Pro

et

Serein

Les 7 points d'attention d'un télétravail efficient

J'ai lu votre mail !

Bonjour, bonjour et bienvenue dans l'émission des gens productifs et sereins, intitulée "J'ai lu votre mail". Aujourd'hui, chères auditrices, chers auditeurs, nous allons aborder un sujet d'actualité : le télétravail, notamment dans le contexte actuel de fermeture des écoles.

Le télétravail est une pratique que nous exerçons plus ou moins tous autour de cette table, en tout cas dans ce studio. Votre serviteur Geoffrey, Jean-Philippe et moi-même avons tous l'occasion de travailler à distance. Bonjour à tous. Cela fait déjà un certain temps que nous pratiquons le télétravail. Pour ma part, j'ai commencé à travailler à distance en 2003 lorsque j'étais à Londres. Chez Inexcelsis, nous sommes en télétravail total depuis 2015, depuis le début en fait, comme de nombreuses petites structures. Nous pouvons donc partager notre expérience.

Le premier point que je souhaite aborder est la définition du télétravail. La plupart du temps, les gens pensent que cela signifie travailler depuis chez soi. Cependant, dans les circonstances actuelles, cela peut être un peu différent, comme nous en discuterons avec Jean-Philippe et Geoffrey. Le télétravail consiste simplement à effectuer le même travail que celui que nous ferions au bureau, mais sans être physiquement présent au bureau. Cela signifie que vous pouvez travailler n'importe où ailleurs. Vous pouvez être chez vous, mais vous pouvez également décider de travailler dans un espace de coworking à proximité, dans un café, une bibliothèque, un parc, ou n'importe où. L'idée est la même : vous devez être capable d'accomplir le même travail, même si vous n'êtes pas sur votre lieu de travail habituel.

Sommes-nous tous d'accord sur ce point ? Oui, c'est clair pour moi. Nous sommes d'accord. Je vous laisse souligner ce point, car cela offre une certaine liberté. Vous n'êtes pas obligé de travailler uniquement depuis chez vous. Les digital nomades ont bien compris cela. Ils travaillent de n'importe où dans le monde en se disant : ""En ce moment, je suis en Thaïlande, en Australie, aux États-Unis, au Canada, chez des amis à Nice, peu importe. J'ai mon ordinateur, une bonne connexion Internet et je peux alimenter mon blog, coder, faire du graphisme, etc."" Ils s'adaptent particulièrement bien à cette pratique, car tout ce qu'ils font se fait en ligne. Pour les autres, le télétravail sera principalement facilité pour ceux dont le travail s'effectue sur un ordinateur portable et éventuellement via Internet. Je me souviens d'une image qu'un ami m'a récemment montrée : un homme dans sa cuisine avec une bétonneuse à côté de lui et la mention "Allez, télétravail à partir de lundi". Ce n'est pas la même chose.

Mais bon, ce n'est pas le cas pour tout le monde. Cela me fait aussi penser à "Remote". Je ne sais pas si vous connaissez "Remote", je ne l'ai peut-être pas encore mentionné ici. C'est un livre écrit par les fondateurs de 37signals, qui développent l'application Basecamp. Ils pratiquent le télétravail depuis très longtemps, presque depuis le début. Ils ont quelques personnes dans un bureau, mais la plupart du temps, tout le monde est éparpillé à travers le monde. Ils justifient cela en disant : ""Les personnes les plus compétentes pour accomplir un travail ne sont pas toujours toutes dans la même pièce."" C'est une phrase qui m'a beaucoup marqué à l'époque et qui s'applique bien au télétravail.

Revenons à notre sujet... Pour rester dans le même esprit que toi et en restant sur le livre de Jason Freud, ce que j'ai beaucoup aimé dans son livre, je ne crois pas avoir lu "Remote", j'ai lu le premier livre qu'il a écrit. On lui disait : "Mais c'est complètement aberrant de faire venir des gens pendant une heure ou une heure et demie de trajet pour les mettre dans un endroit où ils vont être constamment dérangés." Selon lui, le bureau est l'endroit où l'on est constamment dérangé. Autant laisser les gens chez eux, leur faire gagner une heure, une heure et demie de trajet, ce qui représente entre deux et trois heures par jour, et avoir un temps de travail beaucoup plus productif. En tout cas, nous allons être nombreux à travailler depuis chez nous. C'est exact, nous allons être chez nous. Alors, que devons-nous faire ?

Deuxièmement, nous devons préparer ce que nous appelons dans la méthode GTD un ""cockpit"", c'est-à-dire un espace de travail dédié. Cela reste valable même si vous êtes en déplacement, dans un espace de coworking, etc. Si vous êtes chez vous, il peut être intéressant de créer un espace qui sera vraiment votre lieu de travail. Qu'est-ce que cela signifie ? Cela signifie que c'est un endroit qui vous appartient. Vous ne devez pas partager votre bureau avec votre conjoint, votre conjointe ou quelqu'un d'autre. Cet espace doit être à vous, où vous avez votre coin. Ce n'est pas nécessairement très grand. Chez moi, j'ai un petit bureau d'environ un mètre de large. Juste assez pour poser mon ordinateur et quelques dossiers devant moi. Ce n'a pas besoin d'être plus grand que ça, avec une chaise dessus. Mais c'est à moi et personne d'autre ne peut y mettre ses affaires. Sinon, cela devient rapidement un espace partagé et cela peut devenir compliqué si nous sommes tous les deux en télétravail.

L'idée est donc de créer un cockpit de pilotage, de trouver un endroit dans la maison qui sera votre espace de travail. Pour ma part, j'ai mentionné ce petit bureau. Pendant longtemps, j'avais un coin de table dans la cuisine que j'appréciais. On pourrait dire que ce n'est pas un vrai cockpit, car c'est la cuisine, mais à l'époque, je n'avais pas la place pour avoir un espace de travail dédié. Cependant, dès que la cuisine n'était plus utilisée pour les repas, j'installais mon espace de travail, mon cockpit. C'était là avec mes affaires, etc. C'était ce coin de la table de la cuisine. Je suppose que l'idée est d'avoir un espace confortable où vous n'avez pas besoin de vous lever toutes les 15 secondes pour chercher quelque chose dont vous avez besoin.

L'idée est de s'adapter à votre activité et d'avoir tout à portée de main. C'est un endroit où vous devez avoir le moins d'efforts possible à fournir pour éviter les distractions. Vous devez avoir tous vos documents à portée de main ou à proximité. Je vais rebondir là-dessus, car nous sommes deux à la maison à travailler occasionnellement en télétravail en même temps.

C'est intéressant, car nous n'avons pas les mêmes habitudes de travail ni les mêmes préférences. Ma femme a un espace exactement comme tu le décris, dédié et qui lui convient parfaitement. Pour ma part, j'aime bien m'installer à la table du salon. C'est un espace qui me convient. Mais une fois que nous travaillons, nous avons chacun notre manière d'organiser nos dossiers et nous avons chacun notre espace quelque part. Même si je dégage mes affaires le soir lorsque la table est utilisée ou à d'autres moments, je sais où je m'installe, où je place mes dossiers. J'ai pris des habitudes dans cet espace. Ce n'est pas un espace permanent, mais c'est un espace où j'ai mes habitudes. Je sais que je pose mon sac ici, mes dossiers sont là, mon ordinateur est là, la prise à laquelle je me branche est ici. Cela devient facile, cela devient automatique quelque part. Cela relève du système 1, pour reprendre les termes que tu as utilisés.

Exactement. Il est très important que tu mentionnes cela, car les habitudes sont très importantes en télétravail. Lorsque l'on travaille à la maison, on est plongé dans un monde de distractions. L'avantage d'aller au bureau, c'est qu'une fois que l'on y est, on ne voit et n'entend que des choses liées au travail. On peut donc plus facilement se mettre en mode professionnel. Mais si l'on est chez soi, dès que l'on détourne le regard de l'ordinateur, on tombe sur des choses personnelles qui vont inévitablement générer des interruptions auto-générées du type "Ah oui, il faut que je fasse ça, il faut que je fasse ça". Cela crée des distractions.

Vous êtes donc dans un monde de distractions et tout ce qui peut freiner ces distractions, comme les routines, permet de gagner du temps. Si je sais toujours où je m'installe, où je place mon sac, où je range mes affaires, où je branche mon ordinateur, etc., cela peut sembler anodin, mais ce sont des décisions que je n'ai pas à prendre et donc, j'ai moins besoin de me déplacer dans l'espace, ce qui réduit les distractions. Alors, comment organiser son espace virtuel ? J'ai quand même un dernier mot à dire sur l'espace physique.

Dans l'idéal, comme je l'ai réussi à le faire dans une petite pièce à proximité, vous pouvez avoir un bureau ou au moins une table qui vous sert de bureau. Vous pouvez y placer votre écran, un scanner, une imprimante, etc. C'est le luxe. Si vous n'avez pas la place pour tout cela, car vous n'avez pas prévu de travailler à distance et que vous êtes un peu dans l'improvisation, il y a quand même un minimum à avoir. Vous devez évidemment avoir un espace pour poser votre ordinateur. Un élément qui me semble très important, c'est d'avoir de quoi prendre des notes dans cet espace.

Donc, ça peut être un carnet sur le côté, etc. et une corbeille. Je reviens toujours à cette fameuse corbeille de la méthode Getting Things Done. Je mets tous les trucs que je peux mettre dans la corbeille pendant ce temps-là et c'est bien de pouvoir le faire sur l'espace de travail. Moi, j'en mettrais même au moins deux corbeilles. Il faut la corbeille d'entrée qui prend tout, mais il faut aussi la corbeille de sortie. Oui. Parce qu'une fois que, je ne sais pas, j'ai reçu une facture, j'ai payé la facture, j'ai fait le chèque, j'ai mis le chèque dans l'enveloppe, là, on va le pétindrer, qu'est-ce que j'en fais ? Oui, c'est ça. Donc, il faut une... pour moi, ça, c'est vraiment important. Il y a une première corbeille qui est l'inbox, qui a un côté vide-poche, un côté qui accueille tout ce qui arrive.

Et puis, il y a vraiment une corbeille qui est la corbeille de sortie où je pose tout ce que je dois envoyer, récupérer plus tard, donner à quelqu'un, mais qui a déjà été traité quelque part. Donc, on sait quels seraient les objets que vous... le seul objet que vous transporteriez... Sur une île déserte. Sur une île déserte si jamais on vous pose la question. Alors, moi, je reviens à ma question. Comment ça se passe avec l'espace virtuel ? On va y venir à l'espace virtuel, mais je n'ai pas encore fini. Parce que si vous êtes souvent en déplacement, c'est une bonne pratique qu'on voit souvent, c'est d'avoir des dossiers. Parce que là, on vous parle de corbeille, évidemment, sur le bureau, mais on peut imaginer que la corbeille... La corbeille sur le bureau, c'est pareil avec un dossier, une pochette dans le sac à dos, une chemise avec des élastiques, ce que vous voulez. La forme, finalement, n'est pas tellement importante. Ce qui compte, c'est la fonction. C'est qu'on ait un élément qui permette de remplir cette fonction-là.

Oui. Alors, si je vais au bout de ces choses-là, de choses que je peux avoir à transporter entre le bureau, la maison ou d'autres endroits, c'est intéressant d'avoir ce vide-poche, cette chemise, ce truc qui va recevoir toutes les choses qui m'arrivent dessus. Ça peut être intéressant d'avoir un autre dossier qui va nous servir de support pour l'action. C'est pour les choses dont j'aurai besoin. Je sais que je vais sortir voir tel client, je vais mettre son dossier là-dedans. Ou ce sont des choses qui vont me servir. Par exemple, tu parlais tout à l'heure, tu as une lettre à poster. Je n'ai peut-être pas de outbox tel quel, mais j'ai mon petit dossier support d'action. Je vais mettre ça là-dedans et je sais que tout ce qui est là-dedans me sert à faire des choses que j'ai à faire plus tard. Donc, ça ne fait pas partie. Ça peut être intéressant d'avoir ces choses-là, ces deux corbeilles-là. Ça peut être des corbeilles, ça peut être des dossiers que vous mettez dans votre sac à dos. Mais il faut avoir ça. Sinon, vous allez être embêté, vous ne saurez pas où ranger les choses.

Et puis, il faut avoir de quoi classer, de quoi mettre ces dossiers de référence. Maintenant, parlons de l'espace virtuel. L'espace virtuel a l'avantage de ne pas prendre beaucoup de place. Et le gros inconvénient de ne pas prendre de place, c'est qu'on y met n'importe quoi. Il n'est pas rare de voir des bureaux d'ordinateur avec 44 000 icônes sur le bureau, etc. Ce qui équivaut à 44 000 dossiers sur le bureau physique. Évidemment, l'idée, c'est qu'on va essayer d'avoir un peu la même discipline. Si votre écran est vide, en tout cas net, ça va être comme si votre bureau était net, vous ne serez plus autant distrait. Et vous serez moins susceptible d'être distrait. Cela signifie donc un bureau propre, donc, évidemment, si vous n'avez pas pris cette habitude-là, vous pouvez simplement vous faire un petit dossier sur le côté avec toutes sortes de choses en cours, vous mettez tout là-dedans, et au moins vous savez que c'est à un seul endroit, et donc le reste sera net. Déjà, ça sera beaucoup plus agréable à regarder, et ça sera beaucoup plus facile de se mettre au travail. Ça peut sembler insignifiant, encore une fois, mais ce sont des petites choses.

Cela signifie aussi que vos e-mails... Enfin, il faut trouver un moyen d'avoir une boîte de réception. Moi, sur mon bureau virtuel, j'ai un petit dossier boîte de réception pour les fichiers qui me parviennent, donc je ne sais pas tout de suite quoi en faire. Il n'y en a pas beaucoup dedans, mais ça arrive. D'accord. Donc, vraiment reproduire l'organisation du monde physique au niveau numérique, pas à l'identique, mais presque, quelque part. Il y a un intérêt à le faire, car c'est le même fonctionnement du cerveau. Je n'ai pas besoin de réfléchir. Oui, tout à fait. J'aime bien, c'est quelque chose que j'applique et qui est présenté par GTD, mais que j'applique depuis longtemps maintenant, le fait que, à partir du moment où il y a un processus qui fonctionne, on le garde, car ce qui est difficile, finalement, c'est d'apprendre le processus. C'est de transformer le processus en habitude. Et une fois qu'on a fait ça, qu'on a transformé le processus en habitude, par exemple dans le monde physique, si on le reproduit au niveau numérique et que le processus reste le même, ça sera super simple. Donc, s'il nous faut un endroit pour l'entrée, un endroit pour la sortie, un endroit physique, trouvons l'équivalent numérique et le processus et les habitudes restent les mêmes. On n'a pas à se poser 10 000 fois la question, dans quelle situation je fais quoi, comment ça fonctionne, etc.

C'est ça. Donc, c'est exactement la même chose, pour rester dans l'espace virtuel, avec les dossiers. La chose la plus simple, la plus facile, surtout quand on travaille à plusieurs, ce qui est le cas, évidemment, en entreprise, c'est d'avoir un dossier. Alors, évidemment, un dossier partagé, c'est assez idéal pour que tout le monde puisse y accéder. Mais la structure même du dossier partagé, c'est un peu comme si on avait nos dossiers physiques. C'est-à-dire que j'aurai toutes mes références dans un dossier racine, par exemple, j'aurai tous mes projets en cours dans un sous-dossier, chaque sous-dossier étant relatif à un projet en cours. J'aurai un autre dossier appelé références, qui contiendra tous les dossiers dans lesquels je mettrai toutes les références. Et j'aurai un troisième sous-dossier de premier niveau appelé archive, dans lequel je mettrai tous les trucs qui n'ont plus lieu d'être, mais que je dois garder. Donc, il y a trois grands dossiers, trois niveaux, si je résume.

C'est ça. Un niveau archive qui est zéro action, c'est terminé, c'est passé, et je le garde, car peut-être qu'un jour on me le demandera. C'est ça. Mais normalement, je n'en ai vraiment plus besoin. Oui. Un dossier qui contient toutes les références, c'est-à-dire le mode d'emploi, comment faire un post sur le blog, le mode d'emploi de, je ne sais pas, ou le modèle de présentation typique qu'on fait à chaque fois, etc. C'est ça. Et un dossier qui sera le support du projet, c'est-à-dire tout ce qui contient, tous les documents nécessaires à la réalisation des différents projets en cours. Exactement. Tout ce qui est en cours, activités, projets, etc. Trois niveaux, trois types.

C'est ça. Et en reproduisant cela, c'est beaucoup plus facile pour tout le monde dans l'équipe, car si je sais que je travaille sur un projet en cours, je ne vais pas chercher dans les références ou les archives. Je cherche un document, je vais chercher dans les projets en cours, et normalement, je le trouverai là-dedans. Si je cherche quelque chose qui relève plutôt de la référence, c'est-à-dire quelque chose qui sert à l'équipe à faire le travail en général, mais qui n'est pas relatif à un projet en particulier, je vais dans les références. Un processus, par exemple. Oui, voilà, un processus typique. L'identification d'un processus. Donc, éventuellement, il y a trois dossiers où je peux tout ranger, c'est universel, sur le bureau. C'est ça. Alors, vous pouvez les mettre sur le bureau, vous pouvez les mettre ailleurs, etc. Je parle du bureau de l'ordinateur.

Oui, voilà. Parce que cela reproduit un peu ce qui se passe dans le monde physique. Dans le monde physique, j'aurai toutes mes références dans une armoire, par exemple, j'aurai toutes mes archives au cinquième sous-sol, et tous mes projets en cours sont sur le bureau à portée de main, ce qui est idéal. Moins j'ai d'efforts à faire pour accéder à un dossier, plus c'est facile. Donc, voilà pour l'espace virtuel. Vas-y. En plus, aujourd'hui, il y a vraiment l'embarras du choix des outils à utiliser, que ce soit Google Drive, Office 365, Apple a ses propres outils, Box, Dropbox, etc. Je veux dire, le partage de dossiers est extrêmement, extrêmement simple.

C'est clair. C'est super simple. Alors, après, le piège de cela, c'est qu'il y a plein d'outils qui permettent tous de faire presque la même chose. C'est-à-dire qu'on a parfois des applications qui sont comme des réseaux sociaux d'entreprise qui permettent également de mettre des dossiers. Donc, on est tenté de les mettre là-dedans. Mais moi, je suis plutôt du genre à dire, non, on met toutes les choses de même nature au même endroit. Si c'est un fichier, un dossier, ça va sur le Drive, et le reste, ce sera de la discussion. Et éventuellement, on copie-colle le lien et on met le lien dans la discussion. Et on référence dans la discussion le lien vers le document. Plutôt que de coller le fichier dans la discussion, car il sera peut-être moins facile à retrouver par la suite.

C'est ça. Moi, je suis d'accord. Super. Alors, quand on est en télétravail pour le moment qui nous intéresse, c'est-à-dire les jours qui arrivent. Les jours et les semaines à venir. Voilà. Comme l'école est fermée, très probablement, on aura du monde avec nous. Et oui. Et donc, que faire dans l'entourage quand vous travaillez à la maison ? Alors, avant de passer la parole à Geoffrey, car je sais qu'il a testé pas mal de choses, justement. Juste un truc, c'est évident. Ne pas enfermer les enfants dans la cave. Voilà. Déjà. Leur donner à boire, continuer à les nourrir éventuellement. Ne pas non plus les mettre forcément devant la télé. C'est plus facile quand on n'a pas de télé, par exemple. Ce qui est beaucoup plus facile quand on n'a pas de télé. L'idée, c'est de mettre des... pas forcément des barrières, mais des limites. De dire, voilà, là, c'est le moment où je travaille. Et finalement, il faut réussir à faire en sorte de considérer que je ne suis pas là. Et il faut renforcer cela. Parce que ce n'est pas parce que vous êtes présent physiquement que vous êtes présent mentalement. Je vous rappelle que, normalement, vous êtes présent au travail. Sauf que vous n'êtes pas sur le lieu de travail. Et donc, vous ne pouvez pas être présent... Et ce n'est pas parce qu'on est là qu'on est disponible. Voilà. Vous n'êtes pas disponible.

Donc, ça, c'est pour le grand principe. Maintenant, effectivement... Alors, Geoffrey, qu'est-ce que tu aurais pour nous là-dessus ? Alors, sur la partie ""s'organiser et qu'est-ce qu'on fait des distractions, des personnes autour, etc."" Nous, on a prévu à la maison, dans les jours qui viennent, de s'organiser de la manière suivante. Moi, je n'ai pas de problème à me lever tôt et à travailler tôt. Donc, moi, je vais prendre le créneau de 5 heures du matin à 8 heures, par exemple, qui va me permettre de bosser 7 heures, 2, 3 heures, jusqu'à ce que nos filles se réveillent. Ensuite, c'est probablement... Imaginons, ça sera ma moitié qui va gérer la matinée avec les... C'est pas long. Ça sera ma moitié qui va travailler et moi qui vais gérer la matinée avec les enfants. Et l'après-midi, on va faire l'inverse. C'est-à-dire que moi, je vais pouvoir bosser, disons, 2, 3 heures le matin tôt et puis 3, 4 heures l'après-midi de 14 à 18. Et je vais pouvoir faire ma journée de travail comme ça. Donc là, ça va faire un total de 7, 8 heures dans la journée. Et ma moitié va faire 3, 4 heures le matin de 9 heures à midi à 13 heures. Et puis, pareil, de 21 heures à 11 heures à minuit. Mais elle aura la possibilité de se coucher plus tard et de se lever plus tard. Et moi, j'aurai la possibilité de me coucher plus tôt et de me lever plus tôt. Et de cette manière-là, ce qu'on anticipe, et puis je pourrais vous dire si ça a bien fonctionné comme prévu ou pas une fois que ça aura été pratiqué. Mais ce qu'on anticipe, c'est que lorsqu'on sera avec les enfants, on sera réellement disponible pour les enfants. Parce que c'est un moment, c'est acté, c'est un moment où on ne travaille pas. C'est un moment qui est off. Et on a la chance tous les deux d'avoir un cadre professionnel qui nous permet de travailler de cette manière-là. Elle est employée d'une grosse structure avec de la flexibilité. Et moi, je suis dirigeant de ma société. Donc, on a cette flexibilité-là, ce qui est quand même génial. Mais l'objectif qu'on garde en tête, c'est qu'on sait que quand on travaille, on veut être vraiment présent au travail et on ne veut pas être dérangé. Et quand on est avec les enfants, on sait qu'on a envie d'être vraiment présent. Oui, alors ça, ça fonctionne quand on est à deux.

C'est vrai que ça fonctionne parce qu'on est à deux. Voilà. Et moi, je pense que je vais être seul avec ma fille pendant ces jours-là. Donc, pour avoir une ou deux fois expérimenté ce travail chez soi quand on a un enfant ou plusieurs, je ne sais pas trop. Mais en tout cas, voilà, c'est peut-être plus facile quand il y en a plusieurs. Ça dépend des âges, évidemment. Mais c'est de travailler par, comment dirais-je, par petites fractions et que ce soit très clair ce que l'enfant fait pendant ce temps-là et ce que moi, je fais. Et puis, voilà, on se met d'accord sur le timing. C'est-à-dire, voilà, toi, tu fais ça pendant 10, 15, 20, 25 minutes. Pendant ce temps-là, moi, je suis sur une tâche ou plusieurs. Et puis, on prend un petit temps pour renégocier ce qu'on va faire, chacun de notre côté, par la suite. L'expérience montre quand même que ça ne marche pas forcément sur de très longues plages horaires parce qu'il y a un moment, les enfants, juste, ils s'ennuient. Ils ont besoin d'attention. Voilà. Donc, il y a des moments où on va faire quelque chose ensemble et puis d'autres choses à chacun de notre côté après. Évidemment, c'est quand même plus sportif. J'entends parler de plus sportif, ça veut dire que… Plus d'organisation. Et donc, ça veut dire aussi anticiper des activités pour les enfants qu'ils peuvent faire tout seuls. Donc, là, par exemple, la nouvelle vient de tomber au moment où on enregistre ce podcast. Donc, toutes sortes d'activités manuelles. Il y a plein de livres ou de sites où on peut trouver des petites choses à faire et la liste du matériel pour réaliser cette chose-là. Et puis, également, des jeux ou le cahier de vacances qui n'avait pas été terminé. Je pense que je vais revenir là-dessus. J'invite quand même tous ceux qui entendent ce podcast là maintenant et qui sont dans la même situation que moi à partager sur le forum. Il y a un fil de discussion ad hoc. Après, c'est parce que toi, tu es tout seul ou parce qu'un parent est tout seul qu'il ne peut pas s'organiser avec un autre parent qui est tout seul pour trouver un équilibre similaire à celui que j'ai présenté. Certainement pas exactement le même, mais se regrouper dans ce qui a été préconisé de télétravail, etc., ça ne veut pas dire non plus s'enfermer, s'isoler et se confiner en fermant les portes, les fenêtres, etc. Donc, il y a quand même une certaine latitude. Je suis d'accord, effectivement. Mais si la situation est qu'on est seul avec son ou ses enfants, qu'est-ce qu'on fait ? Je suis d'accord. Il y a toujours moyen de s'organiser avec les parents. C'est une pensée qu'on a eue avec un voisin ici, avec qui évidemment on a la chance de bien s'entendre sinon ça ne marche pas. Mais l'idée est celle-là pour certaines périodes, de dire là j'ai besoin de 4 heures, tu t'occupes des gamins, des tiens et des miens. En plus, ils sont ravis les gamins. Et pendant ces 4 heures-là, je les prends à un autre moment et ça permet à l'un à l'autre d'avoir des grandes plages comme ça. Bien sûr. Alors, ce qui m'amène, me fait dégouliner tranquillement sur comment alterner travail et pause. Parce qu'il y a un truc, quand on est en télétravail, c'est qu'on a tellement l'impression parfois de pouvoir être facilement interrompu qu'on hésite à prendre des pauses.

En fait, souvent, les gens prennent peut-être même moins de pauses au télétravail qu'ils en prendraient au bureau. Alors, qu'est-ce que vous avez à nous dire là-dessus, les gars ? Je crois qu'avec Geoffrey, on est sur deux tendances un peu différentes. C'est-à-dire que moi, j'ai vraiment une facilité assez déconcertante à me laisser, comment dirais-je, distraire par tout un tas de choses. Ouais. Donc, bon, j'avoue que ce que j'espère, ce que j'essaye de faire, c'est d'avoir très précisément ou peut-être même de reformuler la tâche que je veux faire ou le projet pour qu'il y ait vraiment un objectif bien clair, bien concis, que je sache en me disant, quand j'ai cette tâche, elle s'arrête là, comme ça. Et puis, pour les pauses, pareil, parce que ce n'est pas tellement les pauses. C'est que comme je suis chez moi, je me dis, tiens, comme je suis chez moi, je vais en profiter pour faire la lessive, faire ce truc-là, etc. qui rentre aussi, d'une certaine manière, dans le gestionnaire des tâches. Voilà. Mais c'est peut-être simplement d'avoir plus d'objectifs pour la journée. Puis, quand il y a une pause qui commence, bien faire sonner le réveil ou le truc quand vraiment c'est terminé. Moi, je serais plutôt dans cette... Il faut bien revenir. Votre approche de Pomodoro, si je ne me trompe pas. Exactement. Le petit côté Pomodoro, c'est-à-dire que je prends une tâche au boulot, je m'y mets, que ça soit 25-45 minutes, et je n'en démarre pas jusqu'à ce que ça soit fait. Mais quand ça sonne, je ne peux pas arrêter. Pour moi, c'est ça. Pour moi, c'est difficile de ne pas en démarrer. Mais bon, j'y arrive. Mais Pomodoro est assez essentiel en télétravail, vraiment. C'est un gros secteur de succès. Moi, c'est vraiment une super approche Pomodoro en télétravail. C'est normal, moi, j'avais le problème inverse. Moi, j'avais le challenge inverse, c'est-à-dire que quand j'ai commencé à faire du télétravail en 2003, quand j'ai monté ma première société à Londres, je me suis aperçu, alors j'étais célibataire, pas marié, pas d'enfant, etc. Mais je me suis aperçu qu'il y avait vraiment un côté où c'était non-stop. C'est-à-dire que la to-do list, elle ne s'arrêtait jamais. Et du coup, moi, je n'arrêtais pas de travailler. C'est-à-dire que je démarrais, alors je n'étais pas très matinal à cette époque-là, j'arrivais plutôt vers 9-10 heures le matin. Mais par contre, à 21 heures, 22 heures, c'était non-stop. Et il n'y avait pas les collègues autour, comme je pouvais avoir quand je bossais dans la city, pour dire « tiens, viens, on va manger un bout, viens, on va prendre un café, viens ». Donc, il n'y avait pas du tout cette interruption. Et donc, j'enchaînais, j'enchaînais, j'enchaînais. Et ça m'a pris un certain temps, plusieurs années, avant de me dire « mais en fait, ce n'est pas sain, ce n'est pas bien, je ne suis pas productif ». Parce que ce n'est pas parce qu'on en fait plus en termes de volume, qu'on en fait plus en termes de résultats quelque part. Et c'est vraiment l'apprentissage que j'ai fait entre 2003-2006, les trois premières années de ma vie d'entrepreneur, et de dire « non, en fait, il faut qu'il y ait des pauses, et il faut faire quelque chose pendant ces pauses qui va changer le mode de fonctionnement du cerveau ». C'est-à-dire que si je suis en train de faire une tâche, j'en sais rien, à l'époque j'étais dans le digital, de production d'un site web, ou de design, etc. Il va falloir que ma pause soit d'une autre nature, pour que mon cerveau puisse se reposer.

Ce n'est pas « tiens, je fais une pause sur le boulot, puis je fais de la programmation à titre perso sur un sujet qui m'amuse, puis je reviens 20 minutes plus tard ». Non, le cerveau aura toujours fait le même type de tâche. Il faut que dans la pause, il y ait « ok, je prends mon téléphone, et je décroche mon téléphone, et j'appelle un ami, et on papote, on discute, ou si vous êtes fumeur, et ce n'est pas une invitation, mais descendez, sortez, allez prendre l'air, ou même sans être fumeur, descendez, sortez, allez marcher 5 minutes dehors ». Et donc du coup, ça m'a vraiment fait découvrir que j'avais besoin de prendre l'air, j'avais besoin de prendre des pauses. Et du coup, je vais rejoindre Jean-Philippe sur cet aspect-là, sur l'aspect de Pomodoro, sur l'aspect d'avoir une tâche qui est extrêmement bien définie.

Parce que si je définis bien ma tâche avec mon livrable, et que je segmente les choses, je sais qu'on va très bien, ce livrable-là, ça va me prendre une heure, ça va me prendre deux heures, mais quand j'arrive à ce livrable-là, je m'arrête. Et il y a un signal qui me dit, que ce soit un timer ou que ce soit un livrable, il y a un signal qui dit « Ok, stop, là maintenant, c'est le moment de faire une pause, de s'arrêter, de sortir, d'aller respirer, d'aller prendre l'air, etc. ». Oui, il y a un truc, de se faire bondir sur un truc intéressant, enfin tout est intéressant, c'est le fait que je trouve que le télétravail en tant que tel, surtout quand on fait le travail de chez soi, ça permet de rendre visible tout un tas de travail qu'on ne considère pas habituellement, typiquement les tâches ménagères ou les choses comme ça, qui ne sont pas considérées comme du boulot ou du temps. Pourtant, ce sont des choses qui nous demandent du temps, qui nous demandent de l'énergie d'y penser, de les faire, etc. Et ce n'est jamais intégré sur nos to-do lists.

Et là, on se retrouve finalement en télétravail, tout d'un coup, où l'on peut très facilement passer la journée à faire tout un tas de choses et ne rien pouvoir rayer à la fin de la journée, parce qu'on a fait que des choses qui n'étaient écrites nulle part, quelque part, parce qu'elles font partie du quotidien de la maison. Je trouve que ça a la vertu, finalement, de rendre visible la vraie charge de travail qui est celle de vivre, de tenir une maison, d'avoir un endroit pour soi et de le tenir d'une manière qui soit satisfaisante pour qu'on y vive. Et ça doit se faire, finalement. Absolument. En plus du travail normal. Et là, en télétravail, c'est flagrant, puisqu'on voit bien qu'on a le travail qu'on a à faire pour le boulot, et puis on a tout le reste, et qu'il faudra bien qu'on fasse tout le reste aussi.

Ça, c'est une première chose. Et la deuxième chose, c'est... Je rejoins absolument le fait de définir son livrable, et c'est aussi une des vertus, pour le coup, de Getting Things Done et de Pomodoro conjugués. Getting Things Done, pour le fait de se dire « Là, je vais sur ma prochaine action, je définis, je ne veux pas organiser les Jeux Olympiques, je veux faire un doodle avec Pierre, Paul et Jacques pour parler de la réunion dans laquelle on va pouvoir commencer à organiser les Jeux Olympiques. » Première chose. Et le Pomodoro sur l'alternance du mode opératoire du cerveau. Alors, je vais vous poser une question à ce stade. Qu'est-ce que vous verriez comme routine qui pourrait aider au télétravail de manière générale ? Alors, sans rentrer tout de suite dans le détail, pour moi, il y a deux routines. Il y a la routine d'installation et la routine de fermeture.

C'est-à-dire, il y a tout ce qui précède et tout ce qui fait que j'envoie le signal à mon corps, à mon esprit et à mon cerveau, que ça y est, je me mets à bosser. Le signal, tu veux dire. Le signal, pardon. J'ai dit quoi ? Cerveau. J'envoie le signal à mon cerveau. Ah oui, non, ben non, ça n'aurait pas beaucoup de sens. Donc, je vois surtout un signal à mon cerveau. Et le soir, en tout cas en fin d'activité, la clôture. C'est-à-dire le fait que j'envoie le signal à mon cerveau que ça y est, là, c'est terminé. Et donc, ces deux endroits-là, quelles que soient les routines, sont à mon avis capitales. C'est vraiment… La routine de démarrage, pour moi, elle va permettre de gagner du temps. C'est-à-dire lorsque tu envoies le signal à ton cerveau que ça y est, c'est le moment où tu bosses, cette routine-là, elle va te permettre de rentrer dans le mode de travail plus rapidement en étant chez soi.

Et la routine de fin de journée, pour moi, c'est la capacité à dire « Ok, j'ai fait le maximum de ce que je pouvais faire aujourd'hui. Il y a des choses que j'ai faites, il y a des choses que je n'ai pas faites. Mais c'est comme quand je suis au boulot, finalement, c'est exactement la même chose. Mais maintenant, ça s'arrête et je passe à autre chose. Je passe à des activités perso, je passe à du loisir parce que j'ai aussi besoin de ça, parce que ça fait partie d'un équilibre, etc. Donc, ces deux routines, elles ont des fonctions différentes, mais vraiment capitales, en fait, pour un équilibre sain. Ça me rappelle qu'au tout début de mon télétravail, j'avais été jusqu'à organiser deux sessions sur mon ordinateur.

J'avais une session qui était ma session perso et j'avais une session qui était ma session pro. Et quand je me mets en mode pro, j'ouvrais ma session pro et j'avais que les applications, que les programmes professionnels qui étaient ouverts. Les raccourcis, les bookmarks, etc. Et quand c'était fini, je fermais le pro, j'ouvrais une session perso dans laquelle j'avais tout mon perso. Maintenant, j'avoue que je fais un peu tout de même parce que c'est plus facile pour moi. J'ai juste à quitter les applis, je suis moins tenté. Mais je sais qu'à l'époque, ça m'aidait bien. Ça, c'est une très bonne astuce. Sur un ordi, effectivement, on peut créer plusieurs sessions, plusieurs utilisateurs de l'ordi et on peut paramétrer les raccourcis, les bureaux, les applis de manière différente, de manière à être visuellement stimulé d'une manière ou d'une autre, si c'est un temps pro ou si c'est un temps perso sur l'ordi.

Oui, et on va être en plus moins tenté de mélanger les choses puisque quand on est sur la session pro et qu'on se retrouve avec un doc perso, on sait que ça va être galère. Il va falloir le mettre dans le dossier, le partager entre les deux sessions. Ensuite, il faudra penser à aller le rechercher. Du coup, on s'auto-censure à essayer de mélanger les choses. Ok. Très bonnes astuces. Est-ce que vous avez d'autres routines ? Sinon, qu'est-ce qui vous aide à rester super concentré sur ce que vous êtes en train de faire ? J'ai un truc paradoxal. C'est soit le silence, soit la musique. En fait, ça va dépendre de mon état, la plupart du temps, de ma forme, etc.

C'est-à-dire qu'un certain type de musique peut m'aider à rester concentré. Je sais que typiquement, j'adore même faire ma revue hebdo avec du bac. Moi, c'est parce que j'aime bien le bac. Donc, je me mets des morceaux de bac pour ma revue hebdo. Je trouve que ça m'aide à rester dedans. Après, sinon, pour certaines tâches, il va me falloir un silence total et absolu. Ou alors, si je suis en pomodoro, je vais me laisser le petit tic-tac. Pas trop fort, mais avec cette idée que si j'entends le tic-tac, c'est que je ne suis pas assez concentré. D'accord. Très bien. Et toi, Geoffrey ? Alors, moi, je veux aussi revenir sur la dimension de la musique. Parce que moi, je suis très auditif. Donc, le côté musique est important pour moi. Et je vais avoir des playlists et des musiques que j'utilise de manière différente à différents moments de la journée. Quand je suis plutôt en mode, je prends les tâches les unes après les autres, qui sont des tâches de moyenne, courte ou moyenne durée, je vais avoir une playlist qui va tourner avec des musiques diverses et variées, qui va enchaîner. Par contre, si je choisis de travailler sur un sujet qui peut être compliqué, difficile, ou qui va me demander vraiment un certain niveau de concentration, j'ai remarqué qu'avoir des musiques différentes qui passent, c'est quelque chose qui n'aide pas à ma concentration.

Donc, je vais prendre une musique et je vais la mettre en boucle. Alors, ça peut paraître, j'assume, ça peut paraître un peu rigide ou un peu bizarre. Mais je trouve qu'il y a des musiques qui s'y prêtent bien. Sif, par exemple, de Ted Kader, ou Bleu de Voracuz, ou Spirit de Sam Belaz, etc. Ce sont des musiques qui, quand elles tournent en boucle, elles ont un petit côté hypnotisant. Et en fait, on n'entend plus, mais ça fait un bruit de fond qui coupe tout le reste des distractions, qui coupe plein de choses. Il y a aussi beaucoup de choses qui arrivent en ce moment avec les longueurs d'onde, quand on découvre une musique avec du bruit blanc, du bruit rose, etc., qui permettent des ondes alpha que j'ai testées également, qui marchent avec, moi je trouve que ça marche très bien pour moi, et qui me permettent de rester concentré. C'est une mise en transe, quoi.

C'est une mise en transe, c'est aussi une manière de faire la différence entre un moment de travail et un moment de pause aussi. C'est-à-dire que je travaille, j'ai ce truc-là qui tourne en boucle, je fais une pause, je coupe la musique. Ou je mets une autre musique, ou je mets un autre rythme, ou etc., etc. Je trouve que le côté audio, c'est marrant parce qu'on a le visuel avec les sessions d'ordinateur dont on parlait il y a une seconde, et là on a le côté audio avec des rythmes différents, qui vont te stimuler de manière différente en fonction des besoins.

Du coup, je vais partager ce que je fais entre les pomodoro du matin, souvent. Je profite de mes pauses, de ces pomodoro, donc c'est cinq minutes la pause dans les premières petites, pour faire des étirements. Je me lève de ma chaise, je fais des étirements, des jambes, des bras, etc. Je vais à la fenêtre, je respire. Vous savez, c'est les respirations inspirées du yoga, où on va faire une narine d'abord, l'autre, etc. Et si j'ai encore un peu de temps, je fais de la respiration comme ça. En inspirant, je crois que j'inspire quatre temps, je retiens huit et j'expire douze, quelque chose comme ça. Je fais ça pendant quelques minutes, et après je m'en mets direct au boulot. En fin de session, c'est-à-dire après quatre pomodoro, comme ça, quand vient le grand moment de la pause, en général, j'étais super productif et je suis quand même bien plus en forme que quand je ne le fais pas. Il y a aussi de manière visuelle, il y a une appli qui est vachement chouette. Je ne sais pas si je peux donner son nom. Tu as des actions chez eux, je crois. C'est Respirelax, et donc il y a une petite bulle.

C'est sympa. La recommandation, c'est de faire cinq vraies minutes. Souvent, je n'ai pas le temps, mais déjà une minute et demie, on ressent un bien-être. Et puis la musique, ça m'aide aussi. Ok, écoutez, cet épisode était un peu plus long que d'habitude, mais les circonstances étant ce qu'elles sont, on s'est dit que ce n'était pas plus mal. De toute façon, on va continuer à en parler dans les jours qui viennent, soit par des articles, peut-être des vidéos, des choses comme ça. N'hésitez pas à aller sur le forum aussi pour en discuter. Sur le forum, j'ai une proposition. Je trouve qu'on est en train de vivre quelque chose qui est assez inédit, assez incroyable avec tout ce que ça a de dangereux, de stressant, mais aussi beaucoup de potentiel. Tu soulignais tout à l'heure que ça permet de mettre en valeur certaines tâches qu'on fait à la maison qui ne sont pas souvent dans les to-do listes.

C'est vrai que quand on donne la formation au GTD, souvent les gens disent que c'est vachement bien, je peux mélanger les tâches pro, les tâches perso et autres. Et ça met en lumière certaines choses. La question que j'ai envie de poser pour le forum, c'est s'il y avait une opportunité incroyable dans la situation qu'on est en train de vivre, pour vous, ça serait quoi ? Ça serait quoi cette opportunité ? Ça serait quoi cette découverte, cette possibilité que la situation et l'environnement qu'on est en train de vivre permettent que, finalement, pris dans le flux quotidien, on ne se donne pas la permission, on ne prend pas le temps de regarder, on ne voit pas, etc. Qu'est-ce que cette situation met en lumière et quelle est l'opportunité qui peut en découler ? Super, alors tu vois, je vais la reformuler en forme de teaser pour un des prochains épisodes. Quelle est la seule et unique chose que vous pourriez faire là maintenant, dans les circonstances qui sont les nôtres, pour rendre toutes les autres choses que vous avez à faire actuellement plus faciles ou non nécessaires ?

Super, on se retrouve bientôt alors. À bientôt. Productif et serein, c'est terminé pour aujourd'hui. Donc, on espère évidemment que cet épisode vous a plu. Et si c'est le cas, n'hésitez pas à, pourquoi pas, laisser une petite revue sur iTunes, ou appuyer sur les petites étoiles, les pouces, partager ça autour de vous, si ça peut servir, c'est vraiment super. Et on vous retrouve bientôt sur le forum. "

Pro et Serein est un podcast animé par
In Excelsis
26 rue du Commandant René Mouchotte
75014 Paris - France
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram