Le problème c’est que nous sommes si souvent déraillé par les petites choses du quotidien que nous avons du mal à avoir la vue d’ensemble. Mais le problème est double, car très souvent nous n’avons pas conscience que cette vue d’ensemble elle-même est floue.

Seriez-vous d’accord pour avoir avec moi la vraie conversation sur les priorités ? Allons-y.

Votre vraie priorité, dans la vie, c’est de rester en vie. Je pense que nous en sommes tous d’accord. Une fois cette survie assurée, nous pouvons parcourir Maslow (au moins pour avoir un schéma directeur) et notre priorité devient d’exister. C’est-à-dire, dans les contrées où les gens sont intéressés par la productivité personnelle, la vraie priorité est l’expression de la raison d’être.

Pourquoi suis-je ici, maintenant ? C’est la réponse à cette question qui devrait guider toutes nos décisions. Mais cette réponse ne nous dira pas franchement quel est l’e-mail à écrire maintenant. C’est trop « haut », il faut « descendre » davantage dans le concret.

Descendons, et nous trouvons la vision. C’est-à-dire la réalisation de la raison d’être. Ou plus simplement, « à quoi ressemble ma vie idéale, rêvée ? ». Si je vis la vie que je souhaite issue de la raison d’être, comment vis-je ? Voilà encore ce qui devrait représenter notre priorité à chaque instant. Chacun de nos choix devrait participer à la réalisation de cette vision. Mais de nouveau, cela reste un peu trop énorme (encore que ce soit déjà plus précis) pour nous aider à décider quel e-mail écrire. Il faut descendre.

Quels objectifs dois-je atteindre pour vivre cette vie rêvée ? La plupart du temps, ces objectifs ne pourront être atteint qu’à moyen terme, disons 1 à 3 ans. Ce sont les résultats à atteindre qui me permettront de vivre comme je le souhaite, et là encore l’atteinte de ces résultats est ma priorité. Et parfois, cela pourra nous aiguiller vers le bon e-mail à écrire, mais très souvent nous serons encore un peu trop « haut ». Descendons.

Que dois-je mettre en place, quelles zones dois-je couvrir pour pouvoir atteindre ces objectifs à 1-3 ans ? Quelles responsabilités dois-je prendre, ou mettre en place, ou alimenter, pour pouvoir atteindre en 1 à 3 ans ces objectifs ? Voilà qui va me permettre d’y voir plus clair déjà sur le meilleur e-mail à écrire là maintenant, mais il se peut encore que ce soir un peu vague encore.

Quel résultat dois-je atteindre dans l’année qui vient, qui correspondent à l’une ou l’autre de ces responsabilités ? Si jamais vous avez encore un doute à ce niveau-là, vous pouvez encore descendre au dernier rang.

Quel e-mail dois-je écrire, parmi tous ceux que j’ai à écrire, qui conduit à l’obtention d’un résultat correspondant à l’une de mes responsabilité en place pour atteindre l’objectif à 3 ans permettant la réalisation concrète de ma raison d’être ?

Voilà la vraie question de la priorité résolue. Mais vous le voyez, cela suppose d’avoir plusieurs choses en place :
un système qui me permette de comparer entre elles toutes mes tâches « micro » (ici, les e-mails, mais c’est valable pour toute action)
un système qui me permette d’avoir consigné toutes mes priorités à chaque étage, pour savoir à tout moment « à quel niveau », ou à quel horizon, je situe ma réflexion et ma priorité.

La plupart du temps, nous n’avons pas forcément conscience d’avoir différents niveaux de priorités (même si nous le sentons bien inconsciemment) et nous n’avons pas forcément pris le temps de les clarifier. Or, c’est un travail essentiel pour être sûr de monter les barreaux de la bonne échelle. Et la plupart du temps, le système de comparaison des tâches est défaillant par le simple fait qu’il n’est pas exhaustif (je n’ai rencontré personne qui, avant GTD, ait réellement consigné toutes ses tâches, pro et perso, au niveau de la prochaine action).

Je laisserai en conclusion le mot de la fin à David Allen, qui résume bien cet article :

Votre capacité à vous recentrer, rapidement, sur les bonnes choses au bon horizon et au bon moment est la technique maîtresse des travailleurs de la connaissance.

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« Est-ce que je dois relier mes projets à mes zones de responsabilité ? »

Si vous avez l’esprit classificateur, c’est aussi une impulsion que vous avez dû ressentir. Et d’ailleurs, la question se pose aussi à tous les nouveaux venus à la méthode, qui souhaitent relier leurs prochaines actions à leurs projets. Et sont désarçonnés quand on leur dit que, s’ils veulent, ils peuvent, mais ce n’est pas la peine.

Car il en va de même pour les projets et les zones de responsabilité. La réponse courte est donc : « si vous voulez, mais ce n’est pas la peine ».

La réponse longue explique pourquoi.

Commençons par les actions et les projets. Souvent le besoin de relier l’un à l’autre a à voir avec la sécurité : la peur de « perdre » une action, de ne plus savoir à quelle projet elle appartient, si on ne l’y relie pas.

Cela tient aussi au fait que nous avons été élevés dans l’habitude de travailler les projets un par un, et que donc nous avons en général les actions enfouies quelque part dans un projet, qu’il faut donc bien consulter pour les déterrer et pouvoir les faire. Mais nous savons qu’elles y sont.

Et nous avons pris cette habitude car, pendant longtemps, ce n’était pas tellement la peine d’en faire plus. On pouvait s’en sortir comme ça.

Or ça ne tient plus de nos jours, principalement à cause du volume de choses à traiter.

Dans la méthode GTD, on mentionne un point important, qui est souvent ignoré par les nouveaux venus car il semble un peu « surdimensionné », superflu, injustifié. Ce point, c’est le fait de rédiger les actions avec des verbes d’action, et de qualifier le plus possible l’action à mener.

C’est la différence entre « appeler Paul » et « appeler Paul au 01 23 45 67 89 pour commenter le dossier XY ».

La seconde façon est négligée car, sur le moment, elle apparaît comme couper les cheveux en quatre, et trop consommatrice de temps. Or, c’est tout le contraire dans les faits.

La seconde option vous permet de ne plus avoir aucun ambiguïté quelle qu’elle soit lorsque vous lirez cette action dans deux semaines, au milieu de tous les autres appels que vous avez à passer. Alors que la première vous trouvera pensif (« Paul ? Je lui voulais quoi déjà, à Paul… ») le temps de refaire le chemin (que parfois, on ne retrouve pas).

Au delà de la praticité qu’il y a à lire une action qui ne laisse aucune place à l’interprétation quant à ce qu’il s’agit de faire, cela rend également obsolète le besoin de relier l’action à son projet.

Magie.

Eh oui, le projet est, quelque part, déjà indiqué dans l’action elle-même (« le dossier XY », si vous suivez).

Si vous phrasez correctement votre prochaine action, en lui donnant les détails nécessaires à une bonne compréhension de ce dont il s’agit et de comment le faire, vous n’aurez absolument pas besoin de la relier à son projet car il sera évident pour vous qu’elle lui appartient.

Une bonne astuce est de considérer, ou réaliser, qu’une action bien écrite ne doit pas tant dire « quoi » faire que « comment » le faire.

Il en va de même des projets et des zones des responsabilités. Si vous phrasez correctement le résultat à atteindre, de manière à ce qu’il ne laisse pas le champ à l’ambiguïté, vous n’aurez pas besoin de savoir à quelle zone il appartient.

« Le plombier est payé (lavabo) » par exemple, rentre assez bien de lui-même dans ma zone « Maintenances persos » sans que j'ai besoin de l’y relier. Le projet « Tim est inscrit au Conservatoire (2c3) » est tout aussi clair quand à la zone à laquelle il appartient. « Le stagiaire de la société YXZ est formé à la Communication Empathique » ou « La société ABC est passée en Holacracy » de même… vous avez l’idée.

Si vous sentez le besoin de relier les choses entre elles, c'est pour qu’elles conservent ou retrouvent un sens qu'elles ont perdu séparément. Il s’agit, en GTD, d’inscrire ce sens dans l’intitulé même de la chose dont on veut qu’elle le conserve.

En somme, ce qui relie une action à un projet, ou un projet à sa zone de responsabilité, c’est vous… pour peu que vous vous donniez le moyen à votre « futur vous » d’établir ce lien de façon évidente la prochaine fois qu’il lira l’intitulé.

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Je vais m'attarder aujourd'hui sur l’horizon 2, celui des Zones de Responsabilités, car c’est l’un des plus importants (sinon le plus important, suivant comment vous êtes « câblé » à l’intérieur). En effet, si les Horizons sont tous interdépendants, celui-ci peut être valablement considéré comme le pont entre les horizons du dessus et ceux du dessous. Par ailleurs, sa nature peut paraître un peu différente étant donné son rapport au temps, mais nous y reviendrons plus tard.

Les Zones de Responsabilités

En quelques mots, cet horizon est constitué de vos responsabilités, c’est-dire des différents rôles que vous avez (choisi d’avoir) dans la vie. Il y a vos rôles professionnels, qui correspondent plus ou moins à votre fiche de poste (souvent augmentée de ce que vous faites en réalité). Il y a également vos rôles personnels : papa, maman, fils ou fille, amis et amies, la chorale du coin, le conseil des parents d’élèves, etc. Bref, tous les engagements que vous avez pris dans votre vie. Tous ces engagements sont donc autant de responsabilités, en ce sens que ce sont des choses dont vous avez accepté qu’on vous tienne redevable, ou bien que vous souhaitez par vous-mêmes occuper.

Il peut y en avoir beaucoup.

Le premier intérêt de cet horizon est donc de vous permettre de cartographier l’intégralité de vos engagements en termes de responsabilités (et non en termes de résultats à atteindre, qui caractérise l’horizon des projets). Ce travail est nécessaire pour vous aider à avoir la vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans votre vie en ce moment. C’est un bon moyen de réguler l’équilibre pro-perso, ou de prioriser vos activités. C’est un excellent outil aussi pour toute personne en phase de transition (établir les anciennes responsabilités puis les nouvelles pour « tracer » la route qui conduit des unes aux autres).

Un second intérêt réside dans la communication réalisée de fait entre les horizons du bas (actions et projets) et ceux du haut (buts, visions et raisons d’être -nous verrons pourquoi le pluriel). Ce rôle de pont est essentiel si vous avez à cœur de garder du sens à vos actions et vous assurer que vos activités quotidiennes sont bien alignées avec la personne que vous voulez être dans le monde (oui, on peut aller aussi loin que cela si on veut). Alors, comment ça marche ?

La carte de votre monde

Si vous réalisez la cartographie de vous responsabilités personnelles, vous allez obtenir quelque chose qui ressemble à la carte mentale ci-dessous (vous pouvez faire la même chose au niveau professionnel pour avoir l'inventaire exhaustif).

Quant on pratique la méthode, on voit assez rapidement qu’en effet, les projets dépendent des responsabilités acceptées ou choisies, lesquels projets engendrent des actions pour pouvoir être réalisés. Ainsi, tout ce que vous faites en termes d’actions ou tous les résultats que vous cherchez à atteindre appartiennent à l’une ou l’autre de vos responsabilités. Si je vous enlève la responsabilité, vous n’aurez plus rien à faire du projet (ce point est particulièrement saillant si vous travaillez en Holacracy).

Ce qu’on voit moins en général, c’est comment cela s’articule avec les horizons du dessus.

Impact à moyen et long termes

L’Horizon 3, par exemple, est celui des buts et objectifs, c’est-à-dire des résultats à moyen termes (disons 1 à 3 ans) que vous souhaitez obtenir et qui nécessitent déjà de commencer à y travailler. La plupart du temps, et surtout de nos jours en entreprise avec l’accélération impressionnante de ces dernières années, si vous demandez aux gens ce qu’ils souhaitent d’ici 1 à 3 ans, vous obtenez un silence perplexe… Et à raison, car posée ainsi la question est très vague. Vous pourrez avoir bien davantage de précision si vous reprenez cette question en l’appliquant non pas à votre vie (pro ou perso) en général, mais à chacune des zones de responsabilité.

Vous êtes parent d’une petite fille de 5 ans. Très bien. Qu’est-ce que cela veut dire pour vous à 3 ans ? Quel parent souhaitez-vous être vis-vis de votre enfant d’ici 3 ans ? Y’a-t-il des choses à améliorer, à changer, à conserver ? Et vis-à-vis de votre conjoint, comment imaginer vous vos relations sur ce même intervalle ? Et maintenant, professionnellement, vous êtes chef de service, mais qu’est-ce que cela devrait être, à votre avis, d’ici 3 ans ? Comment serait-il souhaitable que votre poste évolue durant cet intervalle ?

On voit que les déclinaisons sont nombreuses, et je pense qu’à la lecture vous avez ressenti qu’il était quelque part plus aisé (et souvent plus motivant) de répondre à ces questions dans ce cadre, plutôt qu’un « dans ta vie » général. Autrement dit, les Zones de responsabilité sont réellement une source potentielle d’améliorations professionnelles et personnelles très importantes et fournissent un cadre très créatif pour cela.

Bien entendu, il ne s’agit pas de fixer les choses dans le marbre. Ces réflexions vous donneront des directions mais vous verrez bien que la vie vous enverra plein d’autres choses. Simplement, si vous souhaitez réellement garder un cap sur le long terme, cet outil est indispensable.

De la même manière, si je m’intéresse à l’Horizon 4, celui de la vision, qui rassemble ce que vous envisagez à long terme (une dizaine d’années), je peux également réfléchir à cela en partant de mes zones de responsabilités. Le résultat de cette réflexion sera bien entendu plus large de fait, mais tout aussi créatif. Quel père ai-je envie d’être dans dix ans ? On voit bien que cette question va au-delà de mon simple rapport à mes enfants, elle englobe aussi la personne que j’aimerais devenir (ou être, comme le souligne Hildegarde von Bingen, « devenir ce que nous sommes ») pour correspondre à ce rapport dans ce laps de temps.

Travail qui peut, si on le souhaite, se décliner aussi au niveau de la raison d’être. Quelle est la raison d’être de « moi-parent » ? Quelle est ma raison d’être professionnelle, au delà de mes activités à quelques mois ? Etc, etc. Vous comprenez pourquoi le pluriel…

Revenons à nos Zones de responsabilité de départ. Cet horizon, comme on le voit, est celui des standards à maintenir, de ce qui nous intéresse de faire ou de gérer.

Impact à court terme

Une fois ces zones établies, le chemin vers le court terme est presque évident, et souvent plus familier des praticiens GTD pour les rayons que j’évoquais en début d’article. Vous êtes parent, très bien. Quels résultats cherchez-vous à produire, ou de quels résultats êtes-vous redevable, dans ce domaine ? Y’a-t-il quelque chose de précis à faire (inscrire mon fils au conservatoire, développer son sens du partage…) ? Vous voilà redescendu à l’Horizon 1, celui des projets, des résultats à atteindre.

Et pour atteindre ces résultats, il faudra bien faire des actions (prendre rendez-vous avec la conseillère pédagogique du conservatoire…), seul moyen d’atteindre un résultat dans le monde dans lequel nous vivons.

Ainsi, il est tout à fait possible, et relativement habituel pour qui pratique l’horizon 2, de prendre des décisions, de prioriser le quotidien à partir des responsabilités (et non des projets).

En conclusion

Autrement dit, lorsqu’on a réalisé ce travail, il devient presque facile d’aligner un désir à 10 ans avec une action quotidienne. En tout cas il devient aisé de voir si nos actions quotidiennes contribuent bien à nos envies de vie.

Ce travail n’est évidemment pas à faire toutes les semaines, et d’ailleurs certaines personnes ne le feront jamais de toute leur vie et c’est très bien aussi. Mais si vous souhaitez pouvoir vous projeter, être acteur plutôt que suivre le cours des choses, c’est un travail d’une valeur inestimable.

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Je me rends compte en permanence que je n'arrive jamais à accomplir tous mes trucs à long terme.

Je passe tellement de temps sur les détails du quotidien, en essayant d'éteindre les incendies qui surgissent et de mener à bien mes tâches quotidiennes, que je n'arrive que très rarement à réfléchir, et encore moins à trouver le temps de réaliser les objectifs, la vision et les intentions que j'ai pour ma vie.

Comment est-ce que je pourrais vraiment arriver à effectuer ce qui compte le plus pour moi quand tout ce qui semble retenir mon attention est le courrier électronique et les réunions ?

Cordialement,

Jeanne Aymar

Cher Jeanne Aymar,

Bienvenu au club (un très grand club) !

La plupart des gens que je connais, en particulier ceux qui sont très impliqués dans le monde professionnel, deviennent facilement la proie des tâches qui crient le plus fort ou qui sont les plus récentes. Celles-ci ont pour effet de nous accaparer et de retenir notre attention.

De ce point de vue là, les emails et les réunions sont les deux coupables les plus répandus.

Ceci dit, le courrier électronique et les réunions sont des outils extrêmement importants pour la plupart d'entre nous, et peuvent être très utiles pour réaliser les choses de manière efficace. Ne tirons donc pas à boulet rouge sur ces moyens.

Mais alors où se situe le vrai problème ?

À mon sens, il y en a au moins deux.

• Problème n°1 : L'intention première d'un courrier électronique ou d'une réunion est souvent obscure. De plus, l'un comme l'autre sont également souvent inutiles.
• Problème n°2 : Vous n'avez pas fait en sorte que vos engagements de haut niveau soient suffisamment clairement définis, ce qui favorise le fait de tomber dans le problème numéro 1.

Le problème n°1 est omniprésent, c'est certain. Les emails sont souvent envoyés (surtout si vous êtes dans le groupe CC:) pour "garder tout le monde dans la boucle" alors qu'in fine, cela est dû au fait qu'on n'a pas clairement défini

1. qui est vraiment censé diriger,
2. qui a vraiment besoin de savoir,
3. et quand l'action devrait avoir lieu.

La même chose s'applique aux réunions. Trop souvent, des groupes de personnes se réunissent pour régler un problème qui aurait pu être réglé si les responsabilités et leurs attributions avaient été claires.

Les mauvaises réunions conduisent à de mauvais emails, ce qui conduit à de mauvaises réunions, ad nauseam. (Mais ceci est un sujet pour un autre article...)

Le problème n°2 est le vrai coupable, et il y a plusieurs aspects à ce problème.

Tout d'abord, avez-vous un inventaire clairement identifié

a) de vos objectifs,
b) de votre vision,
c) de vos intentions ?

Si ce n'est pas le cas, alors c'est le premier travail à faire.

Si vous ne l'avez pas encore fait, prenez un stylo et du papier ou votre ordinateur et formulez du mieux possible l'objectif de votre vie.

Ensuite, élaborez un scénario idéal (en plusieurs paragraphes) sur ce que ça pourrait donner si c'était un succès ; à quoi ça pourrait ressembler, et ce que vous pourriez ressentir.

Terminez en identifiant les étapes-clés que vous devriez accomplir dans l'année ou les deux prochaines années pour y arriver.

Une fois cela réalisé, la question-clé à poser et à laquelle répondre par vous-même est: «Quelle est la toute prochaine action à engager ?»

Si vous n'aviez rien d'autre à faire maintenant que de réaliser une action physique particulière et visible, vous permettant d'avancer vers votre objectif, quelle serait cette action ?

• Envoyer un email ?
• Effectuer une recherche sur le Web ?
• Avoir une conversation avec un partenaire?

Laquelle ?

Objectif à long terme

Voyez-vous, le "long terme" pour la plupart des gens signifie "Un jour, il est possible que je veuille..." Alors qu'un résultat qu'on souhaite vraiment est une chose à engager dès maintenant. C'est un objectif pour lequel on fait quelque chose dès maintenant mais qui peut prendre plus de temps que d'autres choses pour arriver à son terme.

Sans la définition claire de ces actions suivantes, vous serez la proie de toutes sortes de distractions apportées par votre travail ou tout simplement la vie de tous les jours. La raison, c'est qu'il est en effet plus facile de se laisser diriger par ces éléments du quotidien qui nous donnent un faux sentiment de structure et de stabilité, voire même de productivité à court terme (bien que très imparfait), plutôt que de devoir vraiment réfléchir et décider de ce que vous devez réellement faire pour que vos objectifs deviennent réalité.

Une fois que vous savez exactement où vous voulez vraiment aller, et connaissez précisément la ou les premières actions à entreprendre pour y parvenir, il devient beaucoup plus facile d'évaluer la pertinence des choses qui brillent et qui se présentent à vous mais qui vous distraient de l'essentiel.

Cela ne signifie pas que vous pourrez éviter les réunions et les courriers électroniques. Vous aurez juste une meilleure idée du temps et de l'énergie à leur consacrer, et vous aurez confiance dans le fait que vous êtes en train de vous mouvoir dans la bonne direction.

Je ne peux m'empêcher de suggérer que l'un des plus grands obstacles à ce que je viens d'évoquer ci-dessus est le manque de (1) Capture, de (2) Clarification et (3) d'Organisation de tout ce qui retient actuellement votre attention - petites choses, grandes choses, du domaine personnel ou professionnel. Cela crée une charge mentale qui, à son tour, vous fait vous sentir dépassé. Ceci a pour conséquence de réduire considérablement votre inspiration et votre capacité à réfléchir sur la relation entre vos objectifs de haut niveau et vos réalités quotidiennes. Une fois que vous avez implémenté la méthodologie GTD®, il est beaucoup plus facile de prendre en compte tous vos engagements et de naviguer de l'un à l'autre.

Je vous souhaite une très bonne continuation dans l'atteinte de vos objectifs de haut niveau.

David Allen

(Traduction : Jean-Luc Koning)

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Que ce soit Stephen Covey ou David Allen, nous avons là affaire à deux des plus grandes sommités mondiales du management et du développement personnel. Tous les deux ont influencé sur tous les continents des centaines de milliers de dirigeants, de cadres, de managers, ou tout simplement d'individus lambda.

Ils ont aussi chacun écrit des bestsellers qui se sont vendus à plusieurs millions d'exemplaires. Le premier est essentiellement connu pour son ouvrage "Les 7 Habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent" tandis que le second a notamment écrit "S'organiser pour réussir : La méthode GTD (Getting Things Done) ou L'art de l'efficacité sans le stress".

Deux méthodologies…

Mais aujourd'hui, parmi les dirigeants que j'ai l'occasion de former, une question revient périodiquement :

S'agit-il de deux méthodologies qui se complètent ou qui s'opposent ?

Il y a quelques temps, Stephen Covey (le petit fils) qui a repris l'entreprise de son grand-père et qui également promeut et diffuse la méthode GTD à l'international, a abordé cette question.

Il aurait vivement souhaité que son grand-père soit encore là pour l'installer dans la même pièce que David Allen et les écouter converser pendant quelques heures. Mais ce n'est pas possible. Il nous livre donc lui-même les grandes lignes du regard qu'il porte sur les deux approches.

…qui s'enrichissent l'une l'autre

En fait, il ne s'agit pas de méthodologies concurrentes mais bien complémentaires qui s'enrichissent l'une l'autre.

Les "7 Habitudes"

Les 7 Habitudes donnent une vision de haut niveau sur la vie d'une personne, et l'accent principal est mis sur les principes.

Certes, les 7 Habitudes traitent un peu des pratiques, mais se focalisent surtout sur les principes.

Figure 1: Les 7 Habitudes (FranklinCovey.com)

GTD®

GTD est également une approche centrée sur les principes. Comme le dit David Allen lui-même :

C'est une approche qui présente les principes permettant à la fois de reprendre le contrôle sur les choses qui nous parviennent et de gagner en perspective sur ce qu'on a décidé de faire.

Mais cette méthode va beaucoup plus loin dans la mise en pratique, l'application au jour le jour, et les aspects concrets pour être plus efficace dans la vie.

En particulier, elle développe l'Habitude n°3 "Mettre les choses importantes d'abord". Pour cela, Covey fait appel à la célèbre matrice à quatre quadrants afin d'illustrer les différentes activités qui se déroulent dans la vie d'une personne. Et la clé pour une efficacité réelle est de s'assurer que le temps et l'attention appropriés sont consacrés au quadrant II ("Important mais pas Urgent").

Figure 2: Matrice de Covey/Eisenhower (Wikipedia)

Selon Stephen (le petit-fils), GTD est le meilleur outil pratique qui permette d'accéder le plus fréquemment au quadrant II. La Revue Hebdomadaire (qui est l'étape 4 de la méthode GTD) est d'ailleurs construite de manière à faciliter l'entrée dans ce quadrant II.

GTD s'appuie également sur d'autres habitudes comme l'Habitude n°2 "Commencer avec la fin en tête", ce qui se rapproche des Horizons d'Attention dans GTD.

Figure 3: Horizons d'Attention GTD (calmachiever.com)

En conclusion

En résumé, GTD fournit l'état de l'art pour l'opérationalisation, là où les 7 Habitudes apportent des principes généraux sans toutefois adresser les actions à effectuer au jour le jour, heure par heure.

GTD vous donne les moyens pratiques pour vous aligner avec les principes énoncés dans les 7 Habitudes.

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Le renard-penseur, le hérisson-faiseur

En termes de productivité personnelle, on peut rapprocher les deux bestiaux de typologies connues : le penseur, et le faiseur.

Le Renard, dans cette optique, est capable de perspective, de mettre les choses en rapport, et de les ordonner. En somme, il planifie, il crée, conçoit, gère des projets jusqu'à leur bonne fin. C'est le penseur. Avant toute chose, il dresse le plan d'ensemble, réfléchit (idéalement) au résultat final auquel il aspire, définit les besoins et les ressources, affecte les dernières pour répondre aux premiers, et revoit régulièrement le tout. Il clarifie et organise le travail à faire, vérifie qu'il suit bien son cours, sait l'adapter s'il le doit.

De l'autre côté du champ, le Hérisson mène une vie plus régulière : il fait ce qu'il a à faire, sans y penser davantage que ce que requiert la tâche en cours. Il agit en proportion, tranquille dans sa routine, ferme et efficace dans son action convenue à l'avance. Tranquille, et sans stress. C'est le faiseur. Il a une réponse prévue et éprouvée à ce qui peut survenir.

La triple nature du travail

Dans cette manie, que j'avoue bien volontiers, de concilier les contraires, je pense qu'une bonne productivité personnelle sait faire la part belle aux deux animaux. Et c'est également un des aspects que l'on retrouve dans GTD. La cinquième étape, celle de l'engagement, illustre bien la triple nature du travail. Quoi que vous fassiez, lorsque vous travaillez, vous ne faites en réalité qu'une seule de ces trois choses à un moment donné :

• vous faites le travail prévu
• vous faites le travail imprévu
• vous définissez votre travail à faire (ce qui donnera le travail prévu, si vous suivez...)

Je vois trop souvent des clients ou participants aux formations négliger cette dernière phase, au motif de "on n'a pas l'temps". La définition du travail semble une perte de temps, préparer le numéro de téléphone de la personne à appeler paraît étrange quand on écrit "Appeler Jean". On se dit que c'est évident. Pourtant, vous n'imaginez pas le nombre de fois où, à la question "Vous avez son numéro ?", j'obtiens un "Aheu... oui je crois... ah tiens, non". Et l'appel est repoussé, de jours en jours, parfois de semaines en semaines... Intuitivement, on sait que préparer le terrain nous sert, alors on le fait un peu, mais on bâcle. On prépare à moitié. Or, on ne va pas à moitié sur la Lune.

Considérez cette phase pour ce qu'elle est : celle du Renard. Cela vous fera gagner énormément de temps et de tranquillité d'esprit lorsqu'il s'agira d'entrer dans la phase du Hérisson, qui exécute le travail prévu. C'est également grâce à cette phase de définition que vous saurez choisir entre le prévu et l'imprévu (qui survient toujours, par définition...).

Négliger la phase Renard par "manque de temps" est précisément ce qui vous en fera manquer plus tard. En prenant le temps de bien définir les ressources et besoins nécessaires aux actions à faire, vous vous faites un cadeau pour l'avenir, pour le moment où il faudra agir : si vous avez bien clarifié, si vous avez identifié le pourquoi de l'action et affecté les ressources nécessaires à sa réalisation, au moment d'exécuter vous n'aurez plus aucune question à vous poser. Vous n'aurez qu'à faire. Le numéro de la personne à appeler est facilement accessible ; les éléments de support de projet sont dans la chemise client pour le rendez-vous de mardi prochain; les tickets de train sont imprimés et rangés dans le dossier du voyage (ou l'e-ticket accessible hors ligne dans l'iPhone, soyons modernes). Tranquillité d'esprit garantie.

Smart guy / Dumb guy

C'est une autre allégorie moins poétique, certes, mais qui contient la même idée. Notre capacité de réflexion et d'attention varie dans le temps. A certains moments vous êtes davantage aptes à penser, à d'autres plutôt à exécuter. Tirez avantage des deux. Soyez Renard ET Hérisson. Fromage et dessert ! Vous avez en vous les ressources en intelligence et savoir-faire pour effectuer les tâches, servez-vous en pour le moment où ce ne sera pas le cas, ce moment où il n'y aura qu'à agir sans avoir à re-penser (encore !) à ce qu'il faut faire : ayez confiance, vous y avez déjà pensé ! Personnellement, j'identifie clairement le smart guy et le dumb guy en moi. Au moment de définir le travail, mon smart guy agit : qu'est-ce que c'est ? quelles ressources ? Il prépare tout ce qui peut l'être. Puis, au moment d'agir, j'y vais en confiance, sans réfléchir, en mode dumb guy, parce que je sais que ça a déjà été pensé par le smart guy.

Au final, il s'agit de vous faciliter la vie, en gagnant du temps et sans stress. Quand vous préparez, vous vous rendez service à vous-même, dans l'avenir. Et ce qu'on ressent quand on effectue une tâche sans avoir à y penser, en la déroulant mécaniquement, est extrêmement apaisant. On est productif, et tranquille. Ça devrait être obligatoire !

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Sur le printemps de ma jeunesse folle, comme disait le poète, j'étais pianiste, voyez-vous. Et grand fan de jazz. S'il faut bien reconnaître que j'étais meilleur auditeur que joueur, j'en ai cependant conservé l'esprit jusqu'à aujourd'hui, et c'est en réfléchissant à la phrase de cette jeune cadre que m'est venu la comparaison que voici : l'organisation, c'est du jazz ! Et le jazz, tout le monde le sait, c'est avant tout la musique de l'improvisation.

Mardi matin, 10h05. Vous avez une réunion stratégique à 11h, un compte-rendu à lire avant, deux clients à rappeler (d'urgence, bien entendu), et Jean-Noël passe la tête par dessus votre écran, combiné sur le cou, pour vous demander, paniqué, si vous avez validé la propal qu'il discute au téléphone. Sur le trajet, vous avez remarqué que le scooter vibrait bizarrement, et vous revient en tête le pédiâtre à appeler pour la petite avant midi. D'ailleurs un SMS vous rappelle opportunément qu'il faudrait réserver la maison de vacances tant qu'il est encore temps. Savoir quoi choisir dans ces moments-là vous appartient, c'est là ce qui déroute bon nombre de personnes. On aimerait parfois qu'il existe une méthode objective de sélection des priorités, quelque chose de mathématique, d'imparable, qu'on pourrait regarder tous ensemble en tombant d'accord sous l'évidence.

L'expérience quotidienne nous prouve qu'il n'en est rien, et c'est normal, nous sommes humains. Avant toute chose, nous sommes des êtres d'émotion ; capables de rationalité certes, mais toujours de manière subjective. Tout ce que nous envisageons nous arrive filtré par nos constructions mentales, émotionnelles, affectives, culturelles. Il ne peut pas y avoir quoi que ce soit qui nous mette tous d'accord. Par contre, il existe des moyens pour nous permettre, à nous, d'être en accord avec nous-mêmes et chacune de nos décisions. Il existe une méthode, applicable par tout le monde, qui nous permet à chacun de savoir, à tout moment, évaluer une chose par rapport à l'autre.

Quel rapport avec le jazz ? L'improvisation est une suite de décisions intuitives. Les musiciens disent se laisser guider, mais ce qui se passe en fait est qu'ils choisissent, à l'instinct, tel ou tel note plutôt qu'une autre au moment de s'exprimer. Ils ne peuvent le faire que pour une seule raison : ils ont un cadre extrêmement serré ! La grille d'accord. Qu'un musicien sorte de la grille, et plus personne (lui inclus) ne comprend plus ce qu'il fait, ni ne peut le suivre. Même le plus libre des jazz (le free jazz bien nommé) conserve un cadre très rigoureux : la pulsation.

Etre organisé, c'est avoir devant soi tous les engagements pris, de manière exhaustive, un peu comme le jazzman a toutes ses notes. Et c'est précisément cela qui permet, lorsque quelque chose d'imprévu arrive, d'estimer en un éclair si l'engagement qui se présente est prioritaire par rapport aux autres. Si vous n'avez pas la liste intégrale de tous vos engagements, prioriser l'imprévu est très difficile, demande beaucoup de ressources mentales, et vous laissera souvent l'amertume d'avoir pu faire mieux, du "il y a peut-être un truc plus important que j'oublie, là". Les plus grands jazzmen vous le diront tous : auraient-ils pu jouer autre chose que ce qu'ils ont joué, lors de l'impro ? Dans l'absolu, oui. Dans les faits, non, ils ont joué ce qui "est venu". Les jazzmen en devenir peuvent parfois regretter une impro, dire qu'ils n'ont "pas été bons" ; c'est parce qu'ils n'étaient pas assez familiers avec toutes leurs options, toutes les combinaisons de notes possibles. David Allen ne parle pas d'autre chose quand il affirme qu'au moment de choisir une action, une fois qu'on est dans le bon contexte, avec le temps disponible et l'énergie requise, la priorité parmi les quelques choix qui nous restent nous saute aux yeux, au "gut feeling".

Etre très organisé fera de vous un excellent improvisateur. Et finalement, que cherche-t-on, lorsque l'on décide de choisir quoi faire ? Cette fameuse faculté de "priorisation" que nombre de collaborateurs recherchent, ne serait-ce pas l'art de savoir improviser ? En étant organisé, en établissant un cadre solide, qui contient la liste exhaustive de mes engagements, alors je peux accueillir la nouveauté et estimer facilement sa place parmi le reste. C'est parce que je suis organisé que je peux pleinement profiter de ce que la vie envoie. Et elle envoie !

Pour finir, je vous laisse avec cette vidéo qui illustre de superbe manière ce billet, merci à Luc pour me l'avoir signalée !

- TED Talk: Stefon Harris, il n'y a pas d'erreur dans un groupe

[learn_more caption="Sources" state="open"] MAROT, Clément, Eglogue au roi sous les noms de Pan et Robin

ALLEN, David, S'organiser pour réussir[/learn_more]

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C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".

Dans ma pratique il m'arrive parfois souvent de rencontrer des clients qui déclarent connaître la méthode et ne veulent qu'une "aide à implémenter un outil". A mon sens, et à celui du concepteur de GTD, David Allen (excusez du peu) c'est prendre le chemin à l'envers. En se focalisant juste sur l'outil, on finit par passer de l'un à l'autre, tester un truc, entrer toutes ses tâches dès qu'un paraît pas mal, s'apercevoir ensuite que finalement, il manque un truc pour soi essentiel, repartir à la recherche d'un autre outil, remettre à nouveau toutes ses tâches parce que cette fois, c'est la bonne, jusqu'à ce qu'on s'aperçoive que finalement, tiens, non... et le cycle continue. J'ai vu des gens passer des années (oui, plusieurs) comme ça, à passer d'un système à l'autre, y consacrer un temps incroyable, sans avoir à ce jour trouver un système qui leur conviennent vraiment. On voit bien que la méthode est efficace, puisqu'elle leur permet de continuer à travailler comme avant tout en passant un temps fou à essayer de la mettre en place (c'est de l'humour, je précise...).

Autant le dire tout de suite : il n'existe pas de logiciel GTD standard, universel, et idéal. S'il existait, il serait déjà sorti de chez David Allen Co, en vente sur leur store. GTD est une méthode, une série de processus conceptuels, qui ne trouvera sa bonne réalisation qu'après que vous aurez, vous, décidé des éléments qui vous sont essentiels, à vous. David Allen insiste bien sur ce point que l'outil vous appartient, et il a longtemps lutté contre la création d'un unique logiciel GTD (même si ces derniers temps, un accord avec une société dont le nom m'échappe laisse envisager du contraire -pour autant la société en question cherche des développeurs, le logiciel n'est peut-être pas pour tout de suite). Parmi les Chevaliers du Graal, beaucoup connaissent cependant bien la méthode. Et pourtant, ceux que j'ai rencontré pour le moment qui ont appliqué la Méthode de Planification Naturelle pour ce projet "Mon outil GTD" se comptent sur les doigts d'une main. C'est en appliquant cette méthode, partie intégrante de GTD, que j'ai pour ma part pu définir exhaustivement mes besoins, et trouver un outil qui me satisfasse pleinement. Rappelons les 5 étapes :

1. But et principes
2. Vision
3. Brainstorming
4. Organisation
5. Action

Le But et les Principes sont assez évidents et m'ont pris peu de temps. La Vision m'a déjà demandé un bon quart d'heure. Cette partie de la MPN est pour moi un peu comme une lettre au Père Noël, j'aime bien prendre le temps de rêver un peu loin. C'est dans la partie brainstorming que sont apparus les critères pour moi essentiels d'un système GTD sur mesure. Je n'ai pas pris de photo du paperboard à l'époque (je vous parle de 2008 environ), mais je procède en mind-mapping ; l'illustration à côté montre un exemple de brainstorming en cours, relatif à l'implémentation de GTD, réalisé en formation. Les familles thématiques apparaissent beaucoup plus clairement. Cette étape m'a permis de m'apercevoir que certains critères que je pensais optionnels étaient en fait capitaux pour moi. Par exemple : joli et agréable à l'oeil (oui, je vais y mettre ma vie, et consulter le truc plusieurs dizaines de fois par jour, autant que ça soit agréable à regarder). Mais aussi : synchro entre tous les outils, ok si entièrement sur Mac, etc. Rendu à la phase de l'organisation, j'avais pour optimiser ma recherche une série de critères qui m'ont permis de trier, parmi les milliers de solutions et logiciels prétendument GTD qu'on trouve via Google, la demi-douzaine susceptible de me convenir. Le tri s'est fait en passant chacun au crible de ces critères. Ne restait plus qu'à passer à l'action.

Très sincèrement, toutes les personnes qui ont procédé ainsi ont gagné un temps très précieux (ça se compte en mois), quelques cheveux et aussi pas mal d'argent, dans la mise en place de leur système. Et donc dans leur productivité globale. En clientèle, quand le client a bien compris que ce qui importe d'abord, c'est qu'il définisse lui-même ses propres critères, qu'il fasse ce travail, et n'attende pas de moi mes réponses, car elles ne concernent que moi, alors on peut commencer la mise en place. Tant qu'on cherche un outil qui convienne, avant d'avoir défini ce qui nous convient puis quel outil y correspond, on se condamne à perdre du temps.

Et au fait, qu'est-ce que j'utilise ? Ah ! 🙂

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