Travaille moins, tu en feras plus / Système 1, système 2, ou comment fonctionne notre cerveau / S’organiser pour réussir, par David Allen
Système 1, système 2 (D. Kahneman)
S'organiser pour réussir (D. Allen)
Travaille moins, tu en feras plus ou comment l'allongement du nombre d'heures travaillées au delà de 40 par semaine entrave sérieusement la productivité
Système 1, système 2 ou comment utiliser notre cerveau pour effectuer le juste effort et prendre des décisions le mieux possible
S'organiser pour réussir ou comment mettre en place un système de productivité sans stress validé par la recherche scientifique (dont des chercheurs de l'INSERM).
Que ce soit Stephen Covey ou David Allen, nous avons là affaire à deux des plus grandes sommités mondiales du management et du développement personnel. Tous les deux ont influencé sur tous les continents des centaines de milliers de dirigeants, de cadres, de managers, ou tout simplement d'individus lambda.
Ils ont aussi chacun écrit des bestsellers qui se sont vendus à plusieurs millions d'exemplaires. Le premier est essentiellement connu pour son ouvrage "Les 7 Habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent" tandis que le second a notamment écrit "S'organiser pour réussir : La méthode GTD (Getting Things Done) ou L'art de l'efficacité sans le stress".
Mais aujourd'hui, parmi les dirigeants que j'ai l'occasion de former, une question revient périodiquement :
S'agit-il de deux méthodologies qui se complètent ou qui s'opposent ?
Il y a quelques temps, Stephen Covey (le petit fils) qui a repris l'entreprise de son grand-père et qui également promeut et diffuse la méthode GTD à l'international, a abordé cette question.
Il aurait vivement souhaité que son grand-père soit encore là pour l'installer dans la même pièce que David Allen et les écouter converser pendant quelques heures. Mais ce n'est pas possible. Il nous livre donc lui-même les grandes lignes du regard qu'il porte sur les deux approches.
En fait, il ne s'agit pas de méthodologies concurrentes mais bien complémentaires qui s'enrichissent l'une l'autre.
Les 7 Habitudes donnent une vision de haut niveau sur la vie d'une personne, et l'accent principal est mis sur les principes.
Certes, les 7 Habitudes traitent un peu des pratiques, mais se focalisent surtout sur les principes.
Figure 1: Les 7 Habitudes (FranklinCovey.com)
GTD est également une approche centrée sur les principes. Comme le dit David Allen lui-même :
C'est une approche qui présente les principes permettant à la fois de reprendre le contrôle sur les choses qui nous parviennent et de gagner en perspective sur ce qu'on a décidé de faire.
Mais cette méthode va beaucoup plus loin dans la mise en pratique, l'application au jour le jour, et les aspects concrets pour être plus efficace dans la vie.
En particulier, elle développe l'Habitude n°3 "Mettre les choses importantes d'abord". Pour cela, Covey fait appel à la célèbre matrice à quatre quadrants afin d'illustrer les différentes activités qui se déroulent dans la vie d'une personne. Et la clé pour une efficacité réelle est de s'assurer que le temps et l'attention appropriés sont consacrés au quadrant II ("Important mais pas Urgent").
Figure 2: Matrice de Covey/Eisenhower (Wikipedia)
Selon Stephen (le petit-fils), GTD est le meilleur outil pratique qui permette d'accéder le plus fréquemment au quadrant II. La Revue Hebdomadaire (qui est l'étape 4 de la méthode GTD) est d'ailleurs construite de manière à faciliter l'entrée dans ce quadrant II.
GTD s'appuie également sur d'autres habitudes comme l'Habitude n°2 "Commencer avec la fin en tête", ce qui se rapproche des Horizons d'Attention dans GTD.
Figure 3: Horizons d'Attention GTD (calmachiever.com)
En résumé, GTD fournit l'état de l'art pour l'opérationalisation, là où les 7 Habitudes apportent des principes généraux sans toutefois adresser les actions à effectuer au jour le jour, heure par heure.
GTD vous donne les moyens pratiques pour vous aligner avec les principes énoncés dans les 7 Habitudes.
Si vous me lisez, c'est qu’a priori vous êtes déjà sensibilisés à la méthode GTD. Vous pratiquez les 5 étapes fondamentales, et les plus avancés d’entre vous se promènent régulièrement dans les Horizons d’attention. Vous l’avez expérimenté, la méthode GTD vous permet d’accomplir plus de choses avec moins de stress, qu’il s’agisse du prochain e-mail à écrire, de cet appel à passer, de la prochaine ré-organisation du département en passant par les vacances et l’endroit où vous aimeriez vivre dans 10-15 ans. C’est un système complet et cohérent.
Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.
Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :
Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.
Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :
Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.
Les avantages ?
Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !
Pour avoir eu l'honneur et la grande joie d'être personnellement coaché par David Allen durant mon processus de certification, je peux vous affirmer qu'il y a deux points de la méthode sur lesquelles il ne transige pas : l'inbox zéro et la revue hebdomadaire. Si David vous coache, vous verrez rapidement que, comme il le dit d'ailleurs lui-même :
"Qui ne pratique pas la Revue Hebdo ne pratique pas GTD"
Et il ne partira pas tant que vous n'aurez pas vidé intégralement votre boite email. Je reviendrai sur le second point dans un autre article ; pour celui-ci, je me concentrerai sur le premier. Mur porteur de la méthode, clef de voûte, pilier central, ciment, prenez l'image de construction qui vous parle le mieux, cela décrira ce qu'est la Revue Hebdomadaire GTD. En version courte, il s'agit tout simplement de passer en revue tous vos engagements professionnels et personnels actuels, pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents et rester à jour vis-à-vis d'autrui comme de vous-mêmes. En version plus longue, il s'agit d'une simple checklist en 11 points, que vous pourrez trouver disponible au téléchargement (sur la page du site eCommerce de GTD France - c'est cadeau !).
Les 11 points de cette revue peuvent paraître un peu arbitraires, et pourtant ils sont le résultats de plusieurs années d'essais et de retour d'expérience. Il n'y a pas de hasard dans leur présence non plus que leur ordonnancement. La partie "mise au clair" est destinée à vous permettre de clarifier ce qui pourrait encore retenir votre attention en créant "de la tension" (oui, il y a un jeu de mot) inutile dans votre esprit : ainsi on commence par rassembler ce qui traîne et vider les banettes et boites de réception afin d'avoir un plan de travail clair et net, puis on effectue un mini-balayage mental de ce qui nous resterait encore à l'esprit (nous sommes humains, il y a souvent des choses qui se promènent...). Notez que certains praticiens rencontrent là leur premier écueil : ils passent tellement de temps à vider les boîtes de réception que le temps dévolu à la Revue est quasiment expiré. Seule solution : vider ces boîtes plus régulièrement ! En début de revue, cette partie ne dépasse généralement pas 5 minutes.
Ensuite vient le moment de se mettre à jour en passant toutes les listes en revue. Dans l'ordre indiqué, s'il vous plaît. Il ne s'agit pas de maniaquerie de la part de la méthode, mais bien plutôt d'économie de charge mentale (toute la méthode GTD, si on la comprend bien, n'est qu'une ode au "juste effort" -qu'on peut lapidairement résumer par le principe du fainéant : ne faire plusieurs fois que ce qui nous plaît). On revoit donc les listes d'action, puis le calendrier (J-15, J+15 ou plus), puis la liste des "en attente", puis la liste des projets. Pourquoi revoir la liste des projets après les actions, calendrier et "en attente" ? Pour une raison psychologique et physiologique assez simple : vous repérerez immédiatement un projet qui n'a ni action, ni rien de prévu sur le calendrier, ni de choses dont vous êtes en attente, tout simplement parce que vous n'aurez rien vu juste avant qui se rapporte à ce projet (il n'y a rien qui y soit rattaché dans votre mémoire à court terme). Tous les autres seront un peu familiers. Reste à revoir enfin toute liste qui nous est pertinente (procédure, recettes, tout ce qui nous facilite la vie au quotidien).
Quand vous en serez là, vous serez à jour et vous aurez un tel sentiment de contrôle sur vos engagements que votre cerveau va inévitablement vous proposer d'autres choses à faire ou mettre en route. C'est le moment idéal pour revoir la liste de ce qu'on aimerait faire "un jour peut-être", et d'être créatif et innovant !
Une Revue Hebdo effectuée en bonne et due forme sur les plans personnels et professionnels peut prendre de 1h à 1h30. C'est parfois trop long. Or, il est préférable d'en faire tout de même un peu, plutôt que pas du tout ; c'est pourquoi il est possible dans certains cas où le temps est très compté, de procéder à une revue "express". L'idée est toute simple : on veut juste rester dans le jeu, au milieu du maelström. Dans ce cas, on va tout simplement se concentrer sur la partie "mise à jour" : actions, calendrier, en attente, et projets. En revoyant ces quatre types de liste, vous vous assurez de rester à jour et du fait que vos listes sont toujours pertinentes au fil du temps. GTD ne fonctionne que parce que vous avez confiance dans vos listes, et vous aurez confiance dans vos listes si (vous les utilisez..., et si) elles sont tenues à jour. Ces 4 types de listes sont le noyau dur non-négociable d'une revue hebdomadaire. En les revoyant, en vous assurant que vos listes d'actions (classées par contextes) ne contiennent que des actions pertinentes, que votre calendrier ne laisse pas passer d'échéance et sert de voiture balais du passé, que vos délégations et les choses dont vous restez en attente de la part des autres ne sombrent pas dans l'oubli, et que tous vos projets avancent toujours dans la bonne direction et avec une action pour cela, vous maintenez le cap en toutes circonstances.
Un des indicateurs principaux de la bonne maîtrise de GTD est la régularité de la revue hebdomadaire, et la capacité à s'accrocher aux principes de la méthode d'autant plus que l'environnement extérieur est chaotique. En pratiquant cette Revue Express, vous pourrez plus facilement éviter le débordement et le stress associé. J'ai même connu des personnes pour qui ces 4 points sont ceux qui leur ont permis d'installer, ensuite, une Revue Hebdomadaire standard en 11 points dans la durée.
Quel est le meilleur logiciel pour GTD ? Voilà une question récurrente parmi les GTDers, et on la trouve fréquemment posée dans le groupe LinkedIn anglophone. Bien sûr, et avant toute chose, le plus important est de bien comprendre les différentes phases de la méthode, et d'intégrer le processus ; le bon ouvrier a les bons outils, mais l'habit ne fait pas le moine (j'en ai plein d'autres en réserve). (suite…)
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l'ordre d'importance, est le temps nécessaire. (suite…)
La méthode GTD, qui peine encore à pénétrer le marché français mais s'est répandue comme une traînée de poudre aux USA, se présente tout d'abord comme une méthode d'organisation personnelle et professionnelle assez classique. Pourtant, elle propose quelques concepts qui vont bien au delà, mais sont souvent peu expliqués, ou appliqués. Nous allons nous intéresser dans les semaines à venir à ce qu'il faut définir dès qu'une Action suivante est identifiée.
(suite…)
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]J[/dropcap]'ai lu récemment sur un forum anglais que la méthode GTD® présentait des faiblesses (certes), car elle négligeait complètement la partie "action". En effet, David Allen ne détaille pas vraiment cette partie. Il y a une raison à ça. (suite…)