La question est régulièrement posée en formation quant à savoir « comment gérer un projet dans Getting Things Done ». Un peu de bon sens et de pratique suffit à répondre à la question.
Qu’est-ce qui va où ?
Si toutes nos prochaines actions sont ventilées dans nos contextes et que le résultat à atteindre est sur une autre liste, avec tous les autres, comment je fais pour avancer sur les jeux Olympiques ? Pas très différemment de ce que vous faites sans doute déjà, en fait. Mais toute la nuance est dans les détails.
Bien entendu, dès qu’un projet est un peu exigeant, il va falloir des plans d’actions, des rétro-plannings, utiliser des documents et fichiers divers.
Auparavant, c’est-à-dire avant GTD, nous mettions tout ça dans un gros dossiers papier (pour ceux qui sont « papier »), en mélangeant un peu tout ensemble (actions, docs, communication, etc), et le plus souvent maintenant que nous baignons dans l’informatique la réalité est que tout est éparpillé un peu partout : dans les emails, dans des fichiers sur un dossier partagé, dans la tête, chez un collège, etc.
Cela complique inutilement le travail.
Nous avons vu que, dans Getting Things Done, les projets sont un résultat à atteindre et que ce résultat doit être consigné tout seul dans la liste des résultats à atteindre, la fameuse « liste de projets ».
Les prochaines actions, elles, vont dans nos listes de prochaines actions donc, ventilées par contextes.
Très bien. Mais que faire de tout le reste ? Où vont mes actions qui ne sont pas les prochaines ? Et mes jalons ? Mon rétro-planning ? Ma documentation ? Mes pièces projets ? Les communications afférentes ?
Nous allons utiliser un principe bien connu : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. C’est juste plus simple pour nos cerveaux, et ça nous demandera moins d’effort au final. Par contre, ça nous demandera un peu plus d’effort au démarrage ; effort souvent négligé parce que « pff j’ai mieux à faire », ce qui, sur l’année, nous fait perdre une énergie et un temps considérable.
Prenez quelques minutes pour ranger dès le début, cela vous épargnera des jours de recherche plus tard.
En somme, voici la réponse :
- les actions qui ne sont pas les prochaines vont dans le dossier projet (hein ? C’est quoi ça, encore un truc ?),
- les jalons vont dans le calendrier,
- le rétro-planning va dans le dossier projet,
- la documentation va dans les références s’il s’agit de doc qui vous sert dans votre activité en général ; si c’est spécifique au projet, alors pour nous ce n’est pas de la doc, ce sont…
- les pièces projet (qui) vont directement dans le dossier projet,
- le résultat des actions des autres vont dans la liste « en attente » (éventuellement, sur certains projets très long avec beaucoup d’intervenant sur un poste de management, il peut y avoir une liste en attente spécifique à ce projet ; rare, mais possible)
- les communication afférentes, s’il convient de les conserver, vont soit dans les archives des e-mails (retrouvables par simple recherche) soit dans un dossier e-mail particulier si vous êtes du genre « ceinture et bretelles », soit encore peuvent bénéficier de certains logiciels qui « relient » les échanges aux projets (comme Basecamp ou Daylite par exemple).
En pratique, ça donne ça
Ainsi le dossier projet, comme son nom l’indique, est un dossier qui va contenir toutes les pièces relatives à un projet, nécessaires à sa bonne fin : pièces et fichiers divers, rétro-planning (les jalons vont dans le calendrier car ils ont un rapport au temps évident), plan d’action. C’est là que l’on va lorsque l’on a besoin de quelque chose pour nous permettre de terminer une action, ou savoir quelle va être la prochaine.
En termes très concrets (j’ai remarqué que les GTDistes aimaient le concret !) :
- pour le résultat : liste projet (traitement de texte ou tableur, app, cahier…)
- pour la prochaine action : liste de contexte (app, tableur, app, cahier…)
- pour les pièces projets : un simple disque partagé avec votre équipe respectant les séparations de base de Getting Things Done, et un dossier par projet qui contient toutes les pièces afférentes,
- pour savoir ce dont je reste en attente pour avance : liste En attente.
- pour les éléments relatifs eu temps (échéances, jalons, mais pas actions sauf exception) : le calendrier.
Ce rangement très simple va vous permettre d’être beaucoup plus tranquille au cours de la vie du projet, mais il nécessite une légère rigueur : celle de ranger immédiatement l’élément au bon endroit dès qu’il vous arrive dessus.
Je reçois un e-mail avec une pièce jointe importante pour le projet qui va servir plus tard ? Je la sors immédiatement de l’e-mail pour la mettre dans le dossier projet sur le disque partagé.
Un nouveau jalon m’est donné par ma hiérarchie ? Je le place directement dans le calendrier (et sa prochaine action éventuelle directement dans la bonne liste de contexte).
Je reçois un SMS qui me donne une info capitale pour la bonne route du projet ? J’intègre la demande à mon système et si jamais je souhaite conserver le SMS… eh bien le mieux reste de faire une copie-écran que je m’envoie et glisse ensuite dans le dossier projet.
Toutes les semaines, lors de la Revue Hebdomadaire, vous mettez de l’ordre dans vos projets à l’aide de votre liste de projets. Tous les jours, lorsque vous agissez, vous utiliser vos listes de contextes pour avancer sur tel ou tel projet ou demander où en est telle ou telle délégation, et si les actions nécessitent que vous utilisiez telle ou telle pièce, vous savez où la trouver : dans son dossier projet !
Je pense que tu peux supprimer les listes des tes projets, elles n’ont d’ailleurs pas d’équivalent chez GTD (à part un dossier de support / references pour chaque projet).
J’imagine que c’est une facilité venu du monde informatique qui a vu naître les tâches regroupées par projet.
Personnellement, je trouve sa utile pour apprécier l’avancement sur un projet en particulier lors de la WR ou pour reporter mon avancement.
@Jean
Ces listes liées à tes projets sont des références projet.
Elles doivent aller dans le dossier de leurs projets respectifs.
D’un point de vue pratico-pratique, c’est soit un dossier qui les regroupe pour chaque projet, soit une fiche unique par projet avec tout ce dont tu as besoin pour ce projet.
Il est mentalement plus simple pour l’esprit de se dire que toutes les choses à faire sont dans une liste de prochaines actions, que tous les résultats à atteindre sont dans une liste de projets, que toutes les références générales sont dans un dossier de références organisé et que tous les documents relatifs à nos projets sont dans un dossier qui leur est spécifiquement dédié.
Je viens de relire cet article, et vraiment c’est TOP car c’est exactement la question que je me posais actuellement
:
Quelles sont les différents aspects d’un projet selon GTD ?
Ou plutôt surtout, DE QUOI est composé un projet avec GTD.
J’essaye encore et toujours d’améliorer mon système pour qu’il colle le plus possible à la méthodologie de GTD, pour que celui-ci soit le plus minimaliste possible pour qu’il soit simple d’utilisation, et pouvoir enfin être la plus sereine possible… (Ce qui arrive petit à petit, mais c’est un pas après l’autre
);
J’ai PEUR de me lancer dans quelque chose de trop compliqué au niveau des supports et logiciels que j’utilise :
Mais ensuite ?
J’ai trop d’endroits où retrouver mes supports projets et autres références :
C’est beaucoup trop, c’est clair !
Avez-vous réussi à mettre un système simple et minimaliste pour TOUS vos documents Supports projets et autres références ?
Accessible en 2s et toujours à portée de main ?
Merci pour votre aidre (une fois de plus)
si c’est un projet : scan ou photo => onenote ( papier => poubelle )
si c’est une archive ( ex: facture edf ) : scan => dossier archive maison dans dropbox ( papier => boite ‹ fourre tout › que je trie une fois par an vers une caisse avec dossiers )
je n’ai jamais le cas ou ca devrait passer de projet à archive je pense, sinon je dupliquerais => onenote + fichiers, sachant que le onenote pourra disparaitre probablement dans ce cas précis
Dropbox n’est pas adapté à la gestion de projet amha, ce sont juste des fichiers, et je ne me vois pas avoir une fiche doc associée à l’intérieur, ce serait assez peu pratique
Dropbox c’est pour la résilience / sauvegarde multi serveurs, et pour du stockage que je ne consulte quasi jamais avec essentiellement des collections de pdf comme edf, gargiste …
Onenote a une synchro alourdi par rapport à Dropbox sur mobile, avoir des pages avec des pdfs dedans ne serait pas super adapté. si je devais les consulter souvent, je devrais trouver une astuce, mais en l’état, onenote c’est comme un classeur avec intercalaire et feuilles volantes, un vrai doc de travail, je mets les pdfs qui sont là pour un usage répété
Dropbox, c’est des docs que je consulte quelques fois par an max. et je préfère que ce soit aussi indépendant d’une application. A priori le système de fichiers et le format pdf sont là pour encore un moment