Pro

et

Serein

Vous connaissez l’histoire. Vous êtes tranquillement en train de réaliser une tâche, bien concentré, tout va bien, et d’un coup, une pensée surgit, qui n’a rien à voir avec le sujet. Mais vous voilà déconcentré, déstabilisé, et obligé de produire un effort pour vous re-concentrer.

En réalité, vous venez de faire deux efforts : l’un conscient (vous re-concentrer), l’autre inconscient, qui a eu lieu juste avant (le surgissement de la pensée inopinée).

Chacune de vos pensées est le fruit d’un effort, qu’il soit conscient ou non. Pour la réaliser et la mettre à portée de votre conscience, vos neurones s’activent et dépensent de l’énergie. Or cette énergie est limitée, ne serait-il donc pas intéressant de ne l’utiliser que pour ce qui est réellement utile ?

C’est l’un des principes de Getting Things Done, dont la plus simple déclinaison est le fait de tout noter. Si vous noter ce qui vous vient au moment où ça vous vient, vous verrez que vous le ressasserez infiniment moins, voir plus du tout.

Comme me l’a dit un jour David Allen : « si tu notes toutes les idées que tu as la première fois que tu les as, tu seras surpris du peu d’idées que tu as »… ce qui aurait pu être vexant mais je sais l’homme bienveillant !

Vient ensuite la deuxième étape, celle de transformer ce que vous avez noté en quelque chose d’exploitable en termes d’action à entreprendre et de résultat à atteindre, seule à même de laisser votre cerveau tellement tranquille —mais c’est un autre sujet.

Le sujet de cet article fin de compte, c’est de réaliser qu’il faut faire un effort conscient pour ne plus avoir à faire d’effort inconscient.

L’effort conscient, c’est celui que vous faites quand vous décidez de ne lire un email qu’une seule fois par exemple, en décidant ce qu’il convient d’en faire, où et quand.

Ou quand vous décidez de prendre les quelques dizaines de secondes nécessaires pour ranger ce document à l’endroit auquel vous savez qu’il appartient, vous dispensant d’avoir à vous souvenir plus tard où il peut bien être.

Ou quand vous choisissez de faire votre revue hebdomadaire, qui vous permettra le reste de la semaine de naviguer en confiance parmi toutes vos responsabilités.

Tous ces efforts, que l’on néglige de faire sur le moment « parce que, bon, pff », parce que « ça n’est pas si important, j’ai mieux à faire tout de suite », etc., sont ceux qui demandent là, tout de suite, un effort supplémentaire… qui vous dispensera d’avoir à en commettre de plus longs plus tard.

Le cerveau n’étant pas branché sur le mode de récompense à long terme, il paraît difficile de faire cet effort. Mais vous le savez, si vous ne le faites pas, vous aurez à en faire beaucoup plus plus tard, sans compter la perte de temps. Finalement, décider de suite quoi faire d’une chose et où ranger telle autre peut se concevoir aussi sur le mode de la récompense à court terme : la satisfaction de savoir que vous venez, ce faisant, d’épargner de la peine inutile à votre vous-même futur, ou à votre mémoire qui fera ce qu’elle peut quand elle peut pour renvoyer à la surface ce qui risque de trop sombrer sinon.

Rendez-vous service sur le moment. Vous l’apprécierez grandement plus tard.

La question est régulièrement posée en formation quant à savoir « comment gérer un projet dans Getting Things Done ». Un peu de bon sens et de pratique suffit à répondre à la question.

Qu’est-ce qui va où ?

Si toutes nos prochaines actions sont ventilées dans nos contextes et que le résultat à atteindre est sur une autre liste, avec tous les autres, comment je fais pour avancer sur les jeux Olympiques ? Pas très différemment de ce que vous faites sans doute déjà, en fait. Mais toute la nuance est dans les détails.

Bien entendu, dès qu’un projet est un peu exigeant, il va falloir des plans d’actions, des rétro-plannings, utiliser des documents et fichiers divers.

Auparavant, c’est-à-dire avant GTD, nous mettions tout ça dans un gros dossiers papier (pour ceux qui sont « papier »), en mélangeant un peu tout ensemble (actions, docs, communication, etc), et le plus souvent maintenant que nous baignons dans l’informatique la réalité est que tout est éparpillé un peu partout : dans les emails, dans des fichiers sur un dossier partagé, dans la tête, chez un collège, etc.

Cela complique inutilement le travail.

Nous avons vu que, dans Getting Things Done, les projets sont un résultat à atteindre et que ce résultat doit être consigné tout seul dans la liste des résultats à atteindre, la fameuse « liste de projets ».
Les prochaines actions, elles, vont dans nos listes de prochaines actions donc, ventilées par contextes.

Très bien. Mais que faire de tout le reste ? Où vont mes actions qui ne sont pas les prochaines ? Et mes jalons ? Mon rétro-planning ? Ma documentation ? Mes pièces projets ? Les communications afférentes ?

Nous allons utiliser un principe bien connu : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. C’est juste plus simple pour nos cerveaux, et ça nous demandera moins d’effort au final. Par contre, ça nous demandera un peu plus d’effort au démarrage ; effort souvent négligé parce que « pff j’ai mieux à faire », ce qui, sur l’année, nous fait perdre une énergie et un temps considérable.

Prenez quelques minutes pour ranger dès le début, cela vous épargnera des jours de recherche plus tard.

En somme, voici la réponse :

En pratique, ça donne ça

Ainsi le dossier projet, comme son nom l’indique, est un dossier qui va contenir toutes les pièces relatives à un projet, nécessaires à sa bonne fin : pièces et fichiers divers, rétro-planning (les jalons vont dans le calendrier car ils ont un rapport au temps évident), plan d’action. C’est là que l’on va lorsque l’on a besoin de quelque chose pour nous permettre de terminer une action, ou savoir quelle va être la prochaine.

En termes très concrets (j’ai remarqué que les GTDistes aimaient le concret !) :

Ce rangement très simple va vous permettre d’être beaucoup plus tranquille au cours de la vie du projet, mais il nécessite une légère rigueur : celle de ranger immédiatement l’élément au bon endroit dès qu’il vous arrive dessus.

Je reçois un e-mail avec une pièce jointe importante pour le projet qui va servir plus tard ? Je la sors immédiatement de l’e-mail pour la mettre dans le dossier projet sur le disque partagé.

Un nouveau jalon m’est donné par ma hiérarchie ? Je le place directement dans le calendrier (et sa prochaine action éventuelle directement dans la bonne liste de contexte).

Je reçois un SMS qui me donne une info capitale pour la bonne route du projet ? J’intègre la demande à mon système et si jamais je souhaite conserver le SMS… eh bien le mieux reste de faire une copie-écran que je m’envoie et glisse ensuite dans le dossier projet.

Toutes les semaines, lors de la Revue Hebdomadaire, vous mettez de l’ordre dans vos projets à l’aide de votre liste de projets. Tous les jours, lorsque vous agissez, vous utiliser vos listes de contextes pour avancer sur tel ou tel projet ou demander où en est telle ou telle délégation, et si les actions nécessitent que vous utilisiez telle ou telle pièce, vous savez où la trouver : dans son dossier projet !

Soyons clair, les temps actuels n’ont rien de normal, et nous ne pouvons que souhaiter qu’ils ne deviennent pas la norme. Pas tant pour l’aspect du télétravail qui, si j’en crois ceux qui le pratiquent (enfin), est plutôt bien vécu, mais pour l’aspect « enfants à la maison ». Les avantage habituels du télétravail : pas de temps perdu en trajets dans des transports publics bondés ou à 10km/h dans un véhicule de 3 tonnes et demi, moins d’interruptions du chef ou des collègues, enfin du temps pour le travail de fond… sautent dès les bouts de choux s’en mêlent !

En effet, si vous avez autour de vous en cette période de confinement des enfants de moins de 10 ans, parvenir à réaliser 2h de travail efficace par jour, ça sera déjà très beau.

En somme, le télétravail actuel n’est pas vraiment ce qu’on entend habituellement par télétravail. En ce moment, on vous demande d’être à la fois un peu au boulot et un peu à garder vos enfants, et ça n’est pas du tout pareil.

Et pour vos enfants non plus.

Ce sont eux qui m’intéressent ici, plus particulièrement vos ados informatisés.

La déferlante des emails : une solution pour vos ados !

Avec la difficulté de mise en place des débuts, vous aurez évidemment remarqué l’impossibilité de se connecter correctement à l’ENT et le fait que, pour continuer à assurer leur mission, la plupart des profs se sont mis à vous envoyer tout cela… par email !

Deux conséquences : si votre enfant n’est pas en âge d’avoir sa propre adresse, vous avez d’un coup une surcharge dans votre propre inbox ; et s’il a la sienne, vous aurez peut-être remarqué d’un coup son œil hagard et miséreux à l’ouverture : « euh… P’pa… par quoi je commence ? »

Ce même regard que vous avez peut-être déjà constaté chez vos collègues, ce regard qui est peut-être parfois le vôtre lorsque vous allez « faire vos mails ».

Nos ados se retrouvent donc confrontés d’un coup à une réalité de notre monde d’adultes : la déferlante d’informations (pas toutes pertinentes) à traiter pour pouvoir trier le bon grain de l’ivraie et définir, in fine, « quoi faire ».

« Fais tes devoirs » est subitement devenu un brin plus complexe…

Parce que faire ses devoirs commence maintenant par d’abord comprendre ce qu’on demande, exactement, de faire. Sans prof pour le présenter en classe à l’avance ni même pour répondre dans le moment (et parfois pas davantage par email), votre ado va devoir définir son travail avant même de pouvoir commencer à le faire.

C’est pourquoi j’aimerais vous donner aujourd’hui la méthode la plus à même de s’en sortir (et à vous-même aussi si vous ne la pratiquez pas déjà). Il s’agit d’appliquer le triage de la méthode Getting Things Done de David Allen à l’inbox de votre progéniture. Comme je l’ai fait également à la maison.

Mise en place et méthode

La première chose à faire est de trouver un système pour noter les tâches à faire. Vous pouvez utiliser ce que vous voulez, mon ado étant sur Gmail j’ai opté pour la simplicité et je l’ai invité dans un premier temps à utiliser les Google Tasks (accessibles depuis les emails, icône bleue dans la barre sur la droite). Un des grands avantages est qu’il lui suffit de glisser-déposer un emails dans les tâches pour en créer une nouvelle, celle-ci pointant en retour par un lien vers l’email.

D’abord, la mise en place.

Dans Google Tasks ou tout autre logiciel ou carnet de votre choix, créez trois listes : à faire, un jour/peut-être, en attente. Dans l’ordinateur de votre ado (ou dans son dossier sur le vôtre), créez trois dossiers : en cours, référence, archives.

Voilà, c’est tout.

Ensuite, la méthode.

Tout email donne lieu à l’une des 6 décisions suivantes, réparties en 2 catégories : a) les emails qui provoquent des actions, b) ceux qui n’en nécessitent aucune.

Dans la seconde catégorie ("rien à faire"), vous avez 3 cas de figure :

  1. l’email n’a aucun intérêt : à jeter !
  2. l’email doit être conservé parce que les infos qu’il contient pourront resservir plus tard : à classer dans « en cours » si les infos concernent un projet en cours (pas encore terminé), ou bien dans « Références » sinon (en gros, c’est quelque chose qui peut servir en général).
  3. l’email est intéressant en soi, il y aura quelque chose à faire mais pas dans un avenir proche (et d’ailleurs, peut-être qu’on ne le fera jamais) : à faire glisser dans la liste de tâches « Un jour/peut-être »

Dans la première catégorie ("quelque chose à faire"), vous avez là encore 3 cas de figure :

  1. l’email demande une action qui peut être faite en moins de 2 minutes, invitez votre ado à la faire tout de suite (et jetez l’email ensuite s’il n’a aucun intérêt, ou bien appliquer le classement du point précédent)
  2. l’email peut être envoyé à quelqu’un qui pourra le faire à sa place (cette catégorie sera assez peu utilisée par votre ado, mais on ne sait jamais ! ) : à glisser-déposer dans la liste de tâches « en attente ». Cette même liste pourra servir à votre ado pour mettre les emails qu’il a envoyé à ses prof s’il en attend une réponse.
  3. l’email demande une action à faire, mais qui demande plus de 2 minutes : à glisser-déposer dans la liste de tâches « à faire » et à modifier le titre pour y mettre l’action exacte à faire.

J’attire votre attention sur ce dernier point : il faut que le titre de la tâche soit bien une action. Avec un verbe d’action. Mettre « faire l’allemand » n’a aucun intérêt, parce que votre ado devra relire ensuite l’email correspondant pour retrouver ce que « faire » veut dire exactement. Mettez l’action exacte : « faire les ex. 3 et 4 p. 45 », ou « réviser les verbes sein et haben » ou « tracer les bissectrices de l’ex. 4 et mesurer les angles opposés ». Du concret !
Il faut qu’en lisant la tâche, on comprenne exactement ce qu’il s’agit de faire.

Ainsi, une liste inutile, comme celles que je vois chez 90% des gens en entreprise, ressemblerait à :

Des listes utiles ressemblent à ça :

Vous voyez la différence ?

Je suis sûr que oui. Et vous (ou votre ado) avez peur en même temps du temps que vous craignez devoir passer à écrire à ce niveau de détail. Je peux vous l’assurer, et l’expérience vous le prouvera, votre ado gagnera énormément de temps en écrivant ces tâches à ce niveau de détail plutôt qu’en relisant 4 fois le même email pour retrouver toujours la même action qu’il n’a pas encore faite… la frustration en plus.

Cerise sur le gâteau, s’il faut rendre la tâche au prof à une date définie, vous pouvez ajouter une date dans Tasks et faire un tri de la liste par échéance, de façon à voir le plus pressé en premier. S’il n’y a pas d’échéance particulière, surtout n’en mettez pas ! Ça ne sert à rien de s'obliger à faire un truc pour mardi si on peut aussi bien le faire lundi ou jeudi. Le mieux, c'est encore de le faire quand c'est le meilleur moment.

Et l'inbox zéro dans tout ça ?

Invitez votre ado à pratiquer cela : il s’agit dans un premier temps de vider l’inbox (car oui, une fois que vous avez trouvé quoi faire de l’email, vous pouvez le sortir de l’inbox) pour arriver à 0, tout en remplissant des listes de tâches précises à faire.

Que faire de l’email une fois qu’on a défini la tâche ?Je me répète au cas où vous auriez manqué l'information : à archiver (pour pouvoir retomber dessus en cliquant sur le lien de la tâche correspondante par exemple) ou à jeter (s’il ne contient aucune info ni rien d’intéressant).

À l’arrivée, il aura une boite e-mail vide, et des listes de tâches utilisables :

Ses dossiers contiendront, eux :

Quand il ou elle aura identifié tout cela, la routine quotidienne consistera à lire toutes les tâches et choisir celle qui lui paraît la plus pertinente… et ne soyez pas étonné si votre ado se met tout d’un coup à faire les choses !

Je vous laisse essayer et revenir vers moi si vous avez des questions.

Les projets dans Getting Things Done

Qu’est-ce qu’un projet ?

L’article du jour concernera un des horizons de Getting Things Done très connu pour en préciser un peu plus les contours : les Projets (« H1 » pour les intimes).

Retour aux fondamentaux de GTD : un projet est un résultat que l’on cherche à atteindre dans l’année qui vient, et qui nécessite plus d’une seule action concrète pour être achevé.

L’acception du mot est bien plus large que ce qu’on entend communément, surtout dans le monde de l’entreprise, où un projet est, certes, un résultat, mais qui peut parfois n’être atteint que dans plus d’un an, et qui quoi qu’il en soit comporte au minimum beaucoup d’actions, et que l’on fait en général à plusieurs. En entreprise, quand on parle de projet et qu’on est tout seul dessus, les gens appellent généralement ça une tâche.

Or, ce que nous dit déjà la définition est important dès l’entrée en matière : un projet est un résultat à atteindre. C’est-à-dire que la nature réelle du projet est de passer d’un état à un autre, d’élaborer tout un tas de critères qui nous permettront à un moment d’estimer que le travail sur ce sujet est terminé parce que, tous les critères ayant été atteints, le résultat est atteint.

En somme, un projet est une construction mentale.

C’est d’ailleurs pour cela qu’il a son propre horizon, séparé des actions, car personne ne « fait » de projet. On peut concourir à l’atteinte d’un but, d’un résultat, par diverses actions, mais on ne peut pas faire un projet.

Les personnes qui vont organiser les jeux Olympiques ne vont pas faire le projet « organiser les jeux Olympiques ». Jamais. À aucun moment. Ce qu’elles vont faire ? Passer des coups de téléphone, envoyer des emails, rédiger des contrats, échanger des informations, se réunir pour discuter de tel ou tel point, envoyer d’autres emails, etc, etc.

Que des actions. Parce que dans notre coin de l’Univers, la seule chose que nous puissions réellement faire, ce sont des actions. Mises bout à bout et en parallèle parfois, ces actions vont permettre de satisfaire aux critères de réussite que l’on s’est fixés jusqu’à les avoir, au final, tous satisfaits. Et le projet est terminé.

En conséquence, dès que plusieurs actions sont à mener en série ou en parallèle pour l’atteinte d’un résultat précis, il nous faut bien un moyen de les relier entre elles pour les identifier comme telles. C’est ce à quoi sert la formalisation du résultat, c’est-à-dire le projet.

C’est pour ça que, dans Getting Things Done, la définition du projet se fait à partir du nombre d’actions nécessaires. Pour nous, un projet, finalement, est un fil rouge qui relie entre elles toutes les actions concourant au même résultat final. Et c’est aussi pour cela que, très souvent, nous nommons les projets un peu différemment, en termes de résultat atteint : « Le site Web est en ligne » (et non « Faire le Site Web ») ; ou bien « J’ai donné ma présentation du T3 2020 au board » (et non « pres’ board »).

D’ailleurs, les chefs de projet (au sens usuel en entreprise) qui rencontrent la méthode préfèrent souvent parler de « résultats souhaités », et cela a du sens. On pourrait parler de liste de résultats à atteindre plutôt que de liste de projets.

Une cheville ouvrière

Comme tout horizon dans Getting Things Done, les projets ont donc leur propre liste à eux. Étant différents des actions, ils n’ont aucune raison de se retrouver mélangés à elles. Et de même qu’il n’est pas nécessaire de relier dans un logiciel chaque projet à sa zone de responsabilité, il n’est pas non plus nécessaire de relier forcément chaque action à son projet. La rédaction de l’action comme celle du projet nous indique assez clairement le lien qui existe entre les deux. Mais c’est un saut de la foi un peu poussé même pour des GTDistes aguerris.

Quoi qu’il en soit, la liste de projet, celle que l’on passe en revue lors de la Revue Hebdomadaire, est donc dans sa plus simple expression une liste qui égraine tous les résultats que l’on se propose d’atteindre.

Pas besoin d’en faire plus. Pas besoin d’y mettre le plan d’action ni d’information supplémentaire. Cette liste est une carte que nous lirons à l’aide de notre boussole intérieure pour savoir comment avancer, quel projet mettre de côté momentanément, sur lequel mettre l’accent en ce moment, etc.

Il est intéressant de constater que cet Horizon des projets est juste en dessous de celui des zones de responsabilités.

C’est-à- dire que le projet, en plus de relier entre elles les actions concrètes permettant l’achèvement des critères de réussite afférents, relie aussi ces actions à vos responsabilités.

Dans l’alignement idéal des planètes en effet, tout projet en cours appartient à une des responsabilités du dessus. Sinon, c’est que vous être en train de vous occuper d’un résultat qui n’est pas de votre responsabilité… ou bien que cette responsabilité est manquante (ce qui arrive parfois).

Ainsi on peut concevoir un projet comme la traduction conceptuelle d’une responsabilité effective, dont les actions figurent, elles, la partie opérationnelle.

En langage plus concret : si j’ai une responsabilité, je l’exerce ou la remplis par l’atteinte de résultats, laquelle atteinte est permise par les actions. On voit bien que trois réalités de la vie sont couvertes ici, chacune par son horizon, et qu’en mélanger deux entre elles ne peut apporter que de la confusion.

La séparation des listes d’actions et des listes de projets n’est pas une coquetterie. C’est ce qui nous permet au final de prioriser à la semaine tout en étant sûr d’être alignés lorsque nous agissons au quotidien.

La gestion des e-mails

Notre coach vous conseille dans la gestion de vos e-mails

RÉSUMÉ

La gestion des e-mails

Ce webinaire de 35 minutes vous guide dans la structuration de votre logiciel e-mail pour une meilleure gestion des actions et références

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..

Notre coach vous explique chaque étape, et pour chacune, vous avez la possibilité de mettre en pause le temps de la réaliser de votre côté.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

Défi des 14 jours – seconde partie

Retour sur les expériences et apprentissages des participants durant les 2 semaines, étape par étape

RÉSUMÉ

Le défi des 14 jours – seconde partie

Pendant deux semaines, les participants ont relevé le défi d'améliorer une ou plusieurs étapes de la productivité sereine.

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done. Martine et François sont deux participants du forum qui pratiquent la méthode depuis quelques temps.

Nos trois intervenants échangent sur ce qui leur a permis d'améliorer leur pratique de productivité sereine durant les 2 semaines du défi.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

- [Andrew] You're listening to Getting Things Done, the official podcast of the David Allen company, episode three, A Guided Mind Sweep with David Allen. Welcome everyone to the third episode of Getting Things Done, GTD for shorthand and this podcast is all about helping you on your journey learning the art of stress free productivity. My name's Andrew J. Mason and this episode we're in for something special. This is a guided mind sweep that David Allen's performed at a previous webinar. Now this podcast episode is going to differ a little bit from he previous two so far. Meaning, you can listen to it entirely from start to finish and not write anything down but I'm willing to bet, as David says, that one or two things are going to pop to the front of your consciousness that if you write them down are gonna be highly valuable for you later on. You know, one of the first steps of GTD methodology is capturing anything that has your attention and so this process that we're going through today is all about externalizing what's on your mind, taking a step back and then getting to a place where you can make decisions about it. This segment, as well as literally hundreds of other pieces of awesome content designed to take your GTD game to the next level are available as part of GTD Connect. Now, if you're interested in becoming a part of that community and getting the inspiration you need, head on over to gettingthingsdone.com/podcast and stay tuned to the end of this episode for a coupon that'll give you a significant discount at checkout. Now, if you haven't already, get out your note taking devices, whatever you use to externalize thoughts. This is gonna be valuable. Here's David Allen performing A Guided Mind Sweep.

- [David] For those of you who may mot be that familiar with the GTD and you're a new member here at the connect and you're not that familiar or haven't done a whole lot of mind sweeping for yourself personally yet, this is basically the idea here is simply to empty what we call psychic ram. You know, that short term memory space that's hanging on to oh I need to, would, could, oh I got to, oh I need to, whatevers. Some basic ground rules here or some guidelines to get the most value out of this, what you don't want to do is stop and think about what you're thinking about you just wanna write it down. So, nobody's looking, unless somebody's watching you do this right now so be totally honest and candid with yourself. You have the total freedom to wad up the piece of paper and throw it away after you finish it. This is not, this is not to analyze your commitment, this is just to capture the things that you might have attention on. Another way to think about this is what, just what do you have attention on what has intentional meaning for you? This morning, actually last night as I was walking back to my cottage at home I just noticed three of my yard lights, my little halogen lights, outside lights were out. I mean that's one of those things so easy for me to go "I'll remember that." Right. As soon as I get into the house I've forgotten it and the next, til whatever. But I remember this time that I walked in and I got a nice little half-size pad right by the phone that I can just walk in and write on. Katheryn and I are often, we see each other running over writing stuff on the pad much like that and then tearing the pad off. And so I actually replaced those lights this morning which was yay, good for me. Anyway, don't want to bore you with the details of my life. Let's get into it. So the whole idea here is anything on your mind, some of you have probably started already. Just write it down. Cat food, oh yeah I need to call aunt Susie. Oh yeah, da da da da. Now, what I'm gonna do is both helpful and bothersome. I'm going to actually call out in an auditory form, I'm gonna sort of give you triggers of stuff that might trigger some things 'cause sometimes it's helpful you know to kinda stir the dust inside your head and have me or somebody remind you about things. Oh yeah, that might help. The reason it's bothersome is you get on a roll here and then you hear me jabbering but you still wanna keep going with your own roll. So I suggest, just keep going with your own roll and listen to me with half an ear. See if that triggers anything. If you start to slow down a little bit, then come back to whatever I may be mentioning. So, that's the game. If you haven't started already just grab all the top of mind stuff, anything top of mind. One other just little caveat here, if those are you that are old GTD, old-timer GTDers, if this already in your system, if whatever it is that's on your mind or that pops into your head you absolutely know you have there then sure, you probably don't need to write it down. But be cautious about that because if it pops into your head at all, meaning there's probably something that might not be on cruise control about it. So, when in doubt write it down. You can always scratch it out later if you realize you've over captured but much better to over capture. This is not to organize, not to analyze just grab them as fast as you can 'cause you see, once you've pulled the plug these things start to roll and they'll be associating in your mind, lots of other stuff. So first of all, top of mind stuff. What's on your mind, what do you have to do today that may not be captured yet? What's up for you? Just jot it down. Abbreviate, write fast. You might want to think about what just happened yesterday or the last couple of days. Meetings, conversations, stop you in the hall stuff. Things that have shown up in the mail. Voicemails you've gotten. Emails that yanked your chain or that you haven't been able to do anything to think through yet but you know you need to. While you're doing this, if any of you have access to your calendars or diaries, it's not a bad idea to pull that out and glance part of the weekly review which is a great thing to do that I always say in my life is a backward look for a week or two. Just quickly scan back and catch all the oh, that reminds me. If you look back I'll be willing to bet you that you'll see something back there in terms of meetings or things you had on your calendar that may bounce some stuff out of your head that you need to grab. Same thing with going forward. Especially this next upcoming week or two. Events, presentations, family stuff coming up. Speaking of which, any summarizing things and that's with an e-r not an a-r on your mind. Unless you're down under and it's winterize. What's up for this season? Could be a lot of you in the northern hemisphere this is vacation time. Anything about vacation, planning, family. Social events. Nitty gritty work stuff. Projects, projects that have emerged that you haven't identified as such yet. Anything on your mind that you'd call a problem right now that you need to grab to later on make a project. Real good idea to do a site walk-around in your mind's eye. If you are in your office right now look around. Anything on the tables, on the desk, on the side-bar credenzas. Your in baskets, your pending areas. Anything representing new stuff that's shown up you haven't had a chance to identify yet as something you need to do something about. And in your mind's eye you might want to walk around, if you do during the week go to a regular type of office, a regular type of office building and have staff around you and other people around you, just go there quickly in your mind's eye. What about that? Anything that reminds you about meetings, people, projects, problems, situations, opportunities that are up and haven't been caught yet. Might do the same around your home, house. If you're there, you might want to look around just in your mind for even what you can't see and also what you can. Any projects, pipes need fixing. Spackle needs spackling. Any new equipment changes. Clean-up, fix, redo. Projects in the yard if you have one. And of course a great trigger is just people. Who are all the people in your life right now? What comes to mind? Anybody you have attention on? Conversations you need to have, want to have. Okay, this is a, particularly for those of you who are familiar with mind sweeps, I'm gonna lift up to what I call 20 thousand feet because often times the areas of focus and responsibility that we refer to sometimes gets into subtler stuff that maybe is still on your mind, just little, not quite as easy to grab. So for instance, 20 thousand feet, let's take your job. If you have, if you're doing work, what are the four, five, six, seven things you are supposed to be handling well? First of all, is your job clear itself. Anything unclear about that you need to grab. Things changed, things have morphed, things have shifted in the company in terms of your responsibilities. All that clear and on cruise control yet. And whatever those areas you're responsible for. Research, PR, business development stuff, sales, marketing. Anything about staff, staff development, hiring, performance reviews et cetera. Assets, quality control. Tech stuff. Come performance review time what are you gonna be held accountable to have done well over this period of time. Thinking about all that, does anything pop into your head that you haven't grabbed yet? Projects, more subtle stuff that's kinda been hanging out there. Possibilities, opportunities. Someday maybes. And sort of moving over to the sort of overall life areas of focus, how about your own personal and professional development. Anything about classes. Anything you're trying to learn. Anything you'd like to research, get better at. Anything on your mind about that. Personal finances, assets, investments, bank stuff. How about fun. I hate to admit but sometimes I forget Oh yeah, fun. What are the things you like to do? Anything that's been on your mind you might wanna, concerts, subscription series, plays. Fun things, things to do with the family. Speaking of family, anything about your relationships you maybe haven't caught it yet. Personal direct family relationships. Extended family. Good friends. Your network. Pets, don't forget the pets. Your creativity, creative expression. Everything okay about that, any classes you wanna take. Things you might wanna do. And how about all your gear. All your gear okay? Printers, faxes, scanners, Blackberries, iPhones. Are you really gonna do something about the iPad or not. Any of that. Okay, if there were something that you haven't captured, what would it be? Okay, well it looks like not many of you have dropped off so hopefully this wasn't too intimidating for you. You know, usually people feel a combination of grief and relief when they sit down and do these lists. But that's obviously what we work with and for those of you who are not familiar with our workflow coaching process, that's the first thing we do. Just about the first thing we do when I sit down to work with an executive or whoever I'm coaching, is we need to get it all out so this is stage one of how do you get things under control is first of all you have to identify what's not on cruise control. That is the things we have attention on as usually there's an inverse relationship between these things being on your mind and them actually happening. So the whole idea is to move from identifying to then getting things onto cruise control, which is where we go next about these, which are the next two phases of getting things under control which are okay, now, now I got these out of my head. That will serve you temporarily and feels good temporarily. A lot of people that just sort of changes their life, actually. When they just get into GTD they just get this first stage and start writing down a lot more than they ever wrote down before. Sleep better, able to focus better et cetera, but then if you don't move to the next two phases of okay, now I gotta decide what I, what exactly that means to me that I wrote down. Many times people will write something like mom and I go "Yeah, well you had one "but that's just historical data, "why did you write it down?" Oh yeah, so now we have to go through the, okay, do you really want to get this onto cruise control? It'll suck right back up into your mind again and you'll start resist looking at your lists simply because there's more thinking to be done. The more thinking to be done, is phase two and phase three, what we call processing or clarifying what exactly these things mean to you that you got out of your head, and then phase three is now organizing the results of that. When I think through mom, what is the outcome that I'm wanting to achieve there. You'll see Kelly's put the, our new workflow diagram up on the screen so you can see these are the basic questions you just need to ask yourself. Essentially, the reason things have your attention is because you have not put sufficient attention on them. They're kind of a paradoxical situation but it's because you actually finished your thinking about them that that's why they're still open loops in your head and why they keep popping in there. The mind just doesn't manage those very well, it doesn't manage them very objectively, they just tend to pop in often times based upon how much emotional content you had wrapped into it, or how recent the thing got inserted into your head. Those will tend to be as they pop out but that's, all that's doing is just letting you know, hey dude, there's something that you still haven't thought about or decided about or really determined about this yet. And these are the basic questions. What is it? Mom, why did you right it down? Well, it's her birthday coming up so great, is it actionable. You see that on the screen, basic question, two optional answers. Yes or no, are you going to do something about mom or not? And often times that's where things get hung up right there. And then once you make that decision, you might say, "No, I'll just wish mom a happy birthday. "She doesn't make a big deal out of it "and I send her good thoughts." So no. Maybe I want to put her birthday on a spread sheet where I'm keeping track of birthdays so it will become a piece of reference. Or maybe it's incubate. Maybe her birthday's not coming up for another six weeks. You don't wanna decide yet and you say, "I'll just kinda sleep on that for a couple of weeks. "That'll still give me still plenty of time "to do something about it." So then you could put a trigger in your calendar or in a tickler file and then come back to it. I doubt you'd wanna trash the idea, you might say, "Well just wishing her happy birthday "is sufficient." And it's complete but those are the, you know, it if's not actionable and all those could be perfectly fine answers. If it is actionable and you go, "Oh yeah, I guess I gotta do something about mom "and her birthday." Then there's two questions and you see them almost side, sidebar there you see that there's little dotted line that goes up at the left called what's the desired outcome, that means that there's more than one step to this. If you say, "Look, all I just wanna do is "I'm just gonna call mom and leave her a message "and wish her happy birthday." And you can do that in two minutes, well that's just not multi-step thing, that's just okay, that's the next actions, call mom. You could do it in two minutes so that would fit in the two minute rule that you see down there under do it. You would just do that. If, likely that kind of scenario you say, "No, we need to give mom a birthday party." Or perhaps it's like I need to look into whether my sister and I really wanna do this or not for her, then that might be what I call R&B, that's my shorthand for look into project. But anyway, that would be a desired outcome which you see if say, "Yes, gonna, "either I'm gonna give mom birthday party, "or I'm gonna research it." Now you have a project so you see that arrow going over to the left and that becomes a project that's a stake in the ground you need to park somewhere and then keep reminding yourself that you have that commitment now to get, to get that done. Again, back to the simplicity of getting things done is defining what done means. What does done mean about mom and birthday? Is it just that you researched it to make a go, no go decision or you've actually celebrated her birthday? In either case that would go on your project list and of course, tied very directly to that is what's the next action? And then the next action might be I guess I gotta call my sister and see, let's chat about what mom might want. Fabulous. Can you call your sister and do that in two minutes? No, probably not if she answers the phone we'll probably on the phone a while. Great. Can you delegate that to somebody? Probably not. So that means I need to defer it. You see that is the third bubble up to the left there. Okay, now I to park that. Need to call sis, can't do it right now or I don't want to do it right and I need to park that in which case, if you say "Hmm, well I only can call sis "on Saturday, or that's the time I can probably reach her." Then you might want to put it on Saturday's calendar so you don't need to think about it but on Saturday that's just something to do that day and you're gonna do that on Saturday, you can park it there. Or if you said, "No, I'm just gonna "call my sister as soon as I can in and around "all the other stuff I need to do." That's where you would defer it to your next action list. Where you put it down with the little A there for the action list. That would go on a calls list or wherever you wanted to keep track of that kind of thing. Basically, if you've done all that, you've made those decisions, parked them somewhere. And then of course, what we can't handle on the phone here is then making sure you have some regular review. You trust then that where you parked these things you're actually gonna engage with appropriately. You're gonna look at that project list and see mom's birthday coming toward you frequently enough to make sure that it doesn't slip and you're gonna see the reminder to make the phone call and some appropriate time and place so you can do that in time. Now, that's a lot said but that's basically the simplicity of the process. This is not some sort of theoretical gee, this might work. This is literally what we spent thousands of hours with folks doing and it's what those of you familiar with GTD you know that's how you get your in basket empty. You don't have to finish mom and birthday but you do need to clarify what exactly it means to you. What does done mean and what does doing look like and park those things appropriately.

- [Andrew] So, if you played along with us then hopefully you've got some tremendous value out of that conversation. If you're like me your inbox is just tiny bit more full and we just wanna remind you that that, as well as literally hundreds of other pieces of amazing content designed to take your GTD game to the next level are available, ready and waiting for you over at GTD Connect. If you'd like a significant discount while signing up use the code podcast when checking out. And you can do that all over at gettingthingsdone.com/podcast. Well hey, we hope you've enjoyed these three launch episodes of Getting Things Done. This is a weekly podcast. We're gonna be alongside you for your journey every single week and next week we are so excited. The CEO of David Allen Company Mike Williams is going to be interviewing a GTD champion who's working in the agricultural space so maybe not a context that you've heard before, but some fantastic stuff there. And as always, we want to hear from you. What do you like about the podcast? What would you like to see more of? You can send us an email over at podcast@davidco.com and we would absolutely love your ratings and reviews in iTunes. We'll see you all next week. Until then I'm Andrew J. Mason asking you, now that you've listened to this podcast, what's your next action?

Défi des 14 jours - première partie

Rappel des 5 étapes et choix de votre défi des 2 prochaines semaines

RÉSUMÉ

Le défi des 14 jours - première partie

Pendant 2 semaines, concentrez-vous sur une (ou plusieurs) des 5 étapes afin de perfectionner votre pratique.

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..

Notre coach vous détaille chaque étape, et pour chacune, vous pourrez choisir d'en faire l'objet de votre défi.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

À force de donner des coachings et des formations à la méthode, j’ai fini par dégager trois paradoxes apparents, qui rebutent les personnes lors de la mise en place de la méthode. Comment s'en sortir ?

Premier paradoxe : se faciliter la vie, ça se travaille

Le premier concerne l’investissement que cela demande. Je me suis formé dans ma carrière à à peu près toutes les méthodes qui existent relatives à la gestion du temps, des priorités, du stress, etc. Une seule tient sa promesse sur tous ces sujets, c’est GTD, mais c’est aussi la méthode qui demande le plus d’investissement au départ, en temps, en énergie et parfois en moyens, pour la mettre en œuvre. Cela demande un réel engagement, comme si vous décidiez d’apprendre une nouvelle langue ou un instrument de musique. L’image n’est pas exagérée. Si vous voulez avancer, votre professeur vous a certainement fait remarquer qu’il faut pratiquer, de préférence un peu tous les jours plutôt qu’une grosse heure tous les weekends (s’il ne l’a pas fait, changez de prof, conseil amical).

Cet effort perçu à l’avance est généralement le plus gros frein, il semble nécessiter de la part des personnes une raison suffisamment valable et forte pour choisir de le réaliser. Une grosse motivation semble nécessaire, un peu comme pour quelqu’un qui, n’ayant jamais couru de sa vie, décide de se « mettre au sport ». : il faut une grosse motivation. Or, le problème de la motivation, c’est qu’elle ne tient pas dans la durée. Un motivation ne porte de résultat que sur le court terme. Comment faire alors quand on souhaite se développer à long terme ? Il faut trouver un autre levier, ce qui fera l’objet d’un prochain billet (dans un de mes anciens métiers, on appelle ça un teaser !). Premier paradoxe : se faciliter la vie au quotidien pour passer moins de temps sur les choses nécessite un gros travail de mise en place préalable, qui se rajoute à l’existant.

Deuxième paradoxe : il faut pratiquer pour savoir comment pratiquer

Le deuxième aspect bloquant souvent mentionné par les nouveaux venus à la méthode concerne l’outil : que choisir pour gérer toutes ces listes ? Une simple recherche internet avec « outil GTD » retourne une pléthore de possibilités et il faut une bonne dose de persévérance pour aller faire son choix au delà des 3 premiers résultats. Avec souvent des logiciels qui, comble de l’ironie, s’ils se clament « GTD compatibles » sont parfois cependant loin de la simplicité qui fait la force de cette méthode, ce qui est déroutant et susceptible de créer de mauvais réflexes qui vont compliquer la méthode plus que nécessaire (GTD peut être complexe, mais pas compliquée).

Ainsi, la personne qui aura su se motiver pour aller au delà de la première grosse marche, se trouve souvent découragée ici par le fait de devoir faire un choix parmi une myriade de possibilités dont, au final, il n’est pas dit qu’elle soit en mesure de l’effectuer. Deuxième paradoxe : une fois les fournitures de base en place, il faut avoir pratiqué un peu la méthode pour savoir de quoi l’on a besoin pour la pratiquer (comment construire son système GTD).

Troisième paradoxe : réfléchir et agir, mais pas en même temps

Le troisième aspect consiste ensuite en la régularité nécessaire à la bonne pratique de la méthode au quotidien comme à la semaine. Là aussi, il est nécessaire de modifier certains comportements, ce qui est l’une des choses les plus difficiles à faire pour un être humain. J’ai réussi à traduire mes choses à faire en actions et projets, j’ai réussi à mettre tout cela dans un outil qui semble fonctionner, mais là maintenant à moyen terme, ça ne suit pas ; j’essaie mais plus j’essaie et plus c’est difficile. Ici, je pourrais presque citer Yoda, « fais, ou ne fais pas, mais n’essaie pas ».

La méthode demande à un moment d’agir sans plus y réfléchir. Ce qui amène au troisième paradoxe : on passe un temps considérable à réfléchir avant d’agir pour pouvoir ensuite agir sans réfléchir. Alors qu’au final, ce n’est que logique : d’abord je réfléchis, ensuite j’agis le fruit de ma réflexion (renard et hérisson), puis je réfléchis de nouveau pour corriger ce qui doit l’être, après quoi j’agirai de nouveau ma correction. Etc. Vous aurez reconnu notamment la revue hebdomadaire.

Et maintenant, comment s'en sortir ?

Voici donc les trois écueils, ou paradoxes, qui semblent les plus fréquents. La question est de savoir qu’en faire maintenant. Raisonnons un instant en bon « GTDers » (la clarification) : y’a-t-il quelque chose que nous souhaitions faire à propos de ces problèmes ? Si non, vous pouvez cesser ici votre lecture et retournez à vos occupations. Si oui, alors quel résultat souhaitez-vous pour surmonter chacun de ces écueils rencontrés ? Une fois que vous avez ces résultats, quelle prochaine action pouvez-vous entreprendre pour chacun d’eux, afin d’avancer ne serait-ce que d’un pas vers le résultat souhaité ?

Vous aurez, chacune, chacun, vos propres réponses qui sont les seuls valables. Pour l’heure, laissez-moi vous donner un principe directeur, et une piste d’action concrète.

Le principe directeur : le PVF ou le PJE

Pour s’en sortir, il faut selon moi conserver à l’esprit un principe fondamental : le Principe du Vrai Fainéant, également nommé Principe du Juste Effort selon la formulation qui vous parle le mieux. Ce principe consiste à toujours rechercher le meilleur impact pour le moindre effort. Un Vrai Fainéant, tel que l’entend David Allen, est quelqu’un qui n’aime pas faire deux fois la même chose, sauf si ça l’amuse. Ainsi, dans toute votre approche de GTD, je ne saurai que trop vous inviter à simplifier, simplifier, simplifier… sans être simplistes !

GTD est une méthode très simple, elle vous donnera le meilleure d’elle-même si vous respectez ce principe. Un choix à faire ? Quel est le plus simple, c’est-à-dire celui qui fonctionnera suffisamment bien pour donner le meilleur résultat souhaité tout en nécessitant le moins d’effort ? Ainsi donc armé du PVF/PJE, comment aborder ces paradoxes ? Je vous fournirai prochainement des éléments de réflexion pour vous attaquer à chacun des trois paradoxes, mais pour l’heure vous pouvez déjà commencer votre réflexion, équipé du principe directeur.

La piste d’action concrète : le rangement

Quelle piste d’action concrète pourrait convenir ? Je voudrai attirer votre attention sur l’aspect selon moi le plus négligé dans la méthode et qui, pourtant, semble avoir un impact majeur : le système de rangement. Avoir de quoi ranger les choses est abordé dans le livre comme dans la méthode, mais force est de reconnaître qu’il est relégué un peu au second plan et fait l’objet de peu de cas des participants lors des formation. Il est pourtant central.

Où pourrais-je ranger quoi que ce soit si je n’ai pas de quoi ranger n’importe quoi ?

Nulle part. Dans quasiment tous les coachings individuels, j’ai pu constater que le système de rangement était défaillant. Cela concerne aussi bien les aspects physiques (vrai dossier papier) qu’électroniques (GED rudimentaire, gestion des listes peu solide). Or GTD requiert, d’expérience, trois outils pour sa mise en place :

Le premier va vous servir à savoir où ranger ce satané prospectus qui vous intéresse bien mais que vous ne savez pas où mettre de façon à ne plus le voir jusqu’au moment où vous en aurez besoin, ou bien ce devis signé pour lequel vous n’osez pas créer un dossier parce qu’il n’y aurait rien d’autre à ranger avec (pour le moment…) et que bon, vous n’allez pas prendre 5 minutes pour créer un bon gros dossier suspendu pour ça tout de même.
Le deuxième est le plus évident, les gens le voient bien en général. Il sert à ranger toutes vos listes : projets, prochaines actions triées par contexte, éléments en attente, et calendrier (oui, un calendrier est une liste de choses qui arrive au cours du temps).
Le troisième aspect est celui qui vous permet de ne plus avoir de trou dans la raquette. Il s’agit de faire entonnoir de tous les flux d’information qui utilisent généralement des médias divers (SMS, What’s App, réseau entreprise, messagerie instantanée, réseaux sociaux, téléphone, courrier, réunions et interactions, idées propres, etc.).

En conclusion, armé du PVF/PJE et en partant de cette piste d’actions concrètes, vous devriez pouvoir résoudre les trois paradoxes (qui, au fond, n’en sont pas vraiment) plus facilement.

Ma cliente était enthousiaste. Le coaching avait très bien démarré, les différentes étapes s’enchainaient bien et elle réussissait sans trop de souci à adapter la méthode à son univers. Jusqu’à ce moment où elle s’arrêta net. L’œil soudain fixe, les bras refermés sur son corps, le dos légèrement en retrait. Et la voix blanche :

« Elles sont dingues, vos listes »

Je laissai passer un temps.

« Jamais je n’arriverai à gérer tout ça, c’est n’importe quoi. Personne ne peut gérer tout ça ».

Encore un temps avant ma réponse, la plus bienveillante possible, qui fut la suivante : « ce ne sont pas mes listes. Ce sont les vôtres… et ce ne sont pas vos listes qui sont dingues… »

La fin de la phrase se lisait dans son regard « … c’est ma vie. ».

Nous utilisons beaucoup de listes dans la méthode GTD. La plupart des personnes en ont une dizaine en moyenne. C’est un reproche qui est souvent fait à la méthode par qui s’est découragé avant d’aller au bout.

Mais ces listes ne sont que le reflet de la réalité.

Elles contiennent toutes les prochaines actions qui sont les vôtres, du simple fait que vous soyez en vie et que vous ayez la vie que vous avez accepté de, ou cherché à, avoir.

Elles contiennent tous les résultats que vous souhaitez atteindre pour vous-mêmes ou que d’autres personnes attendent de vous, du simple fait que vous ayez le métier qui est le vôtre, avec les obligations qui sont les vôtres, aux niveaux personnels comme professionnels.

Elles contiennent tout ce dont vous êtes en attente de la part des autres, du simple fait que vous en ayez besoin pour continuer vos propres affaires ou que vous leur ayez demandé un résultat nécessaire pour vous.

Elles contiennent enfin tous vos engagements pris dans le temps, maintenant et à venir. Et même tout ce qui peut potentiellement vous intéresser de faire un jour, peut-être.

Ça peut faire beaucoup.

Beaucoup donc se découragent devant ces listes alors qu’elles ne font que leur mettre devant les yeux tout ce qu’ils ont accepté de prendre en charge. Comme si le simple étalage de tous leurs engagements soudain mis en exergue, devant leurs yeux, indiscutables, factuels, présents, leur tombait sur les épaules.

J’ai même parfois l’impression, lorsque je demande aux gens de faire ces listes, qu’ils découvrent des choses. Alors qu’on ne fait que les déterrer.

Oui, ça peut faire beaucoup. En fait, je peux même vous dire combien, par retour d’expérience, suite à l’observation d’un nombre conséquent de clients : entre 150 et 250 prochaines actions concrètes à entreprendre, qui concourent à l’atteinte d’environ 40 à 100 résultats (en combinant vie personnelle et vie professionnelle).

Quand j’annonce ces chiffres, peu de gens les acceptent. Soient qu’ils n’y croient pas (jusqu’au moment où, avançant dans notre travail, ils s’aperçoivent qu’ils commence à les atteindre), soient qu’ils ne réalisent pas vraiment ce que ça représente.

Peu les acceptent froidement. Pourtant, ne pas écrire ces prochaines actions ni ces projets ne les fait pas disparaître pour autant. Ça les met juste sous le tapis. Mais il faudra bien les faire, à un moment.

Quelle meilleure option, alors ? Avoir une série de listes qui les contient tous, à partir desquelles vous pourrez choisir en confiance d’agir sur ce qui mérite le plus votre attention dans l’instant, dont vous savez que cela provoquera le meilleur impact puisque vous avez pu le comparer à toutes les autres ?

Ou bien les garder sous le tapis, continuer à fonctionner avec une seule liste incomplète qui ne contient que des mots-clés et nécessite de définir ce qu’ils veulent dire à chaque lecture ; et une boite pleine d’emails qui nécessitent d’être relus encore et encore pour déterminer ne serait-ce que s’il est possible de s’en occuper maintenant ? Et accepter que cela vienne nous réveiller la nuit ?

Exactement.

Nos listes, dans GTD, sont un reflet exact de nos engagements à l’instant présent. Tout y est. C’est ce qui nous permet d’avoir confiance dans l’emploi de notre temps. C’est aussi ce qui nous permet de discuter l’ajout de nouveaux engagements férocement, car nous avons une vision exacte de notre charge de travail réelle. Et c’est ce qui nous permet de ne plus tout accepter.

Le seul moyen d’avoir une vie qui vous permette de faire ce que vous souhaitez sans que vos engagements, tâches et projets ne vous la mange, c’est de faire ces listes. Si vous ne voulez pas que votre vie soit dingue, vous avez besoin de ces listes.

Ma cliente ? Elle a fini son coaching. Et elle adore ses listes.

Enfin les vacances

Partir en vacances pour aller se reposer, c'est bien. Partir l'esprit libre, c'est encore mieux.

Tous les ans à l'époque des vacances un certain nombre d'articles fleurissent dans les médias pour nous donner des conseils généraux sur la manière de nous préparer afin de partir en vacances le coeur léger. Mais qu'en est-il pour le manager ?

Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise au retour ?

Heureusement, la réponse est positive. Et il n'est pas si compliqué que ça de mettre en oeuvre ces bonnes pratiques car on peut les extraire à partir de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire.1

Voyons ici comment l'adapter avant notre départ en vacances.

 

Avant de partir

Partir l'esprit léger passe d'abord par le fait de déposer tout ce qui y est stocké (dans notre esprit) et "dégager le paysage" des semaines à venir.

En somme, nous avons besoin d'être sûr de ce que nous n'allons pas faire durant ce temps de vacances afin de pouvoir nous sentir bien.

Selon David Allen, l'un des gourous actuels du management et du développement personnel, c'est le seul moyen d'y parvenir.

"you better know what you’re not doing before you can feel comfortable about not doing it"

Cette maxime vaut d'ailleurs aussi bien pour la vie de tous les jours que pour la période de vacances. (En effet, dans mon quotidien, c'est parce que je connais la liste de toutes les choses que j'ai à faire que je peux me permettre sereinement de m'attaquer à celle que je juge la plus importante sans avoir l'appréhension de découvrir trop tard une chose plus urgente ou plus importante ; cela me permet également d'être en capacité de faire face à l'impromptu qui ne manquera pas de survenir dans ma journée.)

Alors, avant de partir : 3 conseils !

Conseil n°1 : Gagnez en clarté

Dans un premier temps, il s'agit d'avoir une vision claire de l'ensemble des choses qui sont en suspens, en faire un inventaire exhaustif.

Il peut s'agir de notes prises en réunion, de reçus et de cartes de visites ramassés, de divers éléments qui, malgré vous, se sont accumulés dans vos poches, sacs, attachés-cases, de textos et autres messages vocaux, en plus des canaux normaux que sont vos boîtes mail et vos réseaux sociaux.

Rassemblez toutes ces choses dans des endroits de collecte (physiques ou numérique) que vous allez pouvoir traiter, sans oublier qu'une partie significative de ces choses devra atterrir directement dans la poubelle.

Traiter signifie ici passer en revue méthodiquement ce qu'on vient de collecter, décider et lister l'action que cela entraîne, le projet qui est concerné, l'élément qui est en attente, l'événement à porter sur l'agenda et les documents à archiver. On procède ainsi jusqu'à avoir vidé chaque item de nos piles, boîtes vocales, courriels et textos, y compris notre tête qui trop souvent conserve en arrière plan des idées, des projets, des initiatives qui méritent également d'être notées au bon endroit.

Conseil n°2 : Mettez à jour

À ce stade, il est temps maintenant de s'assurer que ces listes sont propres, que les choses caduques sont effacées et que tous les items sont à jour.

Sur vos listes d'actions, cochez celles qui ont déjà été exécutées et prenez une minute pour réfléchir à celles qui doivent suivre.

Ensuite, faites un zoom sur les dernières pages de votre agenda. Si vous scannez les deux ou trois dernières semaines vous allez immanquablement trouver des actions ou des informations en suspens, que vous pourrez porter sur vos listes. Ça ne manquera pas de vous rappeler de nouvelles choses. En effet, les réunions ou les événements auxquels vous avez participé suscitent des idées sur les actions à engager. Notez-les également.

Faites de même pour les deux semaines de votre agenda qui vont suivre votre retour de vacances. Passez en revue les événements qui y sont inscrits et collectez les actions qu'il faudra engager. Cette anticipation vous évitera le stress du retour de vacances.

Si vous avez l'habitude de tenir à jour une liste des choses "en attente" (ce que je vous recommande) passez-la en revue pour voir si par hasard il ne faudrait pas relancer une personne avant de partir ou si ça peut attendre votre retour. Profitez-en pour cocher sur cette liste ce qui n'a plus lieu d'être.

Enfin, évaluez un à un le statut de vos projets en cours. Assurez-vous d'avoir pour chacun une action suivante à engager. Passez en revue le dossier relatif à chacun de ces projets pour vous assurer que les éléments présents sont actifs et pertinents.

Conseil n°3 : Accueillez les idées nouvelles

Cette étape est le fruit spontané des deux précédentes. Vous serez surpris de constater que de nouvelles idées pourront maintenant venir s'ajouter naturellement car vous avez éliminé les obstacles de votre éco-système au flux naturel d'énergie créative qui est en vous.

Il vous viendra maintenant des "Tiens ! Ça me rappelle que…" et "Oh, je pense que j'aimerais…". Laissez émerger ces idées spontanées.

Ce processus s'inspire du simple bon sens mais rares sont les personnes qui s'en servent bien et aussi régulièrement qu'elles devraient, c'est-à-dire fréquemment pour leur permettre d'avoir l'esprit libre, d'être détendues et de garder la situation en main.

C'est l'occasion de compléter ou de vous créer une liste "un jour peut-être" . Ajoutez-y toutes les éventualités émergentes auxquelles vous venez juste de commencer à penser.

Les idées posées sur cette liste sont de véritables pépites. Elle n'ont rien d'immédiates mais elles sont la porte ouverte au démarrage de nouveaux projets. Vous serez plus enclin à saisir des opportunités quand elles se présenteront, si vous les avez préalablement identifiées et collectées. Et vous serez surpris d'observer que certains des éléments de cette liste se concrétiseront bel et bien, sans gros efforts conscients de votre part.

 

Et pendant les vacances

Il est possible qu'au milieu de vos vacances vous commenciez à remarquer qu'une certaine agitation de votre esprit a tendance à revenir. Les soucis de la maison ou du travail qui étaient ces derniers jours à des années-lumières redeviennent subitement imminents. Votre esprit recommence petit à petit à s'attarder sur des projets et des tâches qui vous attendent chez vous.

Dans ce cas, n'hésitez pas à prendre une heure pour sortir votre ordinateur et faire une revue complète de l'ensemble de vos projets et de vos actions en cours. Pour cela je vous renvoie à l'article sur la Revue Hebdomadaire Express (cf. https://www.inxl.fr/revue-hebdo-gtd-express/).

Prenez un temps seul, à part, dans un endroit où personne ne vous dérangera pour nettoyer votre esprit de ces pensées erratiques qui viennent vous distraire. En moins de soixante minutes, vous serez capable d'ajouter une dizaine ou une vingtaine d'actions à vos listes ainsi que quelques nouveaux projets qui ont commencé à vous effleurer l'esprit ces derniers jours.

Effectuer ce court exercice vous aidera à vous plonger à nouveau pleinement dans les dernièrs jours de vacances sans inquiétudes concernant le retour au travail. Cela vous permettra également de renouveler votre l'énergie.

Peut-être une certaine lassitude ou un train-train avait commencé à s'installer dans votre temps de vacances. Il va ainsi pouvoir être balayé et c'est comme si les vacances recommençaient...

 

Notes:

1Nous vous invitons à consulter les guides méthodologiques ; en particulier, les Listes des déclencheurs qui vous aiderons à libérer votre esprit de tout ce qui vous préoccupe tant dans la sphère professionnelle et personnelle. Voir bien sûr également la fiche présentant les onze rubriques de la Revue Hebdomadaire.

La Prochaine Action est un concept fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. Après tout, "casser les grosses pierres en petits cailloux" est une phrase qu'on entend depuis pas mal de temps, qui tend à dire la même chose. On pourrait penser que cette familiarité de concept est une aide pour comprendre GTD, et ça l'est dans une certaine mesure, mais c'est aussi un frein dans la mise en pratique. Or, GTD est avant tout une pratique.

Le fait de scinder une grosse tâche en tâches plus petites a du sens pour tout le monde. On se doute bien que "Organiser les jeux Olympiques" recouvre en soi une myriade d'actions, et qu'il faudra bien toutes les faire pour atteindre notre résultat, donc autant les identifier à l'avance. Ainsi, lorsque je mentionne le concept de prochaine action comme étant la "prochaine action simple, concrète, physique et visible, qui fait avancer la situation ou le projet" (définition officielle svp!), j'ai la plupart du temps face à moi des acquiescements conquis. Le problème se pose lorsque je regarde par la suite les listes de prochaines actions de mes stagiaires.

En apparence, ce sont bien là des actions, et on peut supposer que ce sont bien les prochaines à mener. Il n'y a rien d'autre à faire avant : la personne a le téléphone de Stéphane, les emails sont bien dans l'inbox, le dossier impôts est accessible en moins d'une minute. Pour autant, ces listes ne sont pas tellement plus efficaces que celles qu'on fait lors de la phase de Capture pour une raison très simple : elles manquent de précision.

Pourquoi vouloir appeler Stéphane ? Qu'est-ce que ça veut dire exactement, "faire mes emails" ? Pourquoi relire le dossier impôts ?

Quand on trouve la prochaine action, sur le moment, on peut répondre sans problème à ces questions car tout le contexte est encore bien présent à l'esprit. Le problème survient lorsqu'on regarde cette liste 5 jours après avoir identifié ces actions : noyées au milieu de toutes les autres, on ne sait plus trop exactement ce qu'on voulait faire. Certes, on peut retrouver le contexte rapidement, mais c'est un effort cognitif que notre cerveau tentera par tous les moyens d'éviter de faire. Et donc, on regarde ces actions, on soupire, et on passe à autre chose ("pourvu qu'il y ait un imprévu, que je n'ai pas à me poser la question de savoir quoi faire"...).

Souvenez-vous, GTD est la méthode des vrais fainéants, ceux qui veulent le meilleur impact pour le moins d'effort (comme notre cerveau). Quand on en vient à définir nos prochaines actions, l'effort qui apporte le plus gros impact va être de qualifier davantage l'action au moment où on la pose sur nos listes, pour n'avoir aucun effort mental à (re)faire quand on la consultera. Autrement dit, n'hésitez pas à détailler vos actions !

Franchement, qui trouve ça plus confus que la liste précédente ?

Ce qui se passe lorsque l'on remplit nos listes de prochaines actions, en vrai, dans GTD, c'est que l'on se délègue à soi-même des actions à réaliser dans le futur. Il est donc tout à fait possible de détailler au maximum ces actions comme s'il s'agissait d'une délégation à quelqu'un d'autre (la personne que vous serez à ce moment-là). Une liste de prochaines actions bien conçue doit pouvoir être comprise par n'importe qui (et faite par toute personne qui a les mêmes compétences métier que vous), sans besoin d'explication plus avant sur le contexte. Même si je ne connais rien au projet XY, je peux appeler ce Stéphane pour lui dire qu'il peut démarrer et m'envoyer son rétroplanning. Je peux aussi écrire un email à Mark, que je ne connais pas du tout, pour lui dire qu'il est impossible de négocier sans garantie sur le projet ZA. Je peux consulter le dossier impôts de n'importe qui pour lister les déductions possibles (pour peu que les déductions soient bien rangées dedans...). Impossible de faire cela avec le premier type de liste.

Faites-en votre critère. Pour prendre cette habitude au début, détaillez vos prochaines actions puis aller voir quelqu'un et demandez-lui simplement : "est-ce que tu comprends ce qu'il faut faire ?". La réponse devrait être positive (attention, on ne lui demande pas "es-tu capable de le faire"). Souvent, la personne devrait même pouvoir vous regarder avec des yeux ronds en se disant "ça va, je sais lire".

Plus vos listes seront précises, moins votre cerveau devra fournir d'effort pour comprendre ce qu'il doit faire ou s'en rappeler, et plus vous aurez de chance d'effectivement faire ce qui se trouve sur vos listes quand ce sera le bon moment. Évidemment, quand je donne ces exemples les participants me regardent avec des yeux écarquillés et j'entends leurs cerveaux murmurer "mais ce mec est malade, si je commence comme ça je n'aurai jamais fini". Je concède bien volontiers que ça prend un peu plus de temps sur le moment, et que ça paraît parfois un overkill. Pourtant, je peux vous assurer que si vous ne le faîtes pas, ce sont vos listes que vous n'aurez jamais fini. Franchement, qui a envie de se mettre à "faire ses emails" plutôt que juste répondre à Mark qu'il n'est pas d'accord pour négocier sans garantie sur le projet ZA ? Plus vous serez précis, moins vous vous poserez de questions, plus vous verrez exactement ce qu'il faut faire et plus ce sera facile pour vous de prioriser les choses les unes par rapport aux autres. Pour ceux qui travaillent en Holacracy, c'est même le meilleur moyen de passer d'un Rôle ou d'un projet à l'autre, mais ce sera l'occasion d'un prochain billet.

Pro et Serein est un podcast animé par
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