Vous connaissez l’histoire. Vous êtes tranquillement en train de réaliser une tâche, bien concentré, tout va bien, et d’un coup, une pensée surgit, qui n’a rien à voir avec le sujet. Mais vous voilà déconcentré, déstabilisé, et obligé de produire un effort pour vous re-concentrer.
En réalité, vous venez de faire deux efforts : l’un conscient (vous re-concentrer), l’autre inconscient, qui a eu lieu juste avant (le surgissement de la pensée inopinée).
Chacune de vos pensées est le fruit d’un effort, qu’il soit conscient ou non. Pour la réaliser et la mettre à portée de votre conscience, vos neurones s’activent et dépensent de l’énergie. Or cette énergie est limitée, ne serait-il donc pas intéressant de ne l’utiliser que pour ce qui est réellement utile ?
C’est l’un des principes de Getting Things Done, dont la plus simple déclinaison est le fait de tout noter. Si vous noter ce qui vous vient au moment où ça vous vient, vous verrez que vous le ressasserez infiniment moins, voir plus du tout.
Comme me l’a dit un jour David Allen : « si tu notes toutes les idées que tu as la première fois que tu les as, tu seras surpris du peu d’idées que tu as »… ce qui aurait pu être vexant mais je sais l’homme bienveillant !
Vient ensuite la deuxième étape, celle de transformer ce que vous avez noté en quelque chose d’exploitable en termes d’action à entreprendre et de résultat à atteindre, seule à même de laisser votre cerveau tellement tranquille —mais c’est un autre sujet.
Le sujet de cet article fin de compte, c’est de réaliser qu’il faut faire un effort conscient pour ne plus avoir à faire d’effort inconscient.
L’effort conscient, c’est celui que vous faites quand vous décidez de ne lire un email qu’une seule fois par exemple, en décidant ce qu’il convient d’en faire, où et quand.
Ou quand vous décidez de prendre les quelques dizaines de secondes nécessaires pour ranger ce document à l’endroit auquel vous savez qu’il appartient, vous dispensant d’avoir à vous souvenir plus tard où il peut bien être.
Ou quand vous choisissez de faire votre revue hebdomadaire, qui vous permettra le reste de la semaine de naviguer en confiance parmi toutes vos responsabilités.
Tous ces efforts, que l’on néglige de faire sur le moment « parce que, bon, pff », parce que « ça n’est pas si important, j’ai mieux à faire tout de suite », etc., sont ceux qui demandent là, tout de suite, un effort supplémentaire… qui vous dispensera d’avoir à en commettre de plus longs plus tard.
Le cerveau n’étant pas branché sur le mode de récompense à long terme, il paraît difficile de faire cet effort. Mais vous le savez, si vous ne le faites pas, vous aurez à en faire beaucoup plus plus tard, sans compter la perte de temps. Finalement, décider de suite quoi faire d’une chose et où ranger telle autre peut se concevoir aussi sur le mode de la récompense à court terme : la satisfaction de savoir que vous venez, ce faisant, d’épargner de la peine inutile à votre vous-même futur, ou à votre mémoire qui fera ce qu’elle peut quand elle peut pour renvoyer à la surface ce qui risque de trop sombrer sinon.
Rendez-vous service sur le moment. Vous l’apprécierez grandement plus tard.
Comme on dit, on n'arrête pas le progrès et la science continue de faire des pas impressionnant dans la découverte notamment des capacités du bel engin sis entre nos deux oreilles. Ainsi, des chercheurs japonais et américains ont réalisé une avancée vers le "téléchargement d'informations" directement dans le cerveau, sans avoir besoin de recourir à des phases actives d'apprentissage de la part de la personne qui possède le cerveau en question. Un peu comme dans Matrix.
Nous n'y sommes pas encore donc je ne crains pas tout de suite pour mon job (et puis, en tant qu'éternel apprenant, je trouve ça plutôt cool, si vous voulez savoir). Ce qu'on peut retenir de l'article cité plus haut, c'est notamment le pouvoir de la visualisation.
La recherche a déjà montré a plusieurs reprises que le cerveau humain ne distinguait pas l'imagination de la réalité, en termes de perception. C'est-à-dire que, pour le cerveau, la seule chose qui distingue le rêve ou l'imagination de la réalité est souvent l'intensité des sensations associées : dans la vraie vie, la sensation est augmentée par tous nos récepteurs (la vue, l'ouïe, l'odorat, le toucher le goût) alors que dans un rêve ou pour un scène imaginée, ces sensations existent beaucoup moins.
Tirant parti de cela, la programmation neuro-linguistique par exemple invite fréquemment le "client", lors des phases de projection vers un état idéal souhaité, à renforcer la visualisation en insistant sur des couleurs, des images, la représentation de personnes etc, puis en passant sur les sons (qui dit quoi, qu'est-ce qu'on entend) etc., passant en revue les 5 sens de façon à créer une "visualisation augmentée" (les "" car du coup, c'est davantage qu'une simple vision) bien plus présente et affectivement chargée. Ce qui est censé nous la rendre beaucoup plus réelle et donc nous aider à atteindre cet état, en le rendant "déjà là" en quelque sorte.
Quel rapport avec la productivité personnelle ? Au moins deux.
Tout d'abord, un des freins les plus profonds des personnes qui souhaitent "s'organiser pour réussir" (!) et atteindre une productivité sereine n'est pas tant à chercher dans la création de nouvelles habitudes ou la démolition d'anciennes, mais bien dans la recherche de la représentation qu'a la personne de ce que c'est que "être organisé". Lorsque l'on travaille dans cette zone, en restant évidemment loin des champs de la psychologie pure, la personne s'aperçoit souvent qu'elle a, au fond, une image plutôt négative de l'organisation : premier de la classe, truc de geek, pas drôle, pas créatif, pas spontané, etc.
Il ne surprendra personne, je pense, de constater qu'il est difficile d'adopter un comportement que l'on sait rationnellement vertueux si notre inconscient le trouve absolument contraire à notre identité.
Un premier travail est à faire dans ce cas là : qu'est-ce qu'être organisé signifie vraiment pour moi ? Savoir pourquoi cette image existe est plutôt à travailler en thérapie, ce que vous pouvez faire, vous, en attendant, c'est tenter d'identifier les bénéfices que pourra vous apporter cette organisation, et surtout d'arriver à imaginer qui vous êtes, vous, quand vous êtes "organisé". Un peu comme si vous pouviez observer différentes parties de vous-mêmes se parler : celle qui ne veut pas entendre parler de la moindre organisation, et celle qui souhaite au contraire être organisée (annonce : oui, c'est une technique dite de "dissociation", ça marche pas mal !).
Mais cela dépasse le cadre de ce simple article.
Un autre rapport de la puissance de la visualisation avec la productivité personnelle est à chercher dans la capacité d'alignement que cela donne entre nos actions quotidiennes et notre raison d'être. Dans cet article de "niveau 3", je n'ai pas peur de lâcher les grands mots !
Dans la méthode GTD, lorsque l'on parle des Horizons 4 et 5 on les présente comme respectivement l'étage de la vision et de la raison d'être. La raison d'être, c'est ce qui vous fait lever le matin (hors besoin pressant…), et la vision c'est la situation idéale issue de la raison d'être. Par exemple, votre vie idéale, si on reste large.
Il existe de multiples façons de travailler sur ces horizons, qui ne sont pas spécifiquement indiqués dans la méthode, laquelle sert dans ces cas davantage de "récipient" où stocker le résultat de ces réflexions. Pour autant, au niveau individuel (et dans une certains mesure aussi en équipes), il est possible d'utiliser quelques outils GTD sur lesquels David Allen passe assez rapidement comparé au reste.
L'un de ces outils s'appelle les Affirmations.
Une affirmation, c'est une phrase, écrite au présent, qui détaille en partie la vision souhaitée pour l'affirmer, c'est-à-dire la rendre présente ici et maintenant. Par exemple : "j'ai plaisir à ressentir le soulagement que me procure la revue hebdomadaire que je réalise toutes les semaines" ou "j'adore la sensation de fraîcheur dans ma bouche quand j'ai fini de passer le fil dentaire". Et répéter cette phrase, ou la relire, quotidiennement (parfois plus, suivant la rapidité d'adoption souhaitée) de façon à ce qu'elle devienne, au delà du mantra, une réalité.
Cela paraît très artificiel. Ça marche étonnamment bien. À condition bien entendu que cette affirmation soit réaliste au moins à 51% (non, répéter que vous volez grâce aux ailes qui ont poussé dans votre dos ne fonctionnera pas). N'importe quel être humain peut réaliser une revue hebdomadaire (si, si, je vous assure), donc ça marche pour ça, par exemple.
Ce qui se passe, en réalité, c'est simplement que cela vous met régulièrement à l'esprit le bénéfice de l'état à atteindre tout en vous en rappelant le moyen, et vous serez donc davantage disposé à le faire quand vous en aurez l'occasion, voire même vous finirez par provoquer ces occasions plus ou moins consciemment.
De la même manière que les cobayes de l'expérience ont amélioré leurs performances de jonglage simplement parce que les zones correspondant au jonglage dans le cerveau des professionnels ont été activées dans leur propre cerveau, une affirmation crée une visualisation de l'état souhaité en le rendant réel de façon à améliorer votre actuel comportement pour qu'il y corresponde, au bout de quelques temps, totalement.
Si vous pratiquez la méthode depuis un bon moment, que les fondamentaux sont bien en place et que vous avez commencé à intégrer les "horizons élevées" (3 à 5, en particulier 4 et 5), je ne saurai que trop vous inviter à écrire quelques affirmations (ça marche bien par 3 au début) et à faire ce travail de mantra jusqu'à vous apercevoir qu'un jour, cet état est effectivement devenu réalité.
Nous souhaitons tous pouvoir nous concentrer à volonté sur ce qui nous semble le plus important à n’importe quel moment et pouvoir régler l’engagement correspondant le mieux possible. Du moins, il me reste encore à rencontrer quelqu’un qui préférerait s’occuper à moitié de n’importe quoi n’importe quand sans en souffrir les conséquences.
Le problème c’est que nous sommes si souvent déraillé par les petites choses du quotidien que nous avons du mal à avoir la vue d’ensemble. Mais le problème est double, car très souvent nous n’avons pas conscience que cette vue d’ensemble elle-même est floue.
Seriez-vous d’accord pour avoir avec moi la vraie conversation sur les priorités ? Allons-y.
Votre vraie priorité, dans la vie, c’est de rester en vie. Je pense que nous en sommes tous d’accord. Une fois cette survie assurée, nous pouvons parcourir Maslow (au moins pour avoir un schéma directeur) et notre priorité devient d’exister. C’est-à-dire, dans les contrées où les gens sont intéressés par la productivité personnelle, la vraie priorité est l’expression de la raison d’être.
Pourquoi suis-je ici, maintenant ? C’est la réponse à cette question qui devrait guider toutes nos décisions. Mais cette réponse ne nous dira pas franchement quel est l’e-mail à écrire maintenant. C’est trop « haut », il faut « descendre » davantage dans le concret.
Descendons, et nous trouvons la vision. C’est-à-dire la réalisation de la raison d’être. Ou plus simplement, « à quoi ressemble ma vie idéale, rêvée ? ». Si je vis la vie que je souhaite issue de la raison d’être, comment vis-je ? Voilà encore ce qui devrait représenter notre priorité à chaque instant. Chacun de nos choix devrait participer à la réalisation de cette vision. Mais de nouveau, cela reste un peu trop énorme (encore que ce soit déjà plus précis) pour nous aider à décider quel e-mail écrire. Il faut descendre.
Quels objectifs dois-je atteindre pour vivre cette vie rêvée ? La plupart du temps, ces objectifs ne pourront être atteint qu’à moyen terme, disons 1 à 3 ans. Ce sont les résultats à atteindre qui me permettront de vivre comme je le souhaite, et là encore l’atteinte de ces résultats est ma priorité. Et parfois, cela pourra nous aiguiller vers le bon e-mail à écrire, mais très souvent nous serons encore un peu trop « haut ». Descendons.
Que dois-je mettre en place, quelles zones dois-je couvrir pour pouvoir atteindre ces objectifs à 1-3 ans ? Quelles responsabilités dois-je prendre, ou mettre en place, ou alimenter, pour pouvoir atteindre en 1 à 3 ans ces objectifs ? Voilà qui va me permettre d’y voir plus clair déjà sur le meilleur e-mail à écrire là maintenant, mais il se peut encore que ce soir un peu vague encore.
Quel résultat dois-je atteindre dans l’année qui vient, qui correspondent à l’une ou l’autre de ces responsabilités ? Si jamais vous avez encore un doute à ce niveau-là, vous pouvez encore descendre au dernier rang.
Quel e-mail dois-je écrire, parmi tous ceux que j’ai à écrire, qui conduit à l’obtention d’un résultat correspondant à l’une de mes responsabilité en place pour atteindre l’objectif à 3 ans permettant la réalisation concrète de ma raison d’être ?
Voilà la vraie question de la priorité résolue. Mais vous le voyez, cela suppose d’avoir plusieurs choses en place :
un système qui me permette de comparer entre elles toutes mes tâches « micro » (ici, les e-mails, mais c’est valable pour toute action)
un système qui me permette d’avoir consigné toutes mes priorités à chaque étage, pour savoir à tout moment « à quel niveau », ou à quel horizon, je situe ma réflexion et ma priorité.
La plupart du temps, nous n’avons pas forcément conscience d’avoir différents niveaux de priorités (même si nous le sentons bien inconsciemment) et nous n’avons pas forcément pris le temps de les clarifier. Or, c’est un travail essentiel pour être sûr de monter les barreaux de la bonne échelle. Et la plupart du temps, le système de comparaison des tâches est défaillant par le simple fait qu’il n’est pas exhaustif (je n’ai rencontré personne qui, avant GTD, ait réellement consigné toutes ses tâches, pro et perso, au niveau de la prochaine action).
Je laisserai en conclusion le mot de la fin à David Allen, qui résume bien cet article :
Votre capacité à vous recentrer, rapidement, sur les bonnes choses au bon horizon et au bon moment est la technique maîtresse des travailleurs de la connaissance.
Les Horizons d’Attention sont un des outils méconnus de la méthode GTD. La plupart du temps la mise en place de la méthode commence par les fondamentaux, c’est-à-dire la reprise du contrôle sur les actions quotidiennes, puis remonte au niveau des résultats qu’on cherche à atteindre avec ces actions (ce qu’on appelle un projet). Le chemin pour arriver jusque là est souvent déjà si ardu que la plupart des personnes n’aborde pas les horizons plus élevés. Il y a pourtant beaucoup à gagner à y aller. Ce n’est pas juste un luxe dans la méthode.
Je vais m'attarder aujourd'hui sur l’horizon 2, celui des Zones de Responsabilités, car c’est l’un des plus importants (sinon le plus important, suivant comment vous êtes « câblé » à l’intérieur). En effet, si les Horizons sont tous interdépendants, celui-ci peut être valablement considéré comme le pont entre les horizons du dessus et ceux du dessous. Par ailleurs, sa nature peut paraître un peu différente étant donné son rapport au temps, mais nous y reviendrons plus tard.
En quelques mots, cet horizon est constitué de vos responsabilités, c’est-dire des différents rôles que vous avez (choisi d’avoir) dans la vie. Il y a vos rôles professionnels, qui correspondent plus ou moins à votre fiche de poste (souvent augmentée de ce que vous faites en réalité). Il y a également vos rôles personnels : papa, maman, fils ou fille, amis et amies, la chorale du coin, le conseil des parents d’élèves, etc. Bref, tous les engagements que vous avez pris dans votre vie. Tous ces engagements sont donc autant de responsabilités, en ce sens que ce sont des choses dont vous avez accepté qu’on vous tienne redevable, ou bien que vous souhaitez par vous-mêmes occuper.
Il peut y en avoir beaucoup.
Le premier intérêt de cet horizon est donc de vous permettre de cartographier l’intégralité de vos engagements en termes de responsabilités (et non en termes de résultats à atteindre, qui caractérise l’horizon des projets). Ce travail est nécessaire pour vous aider à avoir la vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans votre vie en ce moment. C’est un bon moyen de réguler l’équilibre pro-perso, ou de prioriser vos activités. C’est un excellent outil aussi pour toute personne en phase de transition (établir les anciennes responsabilités puis les nouvelles pour « tracer » la route qui conduit des unes aux autres).
Un second intérêt réside dans la communication réalisée de fait entre les horizons du bas (actions et projets) et ceux du haut (buts, visions et raisons d’être -nous verrons pourquoi le pluriel). Ce rôle de pont est essentiel si vous avez à cœur de garder du sens à vos actions et vous assurer que vos activités quotidiennes sont bien alignées avec la personne que vous voulez être dans le monde (oui, on peut aller aussi loin que cela si on veut). Alors, comment ça marche ?
Si vous réalisez la cartographie de vous responsabilités personnelles, vous allez obtenir quelque chose qui ressemble à la carte mentale ci-dessous (vous pouvez faire la même chose au niveau professionnel pour avoir l'inventaire exhaustif).
Quant on pratique la méthode, on voit assez rapidement qu’en effet, les projets dépendent des responsabilités acceptées ou choisies, lesquels projets engendrent des actions pour pouvoir être réalisés. Ainsi, tout ce que vous faites en termes d’actions ou tous les résultats que vous cherchez à atteindre appartiennent à l’une ou l’autre de vos responsabilités. Si je vous enlève la responsabilité, vous n’aurez plus rien à faire du projet (ce point est particulièrement saillant si vous travaillez en Holacracy).
Ce qu’on voit moins en général, c’est comment cela s’articule avec les horizons du dessus.
L’Horizon 3, par exemple, est celui des buts et objectifs, c’est-à-dire des résultats à moyen termes (disons 1 à 3 ans) que vous souhaitez obtenir et qui nécessitent déjà de commencer à y travailler. La plupart du temps, et surtout de nos jours en entreprise avec l’accélération impressionnante de ces dernières années, si vous demandez aux gens ce qu’ils souhaitent d’ici 1 à 3 ans, vous obtenez un silence perplexe… Et à raison, car posée ainsi la question est très vague. Vous pourrez avoir bien davantage de précision si vous reprenez cette question en l’appliquant non pas à votre vie (pro ou perso) en général, mais à chacune des zones de responsabilité.
Vous êtes parent d’une petite fille de 5 ans. Très bien. Qu’est-ce que cela veut dire pour vous à 3 ans ? Quel parent souhaitez-vous être vis-vis de votre enfant d’ici 3 ans ? Y’a-t-il des choses à améliorer, à changer, à conserver ? Et vis-à-vis de votre conjoint, comment imaginer vous vos relations sur ce même intervalle ? Et maintenant, professionnellement, vous êtes chef de service, mais qu’est-ce que cela devrait être, à votre avis, d’ici 3 ans ? Comment serait-il souhaitable que votre poste évolue durant cet intervalle ?
On voit que les déclinaisons sont nombreuses, et je pense qu’à la lecture vous avez ressenti qu’il était quelque part plus aisé (et souvent plus motivant) de répondre à ces questions dans ce cadre, plutôt qu’un « dans ta vie » général. Autrement dit, les Zones de responsabilité sont réellement une source potentielle d’améliorations professionnelles et personnelles très importantes et fournissent un cadre très créatif pour cela.
Bien entendu, il ne s’agit pas de fixer les choses dans le marbre. Ces réflexions vous donneront des directions mais vous verrez bien que la vie vous enverra plein d’autres choses. Simplement, si vous souhaitez réellement garder un cap sur le long terme, cet outil est indispensable.
De la même manière, si je m’intéresse à l’Horizon 4, celui de la vision, qui rassemble ce que vous envisagez à long terme (une dizaine d’années), je peux également réfléchir à cela en partant de mes zones de responsabilités. Le résultat de cette réflexion sera bien entendu plus large de fait, mais tout aussi créatif. Quel père ai-je envie d’être dans dix ans ? On voit bien que cette question va au-delà de mon simple rapport à mes enfants, elle englobe aussi la personne que j’aimerais devenir (ou être, comme le souligne Hildegarde von Bingen, « devenir ce que nous sommes ») pour correspondre à ce rapport dans ce laps de temps.
Travail qui peut, si on le souhaite, se décliner aussi au niveau de la raison d’être. Quelle est la raison d’être de « moi-parent » ? Quelle est ma raison d’être professionnelle, au delà de mes activités à quelques mois ? Etc, etc. Vous comprenez pourquoi le pluriel…
Revenons à nos Zones de responsabilité de départ. Cet horizon, comme on le voit, est celui des standards à maintenir, de ce qui nous intéresse de faire ou de gérer.
Une fois ces zones établies, le chemin vers le court terme est presque évident, et souvent plus familier des praticiens GTD pour les rayons que j’évoquais en début d’article. Vous êtes parent, très bien. Quels résultats cherchez-vous à produire, ou de quels résultats êtes-vous redevable, dans ce domaine ? Y’a-t-il quelque chose de précis à faire (inscrire mon fils au conservatoire, développer son sens du partage…) ? Vous voilà redescendu à l’Horizon 1, celui des projets, des résultats à atteindre.
Et pour atteindre ces résultats, il faudra bien faire des actions (prendre rendez-vous avec la conseillère pédagogique du conservatoire…), seul moyen d’atteindre un résultat dans le monde dans lequel nous vivons.
Ainsi, il est tout à fait possible, et relativement habituel pour qui pratique l’horizon 2, de prendre des décisions, de prioriser le quotidien à partir des responsabilités (et non des projets).
Autrement dit, lorsqu’on a réalisé ce travail, il devient presque facile d’aligner un désir à 10 ans avec une action quotidienne. En tout cas il devient aisé de voir si nos actions quotidiennes contribuent bien à nos envies de vie.
Ce travail n’est évidemment pas à faire toutes les semaines, et d’ailleurs certaines personnes ne le feront jamais de toute leur vie et c’est très bien aussi. Mais si vous souhaitez pouvoir vous projeter, être acteur plutôt que suivre le cours des choses, c’est un travail d’une valeur inestimable.
Que ce soit Stephen Covey ou David Allen, nous avons là affaire à deux des plus grandes sommités mondiales du management et du développement personnel. Tous les deux ont influencé sur tous les continents des centaines de milliers de dirigeants, de cadres, de managers, ou tout simplement d'individus lambda.
Ils ont aussi chacun écrit des bestsellers qui se sont vendus à plusieurs millions d'exemplaires. Le premier est essentiellement connu pour son ouvrage "Les 7 Habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent" tandis que le second a notamment écrit "S'organiser pour réussir : La méthode GTD (Getting Things Done) ou L'art de l'efficacité sans le stress".
Mais aujourd'hui, parmi les dirigeants que j'ai l'occasion de former, une question revient périodiquement :
S'agit-il de deux méthodologies qui se complètent ou qui s'opposent ?
Il y a quelques temps, Stephen Covey (le petit fils) qui a repris l'entreprise de son grand-père et qui également promeut et diffuse la méthode GTD à l'international, a abordé cette question.
Il aurait vivement souhaité que son grand-père soit encore là pour l'installer dans la même pièce que David Allen et les écouter converser pendant quelques heures. Mais ce n'est pas possible. Il nous livre donc lui-même les grandes lignes du regard qu'il porte sur les deux approches.
En fait, il ne s'agit pas de méthodologies concurrentes mais bien complémentaires qui s'enrichissent l'une l'autre.
Les 7 Habitudes donnent une vision de haut niveau sur la vie d'une personne, et l'accent principal est mis sur les principes.
Certes, les 7 Habitudes traitent un peu des pratiques, mais se focalisent surtout sur les principes.
Figure 1: Les 7 Habitudes (FranklinCovey.com)
GTD est également une approche centrée sur les principes. Comme le dit David Allen lui-même :
C'est une approche qui présente les principes permettant à la fois de reprendre le contrôle sur les choses qui nous parviennent et de gagner en perspective sur ce qu'on a décidé de faire.
Mais cette méthode va beaucoup plus loin dans la mise en pratique, l'application au jour le jour, et les aspects concrets pour être plus efficace dans la vie.
En particulier, elle développe l'Habitude n°3 "Mettre les choses importantes d'abord". Pour cela, Covey fait appel à la célèbre matrice à quatre quadrants afin d'illustrer les différentes activités qui se déroulent dans la vie d'une personne. Et la clé pour une efficacité réelle est de s'assurer que le temps et l'attention appropriés sont consacrés au quadrant II ("Important mais pas Urgent").
Figure 2: Matrice de Covey/Eisenhower (Wikipedia)
Selon Stephen (le petit-fils), GTD est le meilleur outil pratique qui permette d'accéder le plus fréquemment au quadrant II. La Revue Hebdomadaire (qui est l'étape 4 de la méthode GTD) est d'ailleurs construite de manière à faciliter l'entrée dans ce quadrant II.
GTD s'appuie également sur d'autres habitudes comme l'Habitude n°2 "Commencer avec la fin en tête", ce qui se rapproche des Horizons d'Attention dans GTD.
Figure 3: Horizons d'Attention GTD (calmachiever.com)
En résumé, GTD fournit l'état de l'art pour l'opérationalisation, là où les 7 Habitudes apportent des principes généraux sans toutefois adresser les actions à effectuer au jour le jour, heure par heure.
GTD vous donne les moyens pratiques pour vous aligner avec les principes énoncés dans les 7 Habitudes.
En bon praticien GTD, vous avez une liste de choses que vous aimeriez faire, un jour, peut-être. La fameuse liste « Un Jour / Peut-être » qui porte bien son nom. Sur cette liste, vous mettez toutes vos bonnes idées, vos envies et désirs à plus ou moins long terme, d’importances différentes. De la visite au spa du coin de la rue à ce voyage au Machu Picchu, en passant par votre département que vous aimeriez bien passer en Holacracy (pourquoi pas !).
Si la plupart des personnes sépare cette liste en « privé » et « pro », nombreuses sont celles qui ne savent finalement pas trop quand revoir ces listes, qui contiennent tant d’intervalles de temps différent, sur tant de sujets disparates, qu’elles en deviennent peu attirantes(voire confuses, ce qui est l’opposé de la méthode). La check-list de la Revue Hebdomadaire indique bien une étape pour revoir la UJPE, mais dois-je vraiment revoir toutes les semaines le voyage au Machu Picchu, qui a priori ne risque pas de se faire dans l’année qui vient ?
La réponse, comme souvent avec GTD, est « ça dépend ». Ça dépend de votre niveau de confort avec l’idée de revoir ce qui se trouve sur cette liste à différents intervalles. Certaines personnes ont besoin de revoir certaines choses plus souvent que d’autres pour finir par agir dessus à un moment, d’autres peuvent laisser de côté leur liste UJPE pendant 6 mois avant d’y jeter de nouveau un œil, parce qu’elle ne contient rien pour eux qui mérite de la revoir avant.
Ceci étant dit, il est possible bien entendu d’envisager ces listes selon différents points de vue : vous pouvez classer votre liste Un Jour / Peut-être par sujets (entreprise, asso, vie perso…), par échelles de temps (à 3 mois, à 6 mois, à 1 an…), voire une combinaison des deux si c’est ce qui vous semble le plus pertinent. La méthode GTD vous invite à consigner dans un endroit précis tout ce que vous aimeriez faire un jour peut-être, mais libre à vous ensuite d’organiser cela comme il vous chante. Le point important de cette liste, outre le fait d’y noter des choses, c’est de la revoir. Si vous ne la revoyez jamais, vous avez simplement créé une poubelle supplémentaire, et vous conservez autant de tâches de fond dans votre cerveau qu’il y a dessus d’éléments que vous ne revoyez pas assez souvent. C’est dommage. Donc, on remplit cette liste, et on la revoit. Les différentes subtilités que vous pratiquerez dessus ne regarde que vous.
Ainsi, j’ai des clients qui ont des UJPE « pro - 3mois » qui font partie de leur Revue Mensuelle (oui, il existe une Revue Mensuelle dans GTD, je pourrai vous en parler dans les commentaires si vous le souhaitez), une autre « perso - 2 ans » à revoir tous les ans. L’avantage de procéder ainsi c’est que vos listes UJPE prennent d’un coup tout leur sens fonctionnel : ce ne sont plus des garages que vous rouvrez par hasard, ce sont de vraies listes de bonnes idées que vous vous autorisez à mettre en place quand le moment sera venu, car vous les revoyez aux intervalles pertinents. Vous savez qu’en agissant ainsi vous serez rappelés de cette bonne idée à un moment suffisamment pertinent pour vous permettre d’en faire un projet.
À l’heure où de plus en plus d’études en psychologie cognitive valident la pertinence et le fonctionnement de la méthodologie GTD, il est légitime de se demander finalement ce que vaut ce système, comparé à nos fonctionnements usuels.
Lors d'un récent meetup GTD, une participante nous a partagé l'histoire de ce cadre supérieur qui avait calculé le temps disponible moyen dont il disposait entre deux interruptions : 2 mn 30 sec. Ce fut l'occasion de présenter un système de gestion des interruptions qui fonctionnent (étonnamment) bien.
J'ai mis ce système en place pour la première fois chez un client il y a plus de deux ans. Directeur d'agence d'une grande entreprise de services, sa mission consistait entre autres choses à manager un service de support téléphonique. À ce titre, il était constamment interrompu par ses collaborateurs, soit pour des réponses à leurs questions (avec le client en ligne, il fallait faire vite bien entendu), soit pour répondre directement au client qui souhaitait "parler au responsable". Dans beaucoup de cas, le collaborateur aurait pu, selon mon client, traiter la chose lui-même. Par ailleurs, ce même client avait également la responsabilité des admissions à l'hôpital des ouvriers blessés sur les chantiers. Du coup il n'était pas possible pour lui d'appliquer la technique de la porte étanche. Le cas était le suivant : comment gérer les interruptions de manière à n'être interrompu que par ce qui le nécessite vraiment.
Je me suis inspiré d'une technique de coaching (les échelles), de la technique "de la casquette" découverte chez David Allen Company, ainsi que de certains éléments de communication interpersonnelle pour mettre en place avec lui un système qui permette donc d'avoir des plages de travail ininterrompu, tout en laissant la possibilité à l'urgence importante de faire son chemin jusqu'à lui dans les temps. Après quelques réglages, le système mis en place ressemblait à ceci :
Puis annoncez la règle aux collaborateurs : [quote]quand vous voyez (grâce au signal) que je suis indisponible (suivant la plage prévue), estimez sur l'échelle 1-10 l'importance de ce qui vous amène, et si c'est moins de 7, attendez que je sois de nouveau disponible[/quote]
Ces étapes mises en place, nous avons tout d'abord pensé (honte à nous) que tout passerait à 7. Eh bien pas du tout. Les collaborateurs arrivaient très bien à estimer l'importance des sujets ; certes, il y a eu besoin de faire quelques ajustements, afin de savoir pourquoi un collaborateur avait estimé à 7+ ce qui pour mon client ne l'était pas, mais ils ont donné lieu le plus souvent à des conversations très constructives et éclairantes pour les deux parties. Très rapidement, mon client a pu retrouver des plages de temps ininterrompues pour faire son travail de fond, en étant sûr que toute interruption désormais valait le coup.
Deuxième effet bonus, nous nous sommes aperçus au bout de 3 à 4 mois que mon client ne voyait même plus passer les 4 et moins : les collaborateurs s'en chargeait eux-mêmes ! Ils se sentaient capables et responsabilisés.
On pourrait penser que ce système ne fonctionne que si vous êtes vous-même le chef, et qu'il est impossible à mettre en place vis-à-vis de votre propre hiérarchie. L'expérience a montré que c'était tout à fait possible, à condition toutefois de mettre en place une étape supplémentaire qui permette à votre supérieur d'être sûr que vous allez revenir vers lui dès la fin de votre plage d'indisponibilité. Cela peut prendre la forme d'une bannette courrier ouverte vers l'extérieur, d'un filtre de messagerie particulier qui redirige dans un dossier "N+1" tout ce qui vient de lui et que vous consultez plus souvent, etc. Ne vous y trompez pas, dans la majeure partie des cas, un n+1 de bonne foi préfère que vous soyez efficace, et vous laisser travailler s'il sait que vous allez revenir vers lui sans qu'il lui soit besoin de le faire. Ça passe par une discussion de bonne volonté.
Si jamais vous vous reconnaissez dans la situation de mon client, je vous invite à mettre en place ce système simple (sans en négliger aucune étape !) ; il a fonctionné sans exception partout où il a été installé. Je suis curieux de vos retours !
À titre d'illustration, voici (suite à un post en anglais sur LinkedIn), une version de ce système mise en place par un chef d'entreprise... en Inde !
"A force de tout organiser comme ça, vous n'avez pas l'impression de vous empêcher de vivre des trucs ?" La jeune cadre qui pose cette question, lors de la présentation à cette grande entreprise française de diverses méthodes d'organisation, est sincère. Avoir tout sous contrôle empêcherait au final la vie de se manifester, ou du moins, nous de la vivre pleinement. A mon sens, c'est tout le contraire.