Comment gérer un projet avec GTD

La question est régulièrement posée en formation quant à savoir « comment gérer un projet dans Getting Things Done ». Un peu de bon sens et de pratique suffit à répondre à la question.

Qu’est-ce qui va où ?

Si toutes nos prochaines actions sont ventilées dans nos contextes et que le résultat à atteindre est sur une autre liste, avec tous les autres, comment je fais pour avancer sur les jeux Olympiques ? Pas très différemment de ce que vous faites sans doute déjà, en fait. Mais toute la nuance est dans les détails.

Bien entendu, dès qu’un projet est un peu exigeant, il va falloir des plans d’actions, des rétro-plannings, utiliser des documents et fichiers divers.

Auparavant, c’est-à-dire avant GTD, nous mettions tout ça dans un gros dossiers papier (pour ceux qui sont « papier »), en mélangeant un peu tout ensemble (actions, docs, communication, etc), et le plus souvent maintenant que nous baignons dans l’informatique la réalité est que tout est éparpillé un peu partout : dans les emails, dans des fichiers sur un dossier partagé, dans la tête, chez un collège, etc.

Cela complique inutilement le travail.

Nous avons vu que, dans Getting Things Done, les projets sont un résultat à atteindre et que ce résultat doit être consigné tout seul dans la liste des résultats à atteindre, la fameuse « liste de projets ».
Les prochaines actions, elles, vont dans nos listes de prochaines actions donc, ventilées par contextes.

Très bien. Mais que faire de tout le reste ? Où vont mes actions qui ne sont pas les prochaines ? Et mes jalons ? Mon rétro-planning ? Ma documentation ? Mes pièces projets ? Les communications afférentes ?

Nous allons utiliser un principe bien connu : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. C’est juste plus simple pour nos cerveaux, et ça nous demandera moins d’effort au final. Par contre, ça nous demandera un peu plus d’effort au démarrage ; effort souvent négligé parce que « pff j’ai mieux à faire », ce qui, sur l’année, nous fait perdre une énergie et un temps considérable.

Prenez quelques minutes pour ranger dès le début, cela vous épargnera des jours de recherche plus tard.

En somme, voici la réponse :

• les actions qui ne sont pas les prochaines vont dans le dossier projet (hein ? C’est quoi ça, encore un truc ?),
• les jalons vont dans le calendrier,
• le rétro-planning va dans le dossier projet,
• la documentation va dans les références s’il s’agit de doc qui vous sert dans votre activité en général ; si c’est spécifique au projet, alors pour nous ce n’est pas de la doc, ce sont…
• les pièces projet (qui) vont directement dans le dossier projet,
• le résultat des actions des autres vont dans la liste « en attente » (éventuellement, sur certains projets très long avec beaucoup d’intervenant sur un poste de management, il peut y avoir une liste en attente spécifique à ce projet ; rare, mais possible)
• les communication afférentes, s’il convient de les conserver, vont soit dans les archives des e-mails (retrouvables par simple recherche) soit dans un dossier e-mail particulier si vous êtes du genre « ceinture et bretelles », soit encore peuvent bénéficier de certains logiciels qui « relient » les échanges aux projets (comme Basecamp ou Daylite par exemple).

En pratique, ça donne ça

Ainsi le dossier projet, comme son nom l’indique, est un dossier qui va contenir toutes les pièces relatives à un projet, nécessaires à sa bonne fin : pièces et fichiers divers, rétro-planning (les jalons vont dans le calendrier car ils ont un rapport au temps évident), plan d’action. C’est là que l’on va lorsque l’on a besoin de quelque chose pour nous permettre de terminer une action, ou savoir quelle va être la prochaine.

En termes très concrets (j’ai remarqué que les GTDistes aimaient le concret !) :

• pour le résultat : liste projet (traitement de texte ou tableur, app, cahier…)
• pour la prochaine action : liste de contexte (app, tableur, app, cahier…)
• pour les pièces projets : un simple disque partagé avec votre équipe respectant les séparations de base de Getting Things Done, et un dossier par projet qui contient toutes les pièces afférentes,
• pour savoir ce dont je reste en attente pour avance : liste En attente.
• pour les éléments relatifs eu temps (échéances, jalons, mais pas actions sauf exception) : le calendrier.

Ce rangement très simple va vous permettre d’être beaucoup plus tranquille au cours de la vie du projet, mais il nécessite une légère rigueur : celle de ranger immédiatement l’élément au bon endroit dès qu’il vous arrive dessus.

Je reçois un e-mail avec une pièce jointe importante pour le projet qui va servir plus tard ? Je la sors immédiatement de l’e-mail pour la mettre dans le dossier projet sur le disque partagé.

Un nouveau jalon m’est donné par ma hiérarchie ? Je le place directement dans le calendrier (et sa prochaine action éventuelle directement dans la bonne liste de contexte).

Je reçois un SMS qui me donne une info capitale pour la bonne route du projet ? J’intègre la demande à mon système et si jamais je souhaite conserver le SMS… eh bien le mieux reste de faire une copie-écran que je m’envoie et glisse ensuite dans le dossier projet.

Toutes les semaines, lors de la Revue Hebdomadaire, vous mettez de l’ordre dans vos projets à l’aide de votre liste de projets. Tous les jours, lorsque vous agissez, vous utiliser vos listes de contextes pour avancer sur tel ou tel projet ou demander où en est telle ou telle délégation, et si les actions nécessitent que vous utilisiez telle ou telle pièce, vous savez où la trouver : dans son dossier projet !