Défi des 14 jours – seconde partie

Retour sur les expériences et apprentissages des participants durant les 2 semaines, étape par étape

RÉSUMÉ

Pendant deux semaines, les participants ont relevé le défi d'améliorer une ou plusieurs étapes de la productivité sereine.

Nos trois intervenants échangent sur ce qui leur a permis d'améliorer leur pratique de productivité sereine durant les 2 semaines du défi.

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Rappel des 5 étapes et choix de votre défi des 2 prochaines semaines

RÉSUMÉ

Le défi des 14 jours - première partie

Pendant 2 semaines, concentrez-vous sur une (ou plusieurs) des 5 étapes afin de perfectionner votre pratique.

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..

Notre coach vous détaille chaque étape, et pour chacune, vous pourrez choisir d'en faire l'objet de votre défi.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

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Le fait de scinder une grosse tâche en tâches plus petites a du sens pour tout le monde. On se doute bien que "Organiser les jeux Olympiques" recouvre en soi une myriade d'actions, et qu'il faudra bien toutes les faire pour atteindre notre résultat, donc autant les identifier à l'avance. Ainsi, lorsque je mentionne le concept de prochaine action comme étant la "prochaine action simple, concrète, physique et visible, qui fait avancer la situation ou le projet" (définition officielle svp!), j'ai la plupart du temps face à moi des acquiescements conquis. Le problème se pose lorsque je regarde par la suite les listes de prochaines actions de mes stagiaires.

• Liste téléphone : Appeler Stéphane
• Liste e-mail (ou Mac) : Faire mes emails
• Liste maison : Relire dossier impôts

En apparence, ce sont bien là des actions, et on peut supposer que ce sont bien les prochaines à mener. Il n'y a rien d'autre à faire avant : la personne a le téléphone de Stéphane, les emails sont bien dans l'inbox, le dossier impôts est accessible en moins d'une minute. Pour autant, ces listes ne sont pas tellement plus efficaces que celles qu'on fait lors de la phase de Capture pour une raison très simple : elles manquent de précision.

Pourquoi vouloir appeler Stéphane ? Qu'est-ce que ça veut dire exactement, "faire mes emails" ? Pourquoi relire le dossier impôts ?

Quand on trouve la prochaine action, sur le moment, on peut répondre sans problème à ces questions car tout le contexte est encore bien présent à l'esprit. Le problème survient lorsqu'on regarde cette liste 5 jours après avoir identifié ces actions : noyées au milieu de toutes les autres, on ne sait plus trop exactement ce qu'on voulait faire. Certes, on peut retrouver le contexte rapidement, mais c'est un effort cognitif que notre cerveau tentera par tous les moyens d'éviter de faire. Et donc, on regarde ces actions, on soupire, et on passe à autre chose ("pourvu qu'il y ait un imprévu, que je n'ai pas à me poser la question de savoir quoi faire"...).

Souvenez-vous, GTD est la méthode des vrais fainéants, ceux qui veulent le meilleur impact pour le moins d'effort (comme notre cerveau). Quand on en vient à définir nos prochaines actions, l'effort qui apporte le plus gros impact va être de qualifier davantage l'action au moment où on la pose sur nos listes, pour n'avoir aucun effort mental à (re)faire quand on la consultera. Autrement dit, n'hésitez pas à détailler vos actions !

• Liste téléphone : Appeler Stéphane (06...) pour feu vert sur le projet XY et avoir une v1 du rétroplanning
• Liste e-mail : Mark re. pas d'accord pour négocier sans garantie - projet ZA
• Liste maison : Lister les déductions possibles indiquées dans le dossier impôts

Franchement, qui trouve ça plus confus que la liste précédente ?

Ce qui se passe lorsque l'on remplit nos listes de prochaines actions, en vrai, dans GTD, c'est que l'on se délègue à soi-même des actions à réaliser dans le futur. Il est donc tout à fait possible de détailler au maximum ces actions comme s'il s'agissait d'une délégation à quelqu'un d'autre (la personne que vous serez à ce moment-là). Une liste de prochaines actions bien conçue doit pouvoir être comprise par n'importe qui (et faite par toute personne qui a les mêmes compétences métier que vous), sans besoin d'explication plus avant sur le contexte. Même si je ne connais rien au projet XY, je peux appeler ce Stéphane pour lui dire qu'il peut démarrer et m'envoyer son rétroplanning. Je peux aussi écrire un email à Mark, que je ne connais pas du tout, pour lui dire qu'il est impossible de négocier sans garantie sur le projet ZA. Je peux consulter le dossier impôts de n'importe qui pour lister les déductions possibles (pour peu que les déductions soient bien rangées dedans...). Impossible de faire cela avec le premier type de liste.

Faites-en votre critère. Pour prendre cette habitude au début, détaillez vos prochaines actions puis aller voir quelqu'un et demandez-lui simplement : "est-ce que tu comprends ce qu'il faut faire ?". La réponse devrait être positive (attention, on ne lui demande pas "es-tu capable de le faire"). Souvent, la personne devrait même pouvoir vous regarder avec des yeux ronds en se disant "ça va, je sais lire".

Plus vos listes seront précises, moins votre cerveau devra fournir d'effort pour comprendre ce qu'il doit faire ou s'en rappeler, et plus vous aurez de chance d'effectivement faire ce qui se trouve sur vos listes quand ce sera le bon moment. Évidemment, quand je donne ces exemples les participants me regardent avec des yeux écarquillés et j'entends leurs cerveaux murmurer "mais ce mec est malade, si je commence comme ça je n'aurai jamais fini". Je concède bien volontiers que ça prend un peu plus de temps sur le moment, et que ça paraît parfois un overkill. Pourtant, je peux vous assurer que si vous ne le faîtes pas, ce sont vos listes que vous n'aurez jamais fini. Franchement, qui a envie de se mettre à "faire ses emails" plutôt que juste répondre à Mark qu'il n'est pas d'accord pour négocier sans garantie sur le projet ZA ? Plus vous serez précis, moins vous vous poserez de questions, plus vous verrez exactement ce qu'il faut faire et plus ce sera facile pour vous de prioriser les choses les unes par rapport aux autres. Pour ceux qui travaillent en Holacracy, c'est même le meilleur moyen de passer d'un Rôle ou d'un projet à l'autre, mais ce sera l'occasion d'un prochain billet.

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La liste des envies et des bonnes idées

Si la plupart des personnes sépare cette liste en « privé » et « pro », nombreuses sont celles qui ne savent finalement pas trop quand revoir ces listes, qui contiennent tant d’intervalles de temps différent, sur tant de sujets disparates, qu’elles en deviennent peu attirantes(voire confuses, ce qui est l’opposé de la méthode). La check-list de la Revue Hebdomadaire indique bien une étape pour revoir la UJPE, mais dois-je vraiment revoir toutes les semaines le voyage au Machu Picchu, qui a priori ne risque pas de se faire dans l’année qui vient ?

La réponse, comme souvent avec GTD, est « ça dépend ». Ça dépend de votre niveau de confort avec l’idée de revoir ce qui se trouve sur cette liste à différents intervalles. Certaines personnes ont besoin de revoir certaines choses plus souvent que d’autres pour finir par agir dessus à un moment, d’autres peuvent laisser de côté leur liste UJPE pendant 6 mois avant d’y jeter de nouveau un œil, parce qu’elle ne contient rien pour eux qui mérite de la revoir avant.

Par sujet ? Par intervalles de temps ?

Ceci étant dit, il est possible bien entendu d’envisager ces listes selon différents points de vue : vous pouvez classer votre liste Un Jour / Peut-être par sujets (entreprise, asso, vie perso…), par échelles de temps (à 3 mois, à 6 mois, à 1 an…), voire une combinaison des deux si c’est ce qui vous semble le plus pertinent. La méthode GTD vous invite à consigner dans un endroit précis tout ce que vous aimeriez faire un jour peut-être, mais libre à vous ensuite d’organiser cela comme il vous chante. Le point important de cette liste, outre le fait d’y noter des choses, c’est de la revoir. Si vous ne la revoyez jamais, vous avez simplement créé une poubelle supplémentaire, et vous conservez autant de tâches de fond dans votre cerveau qu’il y a dessus d’éléments que vous ne revoyez pas assez souvent. C’est dommage. Donc, on remplit cette liste, et on la revoit. Les différentes subtilités que vous pratiquerez dessus ne regarde que vous.

Ainsi, j’ai des clients qui ont des UJPE « pro - 3mois » qui font partie de leur Revue Mensuelle (oui, il existe une Revue Mensuelle dans GTD, je pourrai vous en parler dans les commentaires si vous le souhaitez), une autre « perso - 2 ans » à revoir tous les ans. L’avantage de procéder ainsi c’est que vos listes UJPE prennent d’un coup tout leur sens fonctionnel : ce ne sont plus des garages que vous rouvrez par hasard, ce sont de vraies listes de bonnes idées que vous vous autorisez à mettre en place quand le moment sera venu, car vous les revoyez aux intervalles pertinents. Vous savez qu’en agissant ainsi vous serez rappelés de cette bonne idée à un moment suffisamment pertinent pour vous permettre d’en faire un projet.

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Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.

Mesurer par "tomates"

Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :

• choisir la tâche à accomplir
• régler le minuteur sur 25 minutes
• travailler sans interruption jusqu’à ce que le minuteur sonne
• à la sonnerie, placer une marque (une « tomate ») sur une feuille séparée
• tant qu'il y a moins de quatre marques, prendre une pause de 5 minutes, puis reprendre à l’étape 2.
• après 4 « tomates », prendre une pause plus longue, de 10 à 15 minutes, puis effacer ou rayer les « tomates » et recommencer à l’étape 1.

Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.

Intégration : GTD et Pomodoro

Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :

• on ne surfe pas sur Internet,
• pas de téléphone,
• pas d’interruptions.

Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.

Les avantages ?

• il est plus facile de progresser, car vous vous attelez à des tâches simples pendant un temps limité. Si « écrire un article » peut paraître parfois rebutant, « écrire sur Pomodoro pendant 25 minutes » par exemple est beaucoup plus facile à entreprendre.
• on profite davantage des pauses car on culpabilise moins vu qu’on abat du travail efficacement,
• vos petits pas vous dirigent vers de grands résultats : une seule tomate peut vous faire avancer sur plusieurs projets majeurs.

Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !

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"Qui ne pratique pas la Revue Hebdo ne pratique pas GTD"

Et il ne partira pas tant que vous n'aurez pas vidé intégralement votre boite email. Je reviendrai sur le second point dans un autre article ; pour celui-ci, je me concentrerai sur le premier. Mur porteur de la méthode, clef de voûte, pilier central, ciment, prenez l'image de construction qui vous parle le mieux, cela décrira ce qu'est la Revue Hebdomadaire GTD. En version courte, il s'agit tout simplement de passer en revue tous vos engagements professionnels et personnels actuels, pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents et rester à jour vis-à-vis d'autrui comme de vous-mêmes. En version plus longue, il s'agit d'une simple checklist en 11 points, que vous pourrez trouver disponible au téléchargement (sur la page du site eCommerce de GTD France - c'est cadeau !).

GTD : une Revue Hebdomadaire en 11 points

Les 11 points de cette revue peuvent paraître un peu arbitraires, et pourtant ils sont le résultats de plusieurs années d'essais et de retour d'expérience. Il n'y a pas de hasard dans leur présence non plus que leur ordonnancement. La partie "mise au clair" est destinée à vous permettre de clarifier ce qui pourrait encore retenir votre attention en créant "de la tension" (oui, il y a un jeu de mot) inutile dans votre esprit : ainsi on commence par rassembler ce qui traîne et vider les banettes et boites de réception afin d'avoir un plan de travail clair et net, puis on effectue un mini-balayage mental de ce qui nous resterait encore à l'esprit (nous sommes humains, il y a souvent des choses qui se promènent...). Notez que certains praticiens rencontrent là leur premier écueil : ils passent tellement de temps à vider les boîtes de réception que le temps dévolu à la Revue est quasiment expiré. Seule solution : vider ces boîtes plus régulièrement ! En début de revue, cette partie ne dépasse généralement pas 5 minutes.

Ensuite vient le moment de se mettre à jour en passant toutes les listes en revue. Dans l'ordre indiqué, s'il vous plaît. Il ne s'agit pas de maniaquerie de la part de la méthode, mais bien plutôt d'économie de charge mentale (toute la méthode GTD, si on la comprend bien, n'est qu'une ode au "juste effort" -qu'on peut lapidairement résumer par le principe du fainéant : ne faire plusieurs fois que ce qui nous plaît). On revoit donc les listes d'action, puis le calendrier (J-15, J+15 ou plus), puis la liste des "en attente", puis la liste des projets. Pourquoi revoir la liste des projets après les actions, calendrier et "en attente" ? Pour une raison psychologique et physiologique assez simple : vous repérerez immédiatement un projet qui n'a ni action, ni rien de prévu sur le calendrier, ni de choses dont vous êtes en attente, tout simplement parce que vous n'aurez rien vu juste avant qui se rapporte à ce projet (il n'y a rien qui y soit rattaché dans votre mémoire à court terme). Tous les autres seront un peu familiers. Reste à revoir enfin toute liste qui nous est pertinente (procédure, recettes, tout ce qui nous facilite la vie au quotidien).

Quand vous en serez là, vous serez à jour et vous aurez un tel sentiment de contrôle sur vos engagements que votre cerveau va inévitablement vous proposer d'autres choses à faire ou mettre en route. C'est le moment idéal pour revoir la liste de ce qu'on aimerait faire "un jour peut-être", et d'être créatif et innovant !

La Revue Express

Une Revue Hebdo effectuée en bonne et due forme sur les plans personnels et professionnels peut prendre de 1h à 1h30. C'est parfois trop long. Or, il est préférable d'en faire tout de même un peu, plutôt que pas du tout ; c'est pourquoi il est possible dans certains cas où le temps est très compté, de procéder à une revue "express". L'idée est toute simple : on veut juste rester dans le jeu, au milieu du maelström. Dans ce cas, on va tout simplement se concentrer sur la partie "mise à jour" : actions, calendrier, en attente, et projets. En revoyant ces quatre types de liste, vous vous assurez de rester à jour et du fait que vos listes sont toujours pertinentes au fil du temps. GTD ne fonctionne que parce que vous avez confiance dans vos listes, et vous aurez confiance dans vos listes si (vous les utilisez..., et si) elles sont tenues à jour. Ces 4 types de listes sont le noyau dur non-négociable d'une revue hebdomadaire. En les revoyant, en vous assurant que vos listes d'actions (classées par contextes) ne contiennent que des actions pertinentes, que votre calendrier ne laisse pas passer d'échéance et sert de voiture balais du passé, que vos délégations et les choses dont vous restez en attente de la part des autres ne sombrent pas dans l'oubli, et que tous vos projets avancent toujours dans la bonne direction et avec une action pour cela, vous maintenez le cap en toutes circonstances.

Un des indicateurs principaux de la bonne maîtrise de GTD est la régularité de la revue hebdomadaire, et la capacité à s'accrocher aux principes de la méthode d'autant plus que l'environnement extérieur est chaotique. En pratiquant cette Revue Express, vous pourrez plus facilement éviter le débordement et le stress associé. J'ai même connu des personnes pour qui ces 4 points sont ceux qui leur ont permis d'installer, ensuite, une Revue Hebdomadaire standard en 11 points dans la durée.

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Rappelez-vous, lorsque vous avez appris votre alphabet, ou si vous avez des enfants en âge de l'apprendre, observez comment ils font. Généralement, ils récitent en tentant d'aller dans l'ordre à A à Z. Une fois qu'ils ont réussi, qu'ils ont dit le dernier Z, ils sont très fiers d'eux. Éventuellement, tout le monde applaudit autour, il y a beaucoup d'énergie, et ils n'ont qu'une envie : recommencer. Que se passe-t-il maintenant, s'ils s'arrêtent à W ? Ou X, Y ? Rien. Tout le monde attend, car tout le monde sait que c'est pas fini, même l'enfant lui-même. Et pour peu qu'il arrive à Z, que se passe-t-il s'il a commencé par B, ou C, D ? Rien de plus, car là encore, tout le monde sait qu'il manque quelque chose. Et en général, l'enfant n'arrive même pas à commencer s'il ne commence pas par A. Car l'alphabet, c'est aller de à A à Z.

Il en va de même avec tout ce que nous avons à faire. Quel que soit notre projet, il nous faut une ligne d'arrivée et un point de départ clairement identifiés. Il nous faut un A, et un Z. Ainsi, pour chaque chose que nous avons notée à faire, lors de l'étape de Clarification de GTD, nous devons répondre à l'identification de la ligne d'arrivée, c'est-à-dire notre Z, et à l'identification de la toute prochaine action à entreprendre pour y parvenir, c'est-à-dire notre A. Ces deux points sont majeurs dans l'abaissement du niveau de stress, et dans l'efficacité qui sera la vôtre à accomplir chacun de ces projets. Notez tous vos Z au moins dans la fiche projet en question (et je connais certaines personnes qui placent au lieu du nom standard du projet, le résultat qu'ils souhaitent atteindre). Et ce sont tous vos A qui peupleront vos listes de prochaines actions. Le simple fait de se demander, lorsque vous relirez vos listes d'actions, « est-ce bien un A ? », devrait vous permettre d'identifier rapidement les faux départs, c'est-à-dire les actions que nous pensions être les prochaines mais qui, en réalité, nécessitent une voire plusieurs étapes préliminaires avant de pouvoir les effectuer. De la même manière, vous poser la question « est-ce bien Z ? » pour tous les résultats de chacun de vos projets vous permettra de clarifier la ligne d'arrivée, c'est-à-dire définir ce qui doit être vrai de façon à ce que la chose que vous souhaitiez accomplir soit effectivement accomplie. Car la plupart du temps, ce que nous écrivons dans nos listes (et ce qui se trouvent dans les balayages mentaux), c'est quelque chose entre B et Y, qui nous oblige à chaque fois que nous les consultons à retrouver un A, et parfois à nous demander si nous ne sommes pas déjà à Z.

Certes, l'analogie n'est pas parfaite car elle désigne au moyen des lettres de l'alphabet, qui sont de même nature, des choses de natures différentes (une prochaine action, concrète et physique, et un résultat à atteindre qui est une construction mentale). Cependant, j'ai remarqué dans les coachings et formations qu'elle permettait de réellement clarifier les attentes, et d'identifier plus rapidement et avec plus de confiance quelle était la vraie prochaine action, et quelle était la vraie ligne d'arrivée. J'espère que cela pourra également vous aider, que vous pratiquiez ou non GTD.

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Préparation

Ainsi donc, en partant du pré-supposé que vous êtes "black belt", comme on dit, vous voilà maintenant parti à la recherche de la meilleure implémentation possible : le meilleur logiciel, les meilleurs outils, les meilleures armoires... Evidemment, le premier pas va être de s'intéresser à ce que veut dire, pour vous, "meilleur". Alors, pourquoi ne pas traiter ceci comme un projet, et appliquer justement la méthode (en l'occurrence, la MPN) ? Je le fais couramment faire lors des formations ou des coachings, et c'est le processus que je me suis servi moi-même ("avec assez de verve", ajouterais-je en souvenir du temps où je jouais Cyrano) il y a quelques années.

1. But

Quel est le but de ce projet ? Qu'est-ce que j'en attends ? Simple, je veux l'implémentation la plus efficace possible pour moi. C'est-à-dire simple d'utilisation, transparent au quotidien, qui me laisse me concentrer sur la tâche plutôt que sur l'outil (on croirait lire un statement d'Apple).

2. Vision

A quoi ça ressemble ? Un logiciel synchronisé en temps quasi-réel sur tous mes appareils (Macs, iPhone, iPad), simple d'utilisation en consultation, collecte, traitement, organisation, révision, qui s'interface avec mes emails d'un clic, qui me permet de lier entre elles toutes les informations pertinentes.

3. Brainstorming

La phase de "tempête de cerveau" n'a pas été très longue (moins d'une heure, dans mon souvenir). Je n'ai malheureusement pas pris de photo du paperboard à l'époque.

4. Organisation

Il est ressorti de l'étape précédente qu'au delà de la simple gestion de liste de tâches, je voulais en fait pouvoir :

• avoir une liste exhaustive des projets couvrant tous les Horizons (runway et 10kft au moins, 20kft et plus pourquoi pas).
• avoir une liste de tâches par projet, que je puisse classer et surtout consulter selon les 3 critères GTD (contexte, temps, énergie, d'où vient la priorité)
• lier des contacts à des tâches, lier éventuellement des emails, des documents, etc.
• lier des rendez-vous et réunions à des projets, contacts, etc
• le prix n'est pas un problème (après tout, il s'agit de gérer ce que je fais de ma vie pro et perso, je peux lâcher un peu de sous...) tant qu'il reste raisonnable au regard des services rendus (je n'allais pas y mettre 3000€ non plus).

5 et... Action !

J'ai me suis donc mis en quête des outils capable de faire tout ça, dans l'idéal. Autant vous le dire, j'ai mis plusieurs mois à trouver chaussure à mon pied, d'autant que je voulais au maximum limiter le nombre d'outils. Kelly Forrister, Senior Coach chez DA Co., a récemment demandé à David Allen himself et les coaches GTD® les éléments clefs à adresser pour couvrir toutes les parties de la méthode (le gestionnaire de tâches n'en est qu'un aspect), les voici :

• Gestionnaire de liste
• Calendrier
• Email
• Référence numérique
• Appareils mobiles

Je m'en vais donc reprendre cette liste, en y ajoutant les outils de collecte qui me semblent manquer à cet appel.

Les outils non-numériques

Tout d'abord, la phase d'auto-observation m'a convaincu que je ne voulais pas être entièrement numérique. Noter sur son portable ce que vous dit un client peut s'apparenter à un manque d'intérêt ("il lit ses textos ou quoi ?") ! Par contre, sortir le petit carnet est du meilleur effet. De même, je préfère nettement avoir un bloc-note, plus pratique pour dessiner des schémas à la volée, prendre un brief, improviser une mind map, etc. Donc, un bloc note portable (le fameux NoteTaker Wallet de chez David Allen Co. a achevé de me séduire lors de ma formation là-bas) et un bloc note A4 pour la clientèle.

Evidemment, les fameuses banettes (au format italien, plus pratique car permettant de tout saisir, même le petit bout de machin au fond, sans devoir enfourner toute la main et voir la cascade s'effondrer) : une pour les choses à lire à l'occasion, une inbox, une outbox (pas du tout nécessaire, mais j'ai pris l'habitude), et une pour les documents concernant les projets en cours.

Côté mobile, comme je bouge pas mal, un sac à dos avec une chemise fermée, dans laquelle des dossiers me permettent de collecter ce qui arrive, de placer mes documents de référence, les choses à lire en route, et ce qu'il faut ensuite rapporter au bureau ou à la maison (là encore, j'ai cédé pour les pochettes de chez David Allen Co.).

Hormis ces éléments bien physiques, qui finalement servent surtout à la collecte, tout le reste de mon système est logiciel.

Les outils numériques

Une chose m'a marqué durant ma quête du Graal : malgré la floppée de logiciels se prétendant orientés GTD®, il n'y en a que très peu pour prendre en compte les 3 paramètres affectés à toute tâche (sans doute parce qu'environ 90% des GTDers n'en utilise eux-mêmes que un ou deux). Il n'y a pas que les contextes dans GTD, on l'a vu. Parmi les plus faciles d'accès, OmniFocus m'a paru pas mal, mais ne couvrait pas l'ensemble de mes besoins. Allez, inutile de faire durer le suspens : ai-je trouvé mon bonheur ? Oui, mais parce que j'ai un Mac : Daylite, de Markercircle.

Pour la collecte globale et l'archivage numérique de notes, j'ai choisi Evernote (dont je regrette un peu l'orientation récente vers le "we can do it all") car je peux y envoyer des sites Internet, des photos, des fichiers, virtuellement n'importe quoi, et qu'il est accessible de n'importe où. Pour les projets en cours, j'ai opté pour Dropbox ET Google Drive (un pour le perso, l'autre pour le pro). Ainsi, j'ai une inbox numérique Evernote, et une autre dans Daylite (le logiciel met par défaut les tâches entrées dans l'inbox), sans oublier l'inbox des courriels (étant équipé en 100% Mac, j'utilise Mail).

Et pour tout le reste, comme dit la pub, il y a Daylite : les tâches que j'entre directement, ou les notes relatives à un projet qui n'ont pas de référence associée, les contacts, les rendez-vous, les projets et les suivis CRM, les questionnaires clients... bref, tout. Ce logiciel, uniquement disponible sur Mac, est au départ un CRM. Il est surtout, à mon sens, extraordinaire pour l'implémentation de GTD®, car il permet notamment :

• de lier entre elles toutes les données, dans le sens qu'on souhaite
• d'affecter des tags comme bon nous semble
• de créer des filtres très puissants pour afficher ce qu'on veut.
• et de faire tout ce que j'avais écrit dans ma liste au Père Noël.

Et en pratique ?

En pratique, par exemple pour la gestion de tâches, j'utilise le champ "Catégories" de Daylite pour y mettre mes contextes. Ensuite, j'utilise le champ de "temps estimé" pour y mettre le critère de temps requis à l'exécution de la tâche, et ensuite je me sers du champ "priorité" pour estimer le niveau d'énergie requis pour cette action (GTD n'ayant pas de critère de priorité).

Ensuite je tire parti des fonctions de listes intelligentes du logiciel pour créer des filtres utiles pour moi, par exemple la liste de tout ce que je peux faire au bureau en 1 à 2 heures, avec un niveau d'énergie moyen, ou bien ce que je peux faire à la maison en 10 minutes, etc. C'est très souple, et très efficace !

Enfin, pour identifier rapidement l'action suivante de chaque projet, j'utilise la fonction "Liste de travail" de Daylite, qui colore en orange l'icône de l'action. Ainsi, en regardant mes listes, je ne regarde en fait que les actions oranges, qui sont celles que je peux faire (les autres n'étant pas des Actions Suivantes, ne peuvent pas faire avancer les projets).

Voici les copies d'écran correspondantes.

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 Il n'est pas rare de nos jours de recevoir 200 emails par jour, même une fois filtrés par l'antispam. Parmi ceux-ci, une étude a montré, s'il en était besoin, qu'environ 10% sont réellement utiles. Recevoir beaucoup d'emails ne constitue pas une preuve d'importance, ceci indique même plutôt généralement que : - l'instigateur de l'email ne sait pas nécessairement à qui il est vraiment destiné, et arrose un peu tout le monde de peur qu'on lui reproche de ne pas communiquer, - vous n'avez pas entrepris les actions nécessaires pour éviter certains emails de groupe. C'est un peu comme faire savoir que l'on quitte tard le bureau : en France on prend ça pour de la motivation, partout ailleurs pour de l'inefficacité. L'informatique qui nous assaille propose pourtant les solutions pour nous aider. Nous allons utiliser trois propriétés bien pratiques de tout logiciel de courrier : le moteur de recherche, les dossiers intelligents, et les filtres.

Inbox zéro

Cet état de zenitude est atteignable. L'idée est tout simplement de considérer votre boîte de réception non plus comme un espace de stockage (j'ai déjà vu plus de 10 000 emails dans une inbox... je ne vous raconte pas l'état psychologique que ça produit), mais comme un espace de transit, dans lequel chaque courriel ne reste que le temps d'être identifié façon GTD. C'est-à-dire moins d'une demi-journée. Après tout, vous ne conservez pas tous vos courriers papiers dans votre boîte aux lettres, alors pourquoi le faire avec vos emails ? Commencez par créer tout d'abord trois dossiers :

• _action (à entreprendre),
• _attente (d'une réponse, d'un résultat particulier, d'une date particulière),
• _archives.

Eventuellement, un quatrième "_infos", et un cinquième "A lire" (pour les newsletter) si vraiment il le faut. Votre boite de réception procède à une collecte automatique : dès qu'un email arrive, il s'y trouve. Quand vient le moment du traitement, triez vos emails comme vous le feriez de votre inbox GTD. Rangez tous les emails nécessitant une action de votre part (répondre, chercher telle info, faire suivre, etc) dans le dossier _action. Si l'action en question prend moins de 2 minutes, faites-la de suite. Rangez tous les emails nécessitant une attente (d'une réponse, d'une information, d'un événement...) dans le dossiers _attente. Le reste, soit vous le jetez parce que ça n'a aucun intérêt, soit vous le mettez dans le dossier _archives. Sans trier.

L'archivage

On garde en général un email parce qu'il ne coûte rien de le faire, que ça ne pèse pas lourd (informatiquement parlant), et qu'on ne sait jamais... La différence entre email et papier est que s'il est plus utile de classer vos papiers par dossiers et ordre alphabétique, c'est parce que le moteur de recherche n'existe que pour vos documents électroniques. Donc, à partir de maintenant, on ne classe plus. Oui, vous avez bien lu, on arrête de créer des sous-dossiers de dossiers. C'est inutile par le temps mis à classer chaque email, et parfois le temps mis à le retrouver. Les moteurs de recherche informatiques retrouvent n'importe quelles informations plus rapidement que l'humain qui les classées. Un mot sera recherché dans le titre, dans l'expéditeur, dans le corps du message, parfois dans la pièce jointe (selon le type)... rien ne vous oblige à y croire, pourtant c'est le cas : la machine va plus vite que vous. Pour le nettoyage de printemps (ou d'hiver, enfin quand vous pouvez), au lieu de ranger vos emails par ordre chronologique, rangez-les par ordre d'expéditeur. Vous verrez immédiatement quels emails sont pertinents. Et quand viendra le moment de classer, et/ou d'alléger vos archives, vous verrez beaucoup plus rapidement ce que vous pouvez jeter ou archiver. C'est une méthode qui fonctionne également très bien pour classer une inbox, du reste.

Petites astuces qui sauvent

Si ce n'est pas déjà fait, désactivez le relevé automatique : à partir de maintenant, c'est vous qui choisissez quand vous consultez vos emails. Après tout, est-ce que vous courrez relever votre boîte aux lettres dès que vous voyez passer le facteur ? Bon. Dans 99,9% des cas, ce qui arrive par email peut patienter une demi-journée qu'on s'en occupe (le 0,01%, ce sont les supports techniques). Si vous avez plusieurs adresses emails, comme c'est assez courant de nos jours, créez des "dossiers intelligents" _action/_attente/_archives qui regroupent les dossiers de même nom de chacun de vos comptes. Ainsi, en sélectionnant ce dossier intelligent vous aurez accès à tous vos emails _action de chacun de vos comptes (tout en conservant la possibilité de ne consulter ces dossiers que compte par compte si vous ne voulez pas mélanger les genres). Si vous êtes souvent en copie d'emails divers, créez-vous un filtre qui redirige tous les emails qui ne vous sont pas adressés directement dans un dossier _infos. Vous le consulterez quand vous aurez le temps. Si vous êtes en CC ou BCC, c'est que vous n'êtes pas dans la boucle principale, il n'y a normalement aucune action pour vous dans cet email. S'il y en a, envoyez vos collaborateurs apprendre à écrire des emails. Voilà, vous avez maintenant repris le contrôle de votre inbox !

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C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".

Dans ma pratique il m'arrive parfois souvent de rencontrer des clients qui déclarent connaître la méthode et ne veulent qu'une "aide à implémenter un outil". A mon sens, et à celui du concepteur de GTD, David Allen (excusez du peu) c'est prendre le chemin à l'envers. En se focalisant juste sur l'outil, on finit par passer de l'un à l'autre, tester un truc, entrer toutes ses tâches dès qu'un paraît pas mal, s'apercevoir ensuite que finalement, il manque un truc pour soi essentiel, repartir à la recherche d'un autre outil, remettre à nouveau toutes ses tâches parce que cette fois, c'est la bonne, jusqu'à ce qu'on s'aperçoive que finalement, tiens, non... et le cycle continue. J'ai vu des gens passer des années (oui, plusieurs) comme ça, à passer d'un système à l'autre, y consacrer un temps incroyable, sans avoir à ce jour trouver un système qui leur conviennent vraiment. On voit bien que la méthode est efficace, puisqu'elle leur permet de continuer à travailler comme avant tout en passant un temps fou à essayer de la mettre en place (c'est de l'humour, je précise...).

Autant le dire tout de suite : il n'existe pas de logiciel GTD standard, universel, et idéal. S'il existait, il serait déjà sorti de chez David Allen Co, en vente sur leur store. GTD est une méthode, une série de processus conceptuels, qui ne trouvera sa bonne réalisation qu'après que vous aurez, vous, décidé des éléments qui vous sont essentiels, à vous. David Allen insiste bien sur ce point que l'outil vous appartient, et il a longtemps lutté contre la création d'un unique logiciel GTD (même si ces derniers temps, un accord avec une société dont le nom m'échappe laisse envisager du contraire -pour autant la société en question cherche des développeurs, le logiciel n'est peut-être pas pour tout de suite). Parmi les Chevaliers du Graal, beaucoup connaissent cependant bien la méthode. Et pourtant, ceux que j'ai rencontré pour le moment qui ont appliqué la Méthode de Planification Naturelle pour ce projet "Mon outil GTD" se comptent sur les doigts d'une main. C'est en appliquant cette méthode, partie intégrante de GTD, que j'ai pour ma part pu définir exhaustivement mes besoins, et trouver un outil qui me satisfasse pleinement. Rappelons les 5 étapes :

1. But et principes
2. Vision
3. Brainstorming
4. Organisation
5. Action

Le But et les Principes sont assez évidents et m'ont pris peu de temps. La Vision m'a déjà demandé un bon quart d'heure. Cette partie de la MPN est pour moi un peu comme une lettre au Père Noël, j'aime bien prendre le temps de rêver un peu loin. C'est dans la partie brainstorming que sont apparus les critères pour moi essentiels d'un système GTD sur mesure. Je n'ai pas pris de photo du paperboard à l'époque (je vous parle de 2008 environ), mais je procède en mind-mapping ; l'illustration à côté montre un exemple de brainstorming en cours, relatif à l'implémentation de GTD, réalisé en formation. Les familles thématiques apparaissent beaucoup plus clairement. Cette étape m'a permis de m'apercevoir que certains critères que je pensais optionnels étaient en fait capitaux pour moi. Par exemple : joli et agréable à l'oeil (oui, je vais y mettre ma vie, et consulter le truc plusieurs dizaines de fois par jour, autant que ça soit agréable à regarder). Mais aussi : synchro entre tous les outils, ok si entièrement sur Mac, etc. Rendu à la phase de l'organisation, j'avais pour optimiser ma recherche une série de critères qui m'ont permis de trier, parmi les milliers de solutions et logiciels prétendument GTD qu'on trouve via Google, la demi-douzaine susceptible de me convenir. Le tri s'est fait en passant chacun au crible de ces critères. Ne restait plus qu'à passer à l'action.

Très sincèrement, toutes les personnes qui ont procédé ainsi ont gagné un temps très précieux (ça se compte en mois), quelques cheveux et aussi pas mal d'argent, dans la mise en place de leur système. Et donc dans leur productivité globale. En clientèle, quand le client a bien compris que ce qui importe d'abord, c'est qu'il définisse lui-même ses propres critères, qu'il fasse ce travail, et n'attende pas de moi mes réponses, car elles ne concernent que moi, alors on peut commencer la mise en place. Tant qu'on cherche un outil qui convienne, avant d'avoir défini ce qui nous convient puis quel outil y correspond, on se condamne à perdre du temps.

Et au fait, qu'est-ce que j'utilise ? Ah ! 🙂

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