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Qu'est-ce qu'un projet ?

Les projets dans Getting Things Done

Qu’est-ce qu’un projet ?

L’article du jour concernera un des horizons de Getting Things Done très connu pour en préciser un peu plus les contours : les Projets (« H1 » pour les intimes).

Retour aux fondamentaux de GTD : un projet est un résultat que l’on cherche à atteindre dans l’année qui vient, et qui nécessite plus d’une seule action concrète pour être achevé.

L’acception du mot est bien plus large que ce qu’on entend communément, surtout dans le monde de l’entreprise, où un projet est, certes, un résultat, mais qui peut parfois n’être atteint que dans plus d’un an, et qui quoi qu’il en soit comporte au minimum beaucoup d’actions, et que l’on fait en général à plusieurs. En entreprise, quand on parle de projet et qu’on est tout seul dessus, les gens appellent généralement ça une tâche.

Or, ce que nous dit déjà la définition est important dès l’entrée en matière : un projet est un résultat à atteindre. C’est-à-dire que la nature réelle du projet est de passer d’un état à un autre, d’élaborer tout un tas de critères qui nous permettront à un moment d’estimer que le travail sur ce sujet est terminé parce que, tous les critères ayant été atteints, le résultat est atteint.

En somme, un projet est une construction mentale.

C’est d’ailleurs pour cela qu’il a son propre horizon, séparé des actions, car personne ne « fait » de projet. On peut concourir à l’atteinte d’un but, d’un résultat, par diverses actions, mais on ne peut pas faire un projet.

Les personnes qui vont organiser les jeux Olympiques ne vont pas faire le projet « organiser les jeux Olympiques ». Jamais. À aucun moment. Ce qu’elles vont faire ? Passer des coups de téléphone, envoyer des emails, rédiger des contrats, échanger des informations, se réunir pour discuter de tel ou tel point, envoyer d’autres emails, etc, etc.

Que des actions. Parce que dans notre coin de l’Univers, la seule chose que nous puissions réellement faire, ce sont des actions. Mises bout à bout et en parallèle parfois, ces actions vont permettre de satisfaire aux critères de réussite que l’on s’est fixés jusqu’à les avoir, au final, tous satisfaits. Et le projet est terminé.

En conséquence, dès que plusieurs actions sont à mener en série ou en parallèle pour l’atteinte d’un résultat précis, il nous faut bien un moyen de les relier entre elles pour les identifier comme telles. C’est ce à quoi sert la formalisation du résultat, c’est-à-dire le projet.

C’est pour ça que, dans Getting Things Done, la définition du projet se fait à partir du nombre d’actions nécessaires. Pour nous, un projet, finalement, est un fil rouge qui relie entre elles toutes les actions concourant au même résultat final. Et c’est aussi pour cela que, très souvent, nous nommons les projets un peu différemment, en termes de résultat atteint : « Le site Web est en ligne » (et non « Faire le Site Web ») ; ou bien « J’ai donné ma présentation du T3 2020 au board » (et non « pres’ board »).

D’ailleurs, les chefs de projet (au sens usuel en entreprise) qui rencontrent la méthode préfèrent souvent parler de « résultats souhaités », et cela a du sens. On pourrait parler de liste de résultats à atteindre plutôt que de liste de projets.

Une cheville ouvrière

Comme tout horizon dans Getting Things Done, les projets ont donc leur propre liste à eux. Étant différents des actions, ils n’ont aucune raison de se retrouver mélangés à elles. Et de même qu’il n’est pas nécessaire de relier dans un logiciel chaque projet à sa zone de responsabilité, il n’est pas non plus nécessaire de relier forcément chaque action à son projet. La rédaction de l’action comme celle du projet nous indique assez clairement le lien qui existe entre les deux. Mais c’est un saut de la foi un peu poussé même pour des GTDistes aguerris.

Quoi qu’il en soit, la liste de projet, celle que l’on passe en revue lors de la Revue Hebdomadaire, est donc dans sa plus simple expression une liste qui égraine tous les résultats que l’on se propose d’atteindre.

Pas besoin d’en faire plus. Pas besoin d’y mettre le plan d’action ni d’information supplémentaire. Cette liste est une carte que nous lirons à l’aide de notre boussole intérieure pour savoir comment avancer, quel projet mettre de côté momentanément, sur lequel mettre l’accent en ce moment, etc.

Il est intéressant de constater que cet Horizon des projets est juste en dessous de celui des zones de responsabilités.

C’est-à- dire que le projet, en plus de relier entre elles les actions concrètes permettant l’achèvement des critères de réussite afférents, relie aussi ces actions à vos responsabilités.

Dans l’alignement idéal des planètes en effet, tout projet en cours appartient à une des responsabilités du dessus. Sinon, c’est que vous être en train de vous occuper d’un résultat qui n’est pas de votre responsabilité… ou bien que cette responsabilité est manquante (ce qui arrive parfois).

Ainsi on peut concevoir un projet comme la traduction conceptuelle d’une responsabilité effective, dont les actions figurent, elles, la partie opérationnelle.

En langage plus concret : si j’ai une responsabilité, je l’exerce ou la remplis par l’atteinte de résultats, laquelle atteinte est permise par les actions. On voit bien que trois réalités de la vie sont couvertes ici, chacune par son horizon, et qu’en mélanger deux entre elles ne peut apporter que de la confusion.

La séparation des listes d’actions et des listes de projets n’est pas une coquetterie. C’est ce qui nous permet au final de prioriser à la semaine tout en étant sûr d’être alignés lorsque nous agissons au quotidien.

Pro et Serein est un podcast animé par
In Excelsis
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