la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la question surgit : "et toi, t'utilises quoi ?". C'est légitime, pour autant, il faut se rappeler que ce n'est pas la truelle qui construit la cathédrale.
C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".
Dans ma pratique il m'arrive parfois souvent de rencontrer des clients qui déclarent connaître la méthode et ne veulent qu'une "aide à implémenter un outil". A mon sens, et à celui du concepteur de GTD, David Allen (excusez du peu) c'est prendre le chemin à l'envers. En se focalisant juste sur l'outil, on finit par passer de l'un à l'autre, tester un truc, entrer toutes ses tâches dès qu'un paraît pas mal, s'apercevoir ensuite que finalement, il manque un truc pour soi essentiel, repartir à la recherche d'un autre outil, remettre à nouveau toutes ses tâches parce que cette fois, c'est la bonne, jusqu'à ce qu'on s'aperçoive que finalement, tiens, non... et le cycle continue. J'ai vu des gens passer des années (oui, plusieurs) comme ça, à passer d'un système à l'autre, y consacrer un temps incroyable, sans avoir à ce jour trouver un système qui leur conviennent vraiment. On voit bien que la méthode est efficace, puisqu'elle leur permet de continuer à travailler comme avant tout en passant un temps fou à essayer de la mettre en place (c'est de l'humour, je précise...).
Autant le dire tout de suite : il n'existe pas de logiciel GTD standard, universel, et idéal. S'il existait, il serait déjà sorti de chez David Allen Co, en vente sur leur store. GTD est une méthode, une série de processus conceptuels, qui ne trouvera sa bonne réalisation qu'après que vous aurez, vous, décidé des éléments qui vous sont essentiels, à vous. David Allen insiste bien sur ce point que l'outil vous appartient, et il a longtemps lutté contre la création d'un unique logiciel GTD (même si ces derniers temps, un accord avec une société dont le nom m'échappe laisse envisager du contraire -pour autant la société en question cherche des développeurs, le logiciel n'est peut-être pas pour tout de suite). Parmi les Chevaliers du Graal, beaucoup connaissent cependant bien la méthode. Et pourtant, ceux que j'ai rencontré pour le moment qui ont appliqué la Méthode de Planification Naturelle pour ce projet "Mon outil GTD" se comptent sur les doigts d'une main. C'est en appliquant cette méthode, partie intégrante de GTD, que j'ai pour ma part pu définir exhaustivement mes besoins, et trouver un outil qui me satisfasse pleinement. Rappelons les 5 étapes :
- But et principes
- Vision
- Brainstorming
- Organisation
- Action
Le But et les Principes sont assez évidents et m'ont pris peu de temps. La Vision m'a déjà demandé un bon quart d'heure. Cette partie de la MPN est pour moi un peu comme une lettre au Père Noël, j'aime bien prendre le temps de rêver un peu loin. C'est dans la partie brainstorming que sont apparus les critères pour moi essentiels d'un système GTD sur mesure. Je n'ai pas pris de photo du paperboard à l'époque (je vous parle de 2008 environ), mais je procède en mind-mapping ; l'illustration à côté montre un exemple de brainstorming en cours, relatif à l'implémentation de GTD, réalisé en formation. Les familles thématiques apparaissent beaucoup plus clairement. Cette étape m'a permis de m'apercevoir que certains critères que je pensais optionnels étaient en fait capitaux pour moi. Par exemple : joli et agréable à l'oeil (oui, je vais y mettre ma vie, et consulter le truc plusieurs dizaines de fois par jour, autant que ça soit agréable à regarder). Mais aussi : synchro entre tous les outils, ok si entièrement sur Mac, etc. Rendu à la phase de l'organisation, j'avais pour optimiser ma recherche une série de critères qui m'ont permis de trier, parmi les milliers de solutions et logiciels prétendument GTD qu'on trouve via Google, la demi-douzaine susceptible de me convenir. Le tri s'est fait en passant chacun au crible de ces critères. Ne restait plus qu'à passer à l'action.
Très sincèrement, toutes les personnes qui ont procédé ainsi ont gagné un temps très précieux (ça se compte en mois), quelques cheveux et aussi pas mal d'argent, dans la mise en place de leur système. Et donc dans leur productivité globale. En clientèle, quand le client a bien compris que ce qui importe d'abord, c'est qu'il définisse lui-même ses propres critères, qu'il fasse ce travail, et n'attende pas de moi mes réponses, car elles ne concernent que moi, alors on peut commencer la mise en place. Tant qu'on cherche un outil qui convienne, avant d'avoir défini ce qui nous convient puis quel outil y correspond, on se condamne à perdre du temps.
Et au fait, qu'est-ce que j'utilise ? Ah ! 🙂
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