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Les "dossiers système" du travailleur nomade

Si vous êtes souvent en déplacement, ce qui suit devrait vous intéresser (sinon, c'est toujours sympathique de lire, notez). Je vais vous parler aujourd'hui des dossiers système, outil indispensable et trop méconnu du travailleur nomade.

La situation : Vous sortez du rendez-vous avec la carte de visite du prospect dans la main, que vous fourrez rapidement dans votre sac. Vous sautez dans le taxi et arrivé à destination, gardez la facturette dans la main avant de mettre le tout dans la poche. Cet hôtel n'est pas le plus moderne et pas moyen d'avoir un early checkout, il faut payer maintenant et vous voilà dans votre chambre avec votre sac dans une main, la facture dans l'autre, vous déposez tout ça sur la console avant de prendre quelques moments pour vous détendre. Puis vous ouvrez votre sac histoire de voir un peu tout ce que vous avez ramassé dedans depuis 3 jours que vous êtes en déplacement.

Et il y en a partout.

Dans telle poche du sac, dans telle autre, dans la veste, dans le pantalon, peut-être même… tiens, un emballage de barre chocolatée, OK… bref, tout cela n'est pas très accueillant et vous êtes fatigués. Vous tentez de mettre un peu d'ordre là-dedans, traitez certains items, mais pas d'autres (et comment faire la différence maintenant ?). Assez vite, vous lâchez l'affaire en vous disant que vous verrez bien en rentrant au bureau.

Trois mois plus tard, la compta vous demande si vous pouvez lui envoyer cette facturette dont vous réclamez le remboursement parmi pas mal d'autres documents de votre note de frais. Ah oui… qu'est-ce que j'en ai fait, déjà ?

Un système

Comme vous pratiquez Getting Things Done, vous sentez bien que vous devriez vous en sortir mieux que ça. Vous vous dites alors que vous avez besoin d'un système pour vos dossiers… en fait, non. Vous avez besoin de dossiers système.

Heureusement, ces dossiers existent ! Ils sont au nombre de six, et je vous les présente dans l'ordre :

  1. inbox (ça sonne familier)
  2. support action
  3. en attente
  4. vers le bureau
  5. à lire/consulter
  6. vers la maison

Ces dossiers peuvent prendre la forme que vous souhaitez : de vrais dossiers étiquetés (ben oui, on pratique GTD donc on a une étiqueteuse pour ces dossiers, c'est la base), une chemise à soufflet (6 minimum, si vous suivez), éventuellement des poches intérieures du sac (mais pas le plus pratique)… l'important est que vous ayez avec vous, dès que vous êtes en mobilité, ces 6 réceptacles : 3 pour l'action, 3 pour le rangement.

Commençons par les trois dossiers d'action.

Six dossiers

Inbox

Assez logiquement, celui-ci est destiné à recevoir tout, absolument tout, ce qui va vous arriver dessus durant vos déplacements et que vous n'avez pas encore traité. C'est la version mobile de la banette de bureau, ou encore de la boîte de réception des e-mails. L'idée est d'en faire le point d'entrée obligatoire et absolu de tout ce que votre main touche de physique qui nécessite un traitement ultérieur. Cela nécessite donc la rigueur d'ouvrir votre sac pour ranger la chose en question dans ce dossier "inbox" dès qu'elle vous arrive dessus. Un peu étrange au départ, mais la tranquillité d'esprit de savoir que tout s'y trouve, vous connaissez, et vous la retrouverez.

Support Action

Ce dossier est destiné à recevoir tous les éléments dont vous avez besoin pour faire ce que vous avez à faire. Il s'agit donc de pièces qui ont déjà été traitées et dont vous vous êtes dit "hm, je vais faire ça là-bas, j'aurais besoin de cette pièce avec moi". Exemple : votre client vous remet un énorme chèque au sortir du rendez-vous (ça arrive !), vous le mettez dans le dossier "inbox" évidemment. Le soir, vous traitez votre inbox et vous retombez sur le chèque qui est d'un montant du genre que vous n'avez pas envie de garder avec vous pendant les 3 jours que dure encore votre déplacement ; ça serait ballot de l'égarer. Vous décidez d'aller à la banque, inscrivez votre numéro de compte et signez votre chèque, inscrivez votre tâche d'aller le déposer dans votre app et le chèque… dans le dossier "Support Action".

En attente

Ce dossier-là sert pour rassembler toutes les choses dont vous êtes en attente durant votre déplacement. De nos jours, on n'y met plus grand chose, très honnêtement, mais il s'avère que trois ou quatre fois dans l'année, d'un coup ce dossier sert et on est bien content de l'avoir. Dans l'exemple précédent, une fois à la banque, vous déposez le chèque dans la machine (oui, l'hôtel était vieillot mais la banque est moderne), qui vous donne un reçu. Ah ! Vous pensiez mettre ce reçu dans "inbox" ? Pas vraiment d'autre chose à faire que d'attendre de voir la somme créditée sur le compte, ce petit bout de papier servant de preuve de dépôt, vous pouvez donc le ranger directement dans le dossier "En attente", que vous reverrez à l'occasion, tant que le crédit n'est pas acté et que vous pourrez jeter directement ensuite.

Voyons maintenant les trois dossiers de rangement du travailleur nomade, qui servent essentiellement à recevoir les éléments après que vous les avez traités, c'est-à-dire sortis de "inbox".

Vers le bureau

Ce dossier va recevoir toutes les pièces que vous devez maintenant rapporter au bureau pour les ranger ou les archiver. L'idée est de ne pas les mélanger avec d'autres pièces pas encore traitées, ou qui sont traitées mais doivent être apportées ailleurs. Ainsi, quand vous arriverez au bureau, vous n'aurez qu'à vider votre dossier "vers le bureau" et ranger les pièces qu'il contient au bon endroit. Plus rien ici ne réclame d'action de votre part, hormis un rangement.

Les 6 dossiers système GTDÀ lire/consulter

Ce dossier est destiné à rassembler les choses qu'il vous faut lire ou dont il vous faut prendre connaissance, sans pour autant avoir forcément d'autres actions attachées. Ainsi, vous tombez sur une documentation intéressante. Vous prenez le dépliant qui va dans l'inbox sur le moment, et une fois traité il y a des chances qu'il se retrouve dans ce dossier "à lire/consulter" pour que vous puissiez en prendre connaissance à un moment libre. Personnellement, j'embarque souvent, avant même mon départ, deux ou trois articles ou docs à lire que je mets dedans ; il arrive fréquemment que durant le voyage, j'ai un temps mort dont je peux profiter pour prendre connaissance de ces pièces.

Vers la maison

Similaire au dossier "Vers le bureau", ce dossier-là va, lui, servir à recevoir toutes les pièces qui devront être rapportées chez vous pour être rangées/archivées. Vous êtes )eut--être en déplacement professionnel, mais hors des heures travaillées vous pouvez faire des choses personnelles. Un achat dans un magasin d'un cadeau pour un de vos enfants par exemple, et à ce moment-là la facture, après traitement via l'inbox, ira dans ce dossier.

C'est cadeau !

Ces 6 dossiers n'ont pas l'air de grand chose mais croyez-en les travailleurs nomades, ils sont d'un très grand confort et vraiment faciles à mettre en œuvre.

Pro et Serein est un podcast animé par
In Excelsis
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