À force de donner des coachings et des formations à la méthode, j’ai fini par dégager trois paradoxes apparents, qui rebutent les personnes lors de la mise en place de la méthode. Comment s'en sortir ?
Premier paradoxe : se faciliter la vie, ça se travaille
Le premier concerne l’investissement que cela demande. Je me suis formé dans ma carrière à à peu près toutes les méthodes qui existent relatives à la gestion du temps, des priorités, du stress, etc. Une seule tient sa promesse sur tous ces sujets, c’est GTD, mais c’est aussi la méthode qui demande le plus d’investissement au départ, en temps, en énergie et parfois en moyens, pour la mettre en œuvre. Cela demande un réel engagement, comme si vous décidiez d’apprendre une nouvelle langue ou un instrument de musique. L’image n’est pas exagérée. Si vous voulez avancer, votre professeur vous a certainement fait remarquer qu’il faut pratiquer, de préférence un peu tous les jours plutôt qu’une grosse heure tous les weekends (s’il ne l’a pas fait, changez de prof, conseil amical).
Cet effort perçu à l’avance est généralement le plus gros frein, il semble nécessiter de la part des personnes une raison suffisamment valable et forte pour choisir de le réaliser. Une grosse motivation semble nécessaire, un peu comme pour quelqu’un qui, n’ayant jamais couru de sa vie, décide de se « mettre au sport ». : il faut une grosse motivation. Or, le problème de la motivation, c’est qu’elle ne tient pas dans la durée. Un motivation ne porte de résultat que sur le court terme. Comment faire alors quand on souhaite se développer à long terme ? Il faut trouver un autre levier, ce qui fera l’objet d’un prochain billet (dans un de mes anciens métiers, on appelle ça un teaser !). Premier paradoxe : se faciliter la vie au quotidien pour passer moins de temps sur les choses nécessite un gros travail de mise en place préalable, qui se rajoute à l’existant.
Deuxième paradoxe : il faut pratiquer pour savoir comment pratiquer
Le deuxième aspect bloquant souvent mentionné par les nouveaux venus à la méthode concerne l’outil : que choisir pour gérer toutes ces listes ? Une simple recherche internet avec « outil GTD » retourne une pléthore de possibilités et il faut une bonne dose de persévérance pour aller faire son choix au delà des 3 premiers résultats. Avec souvent des logiciels qui, comble de l’ironie, s’ils se clament « GTD compatibles » sont parfois cependant loin de la simplicité qui fait la force de cette méthode, ce qui est déroutant et susceptible de créer de mauvais réflexes qui vont compliquer la méthode plus que nécessaire (GTD peut être complexe, mais pas compliquée).
Ainsi, la personne qui aura su se motiver pour aller au delà de la première grosse marche, se trouve souvent découragée ici par le fait de devoir faire un choix parmi une myriade de possibilités dont, au final, il n’est pas dit qu’elle soit en mesure de l’effectuer. Deuxième paradoxe : une fois les fournitures de base en place, il faut avoir pratiqué un peu la méthode pour savoir de quoi l’on a besoin pour la pratiquer (comment construire son système GTD).
Troisième paradoxe : réfléchir et agir, mais pas en même temps
Le troisième aspect consiste ensuite en la régularité nécessaire à la bonne pratique de la méthode au quotidien comme à la semaine. Là aussi, il est nécessaire de modifier certains comportements, ce qui est l’une des choses les plus difficiles à faire pour un être humain. J’ai réussi à traduire mes choses à faire en actions et projets, j’ai réussi à mettre tout cela dans un outil qui semble fonctionner, mais là maintenant à moyen terme, ça ne suit pas ; j’essaie mais plus j’essaie et plus c’est difficile. Ici, je pourrais presque citer Yoda, « fais, ou ne fais pas, mais n’essaie pas ».
La méthode demande à un moment d’agir sans plus y réfléchir. Ce qui amène au troisième paradoxe : on passe un temps considérable à réfléchir avant d’agir pour pouvoir ensuite agir sans réfléchir. Alors qu’au final, ce n’est que logique : d’abord je réfléchis, ensuite j’agis le fruit de ma réflexion (renard et hérisson), puis je réfléchis de nouveau pour corriger ce qui doit l’être, après quoi j’agirai de nouveau ma correction. Etc. Vous aurez reconnu notamment la revue hebdomadaire.
Et maintenant, comment s'en sortir ?
Voici donc les trois écueils, ou paradoxes, qui semblent les plus fréquents. La question est de savoir qu’en faire maintenant. Raisonnons un instant en bon « GTDers » (la clarification) : y’a-t-il quelque chose que nous souhaitions faire à propos de ces problèmes ? Si non, vous pouvez cesser ici votre lecture et retournez à vos occupations. Si oui, alors quel résultat souhaitez-vous pour surmonter chacun de ces écueils rencontrés ? Une fois que vous avez ces résultats, quelle prochaine action pouvez-vous entreprendre pour chacun d’eux, afin d’avancer ne serait-ce que d’un pas vers le résultat souhaité ?
Vous aurez, chacune, chacun, vos propres réponses qui sont les seuls valables. Pour l’heure, laissez-moi vous donner un principe directeur, et une piste d’action concrète.
Le principe directeur : le PVF ou le PJE
Pour s’en sortir, il faut selon moi conserver à l’esprit un principe fondamental : le Principe du Vrai Fainéant, également nommé Principe du Juste Effort selon la formulation qui vous parle le mieux. Ce principe consiste à toujours rechercher le meilleur impact pour le moindre effort. Un Vrai Fainéant, tel que l’entend David Allen, est quelqu’un qui n’aime pas faire deux fois la même chose, sauf si ça l’amuse. Ainsi, dans toute votre approche de GTD, je ne saurai que trop vous inviter à simplifier, simplifier, simplifier… sans être simplistes !
GTD est une méthode très simple, elle vous donnera le meilleure d’elle-même si vous respectez ce principe. Un choix à faire ? Quel est le plus simple, c’est-à-dire celui qui fonctionnera suffisamment bien pour donner le meilleur résultat souhaité tout en nécessitant le moins d’effort ? Ainsi donc armé du PVF/PJE, comment aborder ces paradoxes ? Je vous fournirai prochainement des éléments de réflexion pour vous attaquer à chacun des trois paradoxes, mais pour l’heure vous pouvez déjà commencer votre réflexion, équipé du principe directeur.
La piste d’action concrète : le rangement
Quelle piste d’action concrète pourrait convenir ? Je voudrai attirer votre attention sur l’aspect selon moi le plus négligé dans la méthode et qui, pourtant, semble avoir un impact majeur : le système de rangement. Avoir de quoi ranger les choses est abordé dans le livre comme dans la méthode, mais force est de reconnaître qu’il est relégué un peu au second plan et fait l’objet de peu de cas des participants lors des formation. Il est pourtant central.
Où pourrais-je ranger quoi que ce soit si je n’ai pas de quoi ranger n’importe quoi ?
Nulle part. Dans quasiment tous les coachings individuels, j’ai pu constater que le système de rangement était défaillant. Cela concerne aussi bien les aspects physiques (vrai dossier papier) qu’électroniques (GED rudimentaire, gestion des listes peu solide). Or GTD requiert, d’expérience, trois outils pour sa mise en place :
- un système de gestion de fichiers
- un système de gestion de listes
- un système de centralisation des flux d’information entrants
Le premier va vous servir à savoir où ranger ce satané prospectus qui vous intéresse bien mais que vous ne savez pas où mettre de façon à ne plus le voir jusqu’au moment où vous en aurez besoin, ou bien ce devis signé pour lequel vous n’osez pas créer un dossier parce qu’il n’y aurait rien d’autre à ranger avec (pour le moment…) et que bon, vous n’allez pas prendre 5 minutes pour créer un bon gros dossier suspendu pour ça tout de même.
Le deuxième est le plus évident, les gens le voient bien en général. Il sert à ranger toutes vos listes : projets, prochaines actions triées par contexte, éléments en attente, et calendrier (oui, un calendrier est une liste de choses qui arrive au cours du temps).
Le troisième aspect est celui qui vous permet de ne plus avoir de trou dans la raquette. Il s’agit de faire entonnoir de tous les flux d’information qui utilisent généralement des médias divers (SMS, What’s App, réseau entreprise, messagerie instantanée, réseaux sociaux, téléphone, courrier, réunions et interactions, idées propres, etc.).
En conclusion, armé du PVF/PJE et en partant de cette piste d’actions concrètes, vous devriez pouvoir résoudre les trois paradoxes (qui, au fond, n’en sont pas vraiment) plus facilement.
Merci pour cet article passionnant qui suscite en moi de nombreuses réfléxions que je voulais partager avec vous.
1er paradoxe : se faciliter la vie, ça se travaille. Dans ce monde moderne "on ne laisse plus de temps au temps" comme disait Mitterand. On veut tout, tout de suite. Les réponses à nos emails, les résultats de nos actions etc.. Or GTD n'est pour moi, pas une méthode. C'est une série d'habitude et une forme de philosophie de vie.
C'est aussi un process qui nécessite un véritable engagement et un travail régulier et énormément de persévérance. Beaucoup de gens veulent le mettre "à leur sauce" mais le paradoxe c'est que plus on applique la méthode scrupuleusement et plus on simplifie le système mieux ça fonctionne et si on ne le fait pas ça plante irrémédiablement.
Il y a quelque année j'avais été interrogé par Olivier BURG sur son blog sur GTD et j'ai expliqué pourquoi il n'est pas si simple que ça d'appliquer GTD j'ai aussi expliqué pourquoi ce n'est pas si facile et pourquoi j'ai persévéré malgré mes échecs. Voici mon article de l'époque que j'ai retrouvé https://www.paperblog.fr/4364807/utilisation-de-gtd-interview-gtdway/
2eme paradoxe : il faut pratiquer pour savoir comment pratiquer. Je pense effectivement qu'il faut faire très attention avec les logiciels. Les gens font l'erreur de se jeter sur les tests logiciels alors qu'ils découvrent la méthode. Pour moi c'est une grave erreur. Il vaut mieux commencer sur papier pendant au moins 6 mois et se roder à la méthode jusqu'à la connaitre pratiquement par cœur avant de tester les logiciel du marché.
wikiedia en dénombre beaucoup https://fr.wikipedia.org/wiki/Comparaison_de_logiciels_GTD et priacta encore plus https://tro.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php souvent les même d'ailleurs. Mais certains sont de vraies usines à gaz et on a vite fait de se perdre au lieu de travailler.
Puis dès qu'on connait bien le sujet on qu'on est plus à l'aise on peut informatiser. Il y a des outils formidables comme OMNIFOCUS ou mon "chouchou" THINGS pour Mac que j'utilise maintenant au quotidien et dont je suis ravis surtout depuis la version 3 (THINGS 3) car il est parfaitement adapté à ma façon de travailler et bien sur de très bonnes solution "en ligne" pas chères.
3 paradoxe : réfléchir et agir, mais pas en même temps. Alors ça c'est vraiment la clef pour moi. Dans ce monde on agit souvent sans réfléchir. On réagit plutôt qu'agir. On ne sépare pas ces phase d'action/réflexion. On veut tout faire en même temps. On se dit multi taches. Mais le cerveau ne fonctionne pas comme ça. Lui il est mono tache !
En entreprise on voit des exemple dingues. Exemple les échanges d'emails à n'en plus finir qui parfois ont des conséquences graves en plus de faire perdre du temps à tout le monde.
La conséquence c'est qu’on n’avance pas car on se disperse. Pour les trucs de plus de 2 mn Il faut mieux faire une chose à la fois et bien la faire et se servir des contextes pour choisir à l'instant T ce qui est "notre priorité du moment" la fameuse « liste de choix ».
Pour celles de moins de 2mn de toutes façons on les a traité. On a donc gagné un temps considérable.
Par ailleurs la démarche empirique ou d'amélioration continue dite "Kaizen" n'est pas naturelle pour tout le monde. Il y a plusieurs aspects dans GTD. L'aspect basique je gère mes taches et mes projets puis j'agis, l'aspect contrôle : je fais ma weekly review et je vérifie que je travaille sur mes vraies priorités et enfin l'aspect Horizons que peu de monde applique en pratique ou je défini mon chemin de vie à différentes altitudes ou horizons. C'est ce qu'on appelle le contrôle et la perspective. Ce n'est pas la même chose et ce sont des étapes différentes.
Par ailleurs les 5 phases de GTD doivent être absolument respectées pour des raisons de fonctionnement mental. A défaut ça part en vrille... Croyez en mon expérience ;-)...
Au-delà de cela, La magie de GTD c'est qu'il nous apprend à prendre le temps de vivre et nous force à réfléchir à nos objectifs en verticalité. On frôle ici le mysticisme et difficile à comprendre mais facile à vivre. A la fin on ne peut plus s'en passer et on ne sait plus travailler autrement tant les résultats sont significatifs et contrôlables. GTD est alors une véritable machine de guerre ou plutôt de vie.