Vous connaissez l’histoire. Vous êtes tranquillement en train de réaliser une tâche, bien concentré, tout va bien, et d’un coup, une pensée surgit, qui n’a rien à voir avec le sujet. Mais vous voilà déconcentré, déstabilisé, et obligé de produire un effort pour vous re-concentrer.

En réalité, vous venez de faire deux efforts : l’un conscient (vous re-concentrer), l’autre inconscient, qui a eu lieu juste avant (le surgissement de la pensée inopinée).

Chacune de vos pensées est le fruit d’un effort, qu’il soit conscient ou non. Pour la réaliser et la mettre à portée de votre conscience, vos neurones s’activent et dépensent de l’énergie. Or cette énergie est limitée, ne serait-il donc pas intéressant de ne l’utiliser que pour ce qui est réellement utile ?

C’est l’un des principes de Getting Things Done, dont la plus simple déclinaison est le fait de tout noter. Si vous noter ce qui vous vient au moment où ça vous vient, vous verrez que vous le ressasserez infiniment moins, voir plus du tout.

Comme me l’a dit un jour David Allen : « si tu notes toutes les idées que tu as la première fois que tu les as, tu seras surpris du peu d’idées que tu as »… ce qui aurait pu être vexant mais je sais l’homme bienveillant !

Vient ensuite la deuxième étape, celle de transformer ce que vous avez noté en quelque chose d’exploitable en termes d’action à entreprendre et de résultat à atteindre, seule à même de laisser votre cerveau tellement tranquille —mais c’est un autre sujet.

Le sujet de cet article fin de compte, c’est de réaliser qu’il faut faire un effort conscient pour ne plus avoir à faire d’effort inconscient.

L’effort conscient, c’est celui que vous faites quand vous décidez de ne lire un email qu’une seule fois par exemple, en décidant ce qu’il convient d’en faire, où et quand.

Ou quand vous décidez de prendre les quelques dizaines de secondes nécessaires pour ranger ce document à l’endroit auquel vous savez qu’il appartient, vous dispensant d’avoir à vous souvenir plus tard où il peut bien être.

Ou quand vous choisissez de faire votre revue hebdomadaire, qui vous permettra le reste de la semaine de naviguer en confiance parmi toutes vos responsabilités.

Tous ces efforts, que l’on néglige de faire sur le moment « parce que, bon, pff », parce que « ça n’est pas si important, j’ai mieux à faire tout de suite », etc., sont ceux qui demandent là, tout de suite, un effort supplémentaire… qui vous dispensera d’avoir à en commettre de plus longs plus tard.

Le cerveau n’étant pas branché sur le mode de récompense à long terme, il paraît difficile de faire cet effort. Mais vous le savez, si vous ne le faites pas, vous aurez à en faire beaucoup plus plus tard, sans compter la perte de temps. Finalement, décider de suite quoi faire d’une chose et où ranger telle autre peut se concevoir aussi sur le mode de la récompense à court terme : la satisfaction de savoir que vous venez, ce faisant, d’épargner de la peine inutile à votre vous-même futur, ou à votre mémoire qui fera ce qu’elle peut quand elle peut pour renvoyer à la surface ce qui risque de trop sombrer sinon.

Rendez-vous service sur le moment. Vous l’apprécierez grandement plus tard.

Nous souhaitons tous pouvoir nous concentrer à volonté sur ce qui nous semble le plus important à n’importe quel moment et pouvoir régler l’engagement correspondant le mieux possible. Du moins, il me reste encore à rencontrer quelqu’un qui préférerait s’occuper à moitié de n’importe quoi n’importe quand sans en souffrir les conséquences.

Le problème c’est que nous sommes si souvent déraillé par les petites choses du quotidien que nous avons du mal à avoir la vue d’ensemble. Mais le problème est double, car très souvent nous n’avons pas conscience que cette vue d’ensemble elle-même est floue.

Seriez-vous d’accord pour avoir avec moi la vraie conversation sur les priorités ? Allons-y.

Votre vraie priorité, dans la vie, c’est de rester en vie. Je pense que nous en sommes tous d’accord. Une fois cette survie assurée, nous pouvons parcourir Maslow (au moins pour avoir un schéma directeur) et notre priorité devient d’exister. C’est-à-dire, dans les contrées où les gens sont intéressés par la productivité personnelle, la vraie priorité est l’expression de la raison d’être.

Pourquoi suis-je ici, maintenant ? C’est la réponse à cette question qui devrait guider toutes nos décisions. Mais cette réponse ne nous dira pas franchement quel est l’e-mail à écrire maintenant. C’est trop « haut », il faut « descendre » davantage dans le concret.

Descendons, et nous trouvons la vision. C’est-à-dire la réalisation de la raison d’être. Ou plus simplement, « à quoi ressemble ma vie idéale, rêvée ? ». Si je vis la vie que je souhaite issue de la raison d’être, comment vis-je ? Voilà encore ce qui devrait représenter notre priorité à chaque instant. Chacun de nos choix devrait participer à la réalisation de cette vision. Mais de nouveau, cela reste un peu trop énorme (encore que ce soit déjà plus précis) pour nous aider à décider quel e-mail écrire. Il faut descendre.

Quels objectifs dois-je atteindre pour vivre cette vie rêvée ? La plupart du temps, ces objectifs ne pourront être atteint qu’à moyen terme, disons 1 à 3 ans. Ce sont les résultats à atteindre qui me permettront de vivre comme je le souhaite, et là encore l’atteinte de ces résultats est ma priorité. Et parfois, cela pourra nous aiguiller vers le bon e-mail à écrire, mais très souvent nous serons encore un peu trop « haut ». Descendons.

Que dois-je mettre en place, quelles zones dois-je couvrir pour pouvoir atteindre ces objectifs à 1-3 ans ? Quelles responsabilités dois-je prendre, ou mettre en place, ou alimenter, pour pouvoir atteindre en 1 à 3 ans ces objectifs ? Voilà qui va me permettre d’y voir plus clair déjà sur le meilleur e-mail à écrire là maintenant, mais il se peut encore que ce soir un peu vague encore.

Quel résultat dois-je atteindre dans l’année qui vient, qui correspondent à l’une ou l’autre de ces responsabilités ? Si jamais vous avez encore un doute à ce niveau-là, vous pouvez encore descendre au dernier rang.

Quel e-mail dois-je écrire, parmi tous ceux que j’ai à écrire, qui conduit à l’obtention d’un résultat correspondant à l’une de mes responsabilité en place pour atteindre l’objectif à 3 ans permettant la réalisation concrète de ma raison d’être ?

Voilà la vraie question de la priorité résolue. Mais vous le voyez, cela suppose d’avoir plusieurs choses en place :
un système qui me permette de comparer entre elles toutes mes tâches « micro » (ici, les e-mails, mais c’est valable pour toute action)
un système qui me permette d’avoir consigné toutes mes priorités à chaque étage, pour savoir à tout moment « à quel niveau », ou à quel horizon, je situe ma réflexion et ma priorité.

La plupart du temps, nous n’avons pas forcément conscience d’avoir différents niveaux de priorités (même si nous le sentons bien inconsciemment) et nous n’avons pas forcément pris le temps de les clarifier. Or, c’est un travail essentiel pour être sûr de monter les barreaux de la bonne échelle. Et la plupart du temps, le système de comparaison des tâches est défaillant par le simple fait qu’il n’est pas exhaustif (je n’ai rencontré personne qui, avant GTD, ait réellement consigné toutes ses tâches, pro et perso, au niveau de la prochaine action).

Je laisserai en conclusion le mot de la fin à David Allen, qui résume bien cet article :

Votre capacité à vous recentrer, rapidement, sur les bonnes choses au bon horizon et au bon moment est la technique maîtresse des travailleurs de la connaissance.

À force de donner des coachings et des formations à la méthode, j’ai fini par dégager trois paradoxes apparents, qui rebutent les personnes lors de la mise en place de la méthode. Comment s'en sortir ?

Premier paradoxe : se faciliter la vie, ça se travaille

Le premier concerne l’investissement que cela demande. Je me suis formé dans ma carrière à à peu près toutes les méthodes qui existent relatives à la gestion du temps, des priorités, du stress, etc. Une seule tient sa promesse sur tous ces sujets, c’est GTD, mais c’est aussi la méthode qui demande le plus d’investissement au départ, en temps, en énergie et parfois en moyens, pour la mettre en œuvre. Cela demande un réel engagement, comme si vous décidiez d’apprendre une nouvelle langue ou un instrument de musique. L’image n’est pas exagérée. Si vous voulez avancer, votre professeur vous a certainement fait remarquer qu’il faut pratiquer, de préférence un peu tous les jours plutôt qu’une grosse heure tous les weekends (s’il ne l’a pas fait, changez de prof, conseil amical).

Cet effort perçu à l’avance est généralement le plus gros frein, il semble nécessiter de la part des personnes une raison suffisamment valable et forte pour choisir de le réaliser. Une grosse motivation semble nécessaire, un peu comme pour quelqu’un qui, n’ayant jamais couru de sa vie, décide de se « mettre au sport ». : il faut une grosse motivation. Or, le problème de la motivation, c’est qu’elle ne tient pas dans la durée. Un motivation ne porte de résultat que sur le court terme. Comment faire alors quand on souhaite se développer à long terme ? Il faut trouver un autre levier, ce qui fera l’objet d’un prochain billet (dans un de mes anciens métiers, on appelle ça un teaser !). Premier paradoxe : se faciliter la vie au quotidien pour passer moins de temps sur les choses nécessite un gros travail de mise en place préalable, qui se rajoute à l’existant.

Deuxième paradoxe : il faut pratiquer pour savoir comment pratiquer

Le deuxième aspect bloquant souvent mentionné par les nouveaux venus à la méthode concerne l’outil : que choisir pour gérer toutes ces listes ? Une simple recherche internet avec « outil GTD » retourne une pléthore de possibilités et il faut une bonne dose de persévérance pour aller faire son choix au delà des 3 premiers résultats. Avec souvent des logiciels qui, comble de l’ironie, s’ils se clament « GTD compatibles » sont parfois cependant loin de la simplicité qui fait la force de cette méthode, ce qui est déroutant et susceptible de créer de mauvais réflexes qui vont compliquer la méthode plus que nécessaire (GTD peut être complexe, mais pas compliquée).

Ainsi, la personne qui aura su se motiver pour aller au delà de la première grosse marche, se trouve souvent découragée ici par le fait de devoir faire un choix parmi une myriade de possibilités dont, au final, il n’est pas dit qu’elle soit en mesure de l’effectuer. Deuxième paradoxe : une fois les fournitures de base en place, il faut avoir pratiqué un peu la méthode pour savoir de quoi l’on a besoin pour la pratiquer (comment construire son système GTD).

Troisième paradoxe : réfléchir et agir, mais pas en même temps

Le troisième aspect consiste ensuite en la régularité nécessaire à la bonne pratique de la méthode au quotidien comme à la semaine. Là aussi, il est nécessaire de modifier certains comportements, ce qui est l’une des choses les plus difficiles à faire pour un être humain. J’ai réussi à traduire mes choses à faire en actions et projets, j’ai réussi à mettre tout cela dans un outil qui semble fonctionner, mais là maintenant à moyen terme, ça ne suit pas ; j’essaie mais plus j’essaie et plus c’est difficile. Ici, je pourrais presque citer Yoda, « fais, ou ne fais pas, mais n’essaie pas ».

La méthode demande à un moment d’agir sans plus y réfléchir. Ce qui amène au troisième paradoxe : on passe un temps considérable à réfléchir avant d’agir pour pouvoir ensuite agir sans réfléchir. Alors qu’au final, ce n’est que logique : d’abord je réfléchis, ensuite j’agis le fruit de ma réflexion (renard et hérisson), puis je réfléchis de nouveau pour corriger ce qui doit l’être, après quoi j’agirai de nouveau ma correction. Etc. Vous aurez reconnu notamment la revue hebdomadaire.

Et maintenant, comment s'en sortir ?

Voici donc les trois écueils, ou paradoxes, qui semblent les plus fréquents. La question est de savoir qu’en faire maintenant. Raisonnons un instant en bon « GTDers » (la clarification) : y’a-t-il quelque chose que nous souhaitions faire à propos de ces problèmes ? Si non, vous pouvez cesser ici votre lecture et retournez à vos occupations. Si oui, alors quel résultat souhaitez-vous pour surmonter chacun de ces écueils rencontrés ? Une fois que vous avez ces résultats, quelle prochaine action pouvez-vous entreprendre pour chacun d’eux, afin d’avancer ne serait-ce que d’un pas vers le résultat souhaité ?

Vous aurez, chacune, chacun, vos propres réponses qui sont les seuls valables. Pour l’heure, laissez-moi vous donner un principe directeur, et une piste d’action concrète.

Le principe directeur : le PVF ou le PJE

Pour s’en sortir, il faut selon moi conserver à l’esprit un principe fondamental : le Principe du Vrai Fainéant, également nommé Principe du Juste Effort selon la formulation qui vous parle le mieux. Ce principe consiste à toujours rechercher le meilleur impact pour le moindre effort. Un Vrai Fainéant, tel que l’entend David Allen, est quelqu’un qui n’aime pas faire deux fois la même chose, sauf si ça l’amuse. Ainsi, dans toute votre approche de GTD, je ne saurai que trop vous inviter à simplifier, simplifier, simplifier… sans être simplistes !

GTD est une méthode très simple, elle vous donnera le meilleure d’elle-même si vous respectez ce principe. Un choix à faire ? Quel est le plus simple, c’est-à-dire celui qui fonctionnera suffisamment bien pour donner le meilleur résultat souhaité tout en nécessitant le moins d’effort ? Ainsi donc armé du PVF/PJE, comment aborder ces paradoxes ? Je vous fournirai prochainement des éléments de réflexion pour vous attaquer à chacun des trois paradoxes, mais pour l’heure vous pouvez déjà commencer votre réflexion, équipé du principe directeur.

La piste d’action concrète : le rangement

Quelle piste d’action concrète pourrait convenir ? Je voudrai attirer votre attention sur l’aspect selon moi le plus négligé dans la méthode et qui, pourtant, semble avoir un impact majeur : le système de rangement. Avoir de quoi ranger les choses est abordé dans le livre comme dans la méthode, mais force est de reconnaître qu’il est relégué un peu au second plan et fait l’objet de peu de cas des participants lors des formation. Il est pourtant central.

Où pourrais-je ranger quoi que ce soit si je n’ai pas de quoi ranger n’importe quoi ?

Nulle part. Dans quasiment tous les coachings individuels, j’ai pu constater que le système de rangement était défaillant. Cela concerne aussi bien les aspects physiques (vrai dossier papier) qu’électroniques (GED rudimentaire, gestion des listes peu solide). Or GTD requiert, d’expérience, trois outils pour sa mise en place :

• un système de gestion de fichiers
• un système de gestion de listes
• un système de centralisation des flux d’information entrants

Le premier va vous servir à savoir où ranger ce satané prospectus qui vous intéresse bien mais que vous ne savez pas où mettre de façon à ne plus le voir jusqu’au moment où vous en aurez besoin, ou bien ce devis signé pour lequel vous n’osez pas créer un dossier parce qu’il n’y aurait rien d’autre à ranger avec (pour le moment…) et que bon, vous n’allez pas prendre 5 minutes pour créer un bon gros dossier suspendu pour ça tout de même.
Le deuxième est le plus évident, les gens le voient bien en général. Il sert à ranger toutes vos listes : projets, prochaines actions triées par contexte, éléments en attente, et calendrier (oui, un calendrier est une liste de choses qui arrive au cours du temps).
Le troisième aspect est celui qui vous permet de ne plus avoir de trou dans la raquette. Il s’agit de faire entonnoir de tous les flux d’information qui utilisent généralement des médias divers (SMS, What’s App, réseau entreprise, messagerie instantanée, réseaux sociaux, téléphone, courrier, réunions et interactions, idées propres, etc.).

En conclusion, armé du PVF/PJE et en partant de cette piste d’actions concrètes, vous devriez pouvoir résoudre les trois paradoxes (qui, au fond, n’en sont pas vraiment) plus facilement.

La Prochaine Action est un concept fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. Après tout, "casser les grosses pierres en petits cailloux" est une phrase qu'on entend depuis pas mal de temps, qui tend à dire la même chose. On pourrait penser que cette familiarité de concept est une aide pour comprendre GTD, et ça l'est dans une certaine mesure, mais c'est aussi un frein dans la mise en pratique. Or, GTD est avant tout une pratique.

Le fait de scinder une grosse tâche en tâches plus petites a du sens pour tout le monde. On se doute bien que "Organiser les jeux Olympiques" recouvre en soi une myriade d'actions, et qu'il faudra bien toutes les faire pour atteindre notre résultat, donc autant les identifier à l'avance. Ainsi, lorsque je mentionne le concept de prochaine action comme étant la "prochaine action simple, concrète, physique et visible, qui fait avancer la situation ou le projet" (définition officielle svp!), j'ai la plupart du temps face à moi des acquiescements conquis. Le problème se pose lorsque je regarde par la suite les listes de prochaines actions de mes stagiaires.

• Liste téléphone : Appeler Stéphane
• Liste e-mail (ou Mac) : Faire mes emails
• Liste maison : Relire dossier impôts

En apparence, ce sont bien là des actions, et on peut supposer que ce sont bien les prochaines à mener. Il n'y a rien d'autre à faire avant : la personne a le téléphone de Stéphane, les emails sont bien dans l'inbox, le dossier impôts est accessible en moins d'une minute. Pour autant, ces listes ne sont pas tellement plus efficaces que celles qu'on fait lors de la phase de Capture pour une raison très simple : elles manquent de précision.

Pourquoi vouloir appeler Stéphane ? Qu'est-ce que ça veut dire exactement, "faire mes emails" ? Pourquoi relire le dossier impôts ?

Quand on trouve la prochaine action, sur le moment, on peut répondre sans problème à ces questions car tout le contexte est encore bien présent à l'esprit. Le problème survient lorsqu'on regarde cette liste 5 jours après avoir identifié ces actions : noyées au milieu de toutes les autres, on ne sait plus trop exactement ce qu'on voulait faire. Certes, on peut retrouver le contexte rapidement, mais c'est un effort cognitif que notre cerveau tentera par tous les moyens d'éviter de faire. Et donc, on regarde ces actions, on soupire, et on passe à autre chose ("pourvu qu'il y ait un imprévu, que je n'ai pas à me poser la question de savoir quoi faire"...).

Souvenez-vous, GTD est la méthode des vrais fainéants, ceux qui veulent le meilleur impact pour le moins d'effort (comme notre cerveau). Quand on en vient à définir nos prochaines actions, l'effort qui apporte le plus gros impact va être de qualifier davantage l'action au moment où on la pose sur nos listes, pour n'avoir aucun effort mental à (re)faire quand on la consultera. Autrement dit, n'hésitez pas à détailler vos actions !

• Liste téléphone : Appeler Stéphane (06...) pour feu vert sur le projet XY et avoir une v1 du rétroplanning
• Liste e-mail : Mark re. pas d'accord pour négocier sans garantie - projet ZA
• Liste maison : Lister les déductions possibles indiquées dans le dossier impôts

Franchement, qui trouve ça plus confus que la liste précédente ?

Ce qui se passe lorsque l'on remplit nos listes de prochaines actions, en vrai, dans GTD, c'est que l'on se délègue à soi-même des actions à réaliser dans le futur. Il est donc tout à fait possible de détailler au maximum ces actions comme s'il s'agissait d'une délégation à quelqu'un d'autre (la personne que vous serez à ce moment-là). Une liste de prochaines actions bien conçue doit pouvoir être comprise par n'importe qui (et faite par toute personne qui a les mêmes compétences métier que vous), sans besoin d'explication plus avant sur le contexte. Même si je ne connais rien au projet XY, je peux appeler ce Stéphane pour lui dire qu'il peut démarrer et m'envoyer son rétroplanning. Je peux aussi écrire un email à Mark, que je ne connais pas du tout, pour lui dire qu'il est impossible de négocier sans garantie sur le projet ZA. Je peux consulter le dossier impôts de n'importe qui pour lister les déductions possibles (pour peu que les déductions soient bien rangées dedans...). Impossible de faire cela avec le premier type de liste.

Faites-en votre critère. Pour prendre cette habitude au début, détaillez vos prochaines actions puis aller voir quelqu'un et demandez-lui simplement : "est-ce que tu comprends ce qu'il faut faire ?". La réponse devrait être positive (attention, on ne lui demande pas "es-tu capable de le faire"). Souvent, la personne devrait même pouvoir vous regarder avec des yeux ronds en se disant "ça va, je sais lire".

Plus vos listes seront précises, moins votre cerveau devra fournir d'effort pour comprendre ce qu'il doit faire ou s'en rappeler, et plus vous aurez de chance d'effectivement faire ce qui se trouve sur vos listes quand ce sera le bon moment. Évidemment, quand je donne ces exemples les participants me regardent avec des yeux écarquillés et j'entends leurs cerveaux murmurer "mais ce mec est malade, si je commence comme ça je n'aurai jamais fini". Je concède bien volontiers que ça prend un peu plus de temps sur le moment, et que ça paraît parfois un overkill. Pourtant, je peux vous assurer que si vous ne le faîtes pas, ce sont vos listes que vous n'aurez jamais fini. Franchement, qui a envie de se mettre à "faire ses emails" plutôt que juste répondre à Mark qu'il n'est pas d'accord pour négocier sans garantie sur le projet ZA ? Plus vous serez précis, moins vous vous poserez de questions, plus vous verrez exactement ce qu'il faut faire et plus ce sera facile pour vous de prioriser les choses les unes par rapport aux autres. Pour ceux qui travaillent en Holacracy, c'est même le meilleur moyen de passer d'un Rôle ou d'un projet à l'autre, mais ce sera l'occasion d'un prochain billet.

En bon praticien GTD, vous avez une liste de choses que vous aimeriez faire, un jour, peut-être. La fameuse liste « Un Jour / Peut-être » qui porte bien son nom. Sur cette liste, vous mettez toutes vos bonnes idées, vos envies et désirs à plus ou moins long terme, d’importances différentes. De la visite au spa du coin de la rue à ce voyage au Machu Picchu, en passant par votre département que vous aimeriez bien passer en Holacracy (pourquoi pas !).

La liste des envies et des bonnes idées

Si la plupart des personnes sépare cette liste en « privé » et « pro », nombreuses sont celles qui ne savent finalement pas trop quand revoir ces listes, qui contiennent tant d’intervalles de temps différent, sur tant de sujets disparates, qu’elles en deviennent peu attirantes(voire confuses, ce qui est l’opposé de la méthode). La check-list de la Revue Hebdomadaire indique bien une étape pour revoir la UJPE, mais dois-je vraiment revoir toutes les semaines le voyage au Machu Picchu, qui a priori ne risque pas de se faire dans l’année qui vient ?

La réponse, comme souvent avec GTD, est « ça dépend ». Ça dépend de votre niveau de confort avec l’idée de revoir ce qui se trouve sur cette liste à différents intervalles. Certaines personnes ont besoin de revoir certaines choses plus souvent que d’autres pour finir par agir dessus à un moment, d’autres peuvent laisser de côté leur liste UJPE pendant 6 mois avant d’y jeter de nouveau un œil, parce qu’elle ne contient rien pour eux qui mérite de la revoir avant.

Par sujet ? Par intervalles de temps ?

Ceci étant dit, il est possible bien entendu d’envisager ces listes selon différents points de vue : vous pouvez classer votre liste Un Jour / Peut-être par sujets (entreprise, asso, vie perso…), par échelles de temps (à 3 mois, à 6 mois, à 1 an…), voire une combinaison des deux si c’est ce qui vous semble le plus pertinent. La méthode GTD vous invite à consigner dans un endroit précis tout ce que vous aimeriez faire un jour peut-être, mais libre à vous ensuite d’organiser cela comme il vous chante. Le point important de cette liste, outre le fait d’y noter des choses, c’est de la revoir. Si vous ne la revoyez jamais, vous avez simplement créé une poubelle supplémentaire, et vous conservez autant de tâches de fond dans votre cerveau qu’il y a dessus d’éléments que vous ne revoyez pas assez souvent. C’est dommage. Donc, on remplit cette liste, et on la revoit. Les différentes subtilités que vous pratiquerez dessus ne regarde que vous.

Ainsi, j’ai des clients qui ont des UJPE « pro - 3mois » qui font partie de leur Revue Mensuelle (oui, il existe une Revue Mensuelle dans GTD, je pourrai vous en parler dans les commentaires si vous le souhaitez), une autre « perso - 2 ans » à revoir tous les ans. L’avantage de procéder ainsi c’est que vos listes UJPE prennent d’un coup tout leur sens fonctionnel : ce ne sont plus des garages que vous rouvrez par hasard, ce sont de vraies listes de bonnes idées que vous vous autorisez à mettre en place quand le moment sera venu, car vous les revoyez aux intervalles pertinents. Vous savez qu’en agissant ainsi vous serez rappelés de cette bonne idée à un moment suffisamment pertinent pour vous permettre d’en faire un projet.

Si vous me lisez, c'est qu’a priori vous êtes déjà sensibilisés à la méthode GTD. Vous pratiquez les 5 étapes fondamentales, et les plus avancés d’entre vous se promènent régulièrement dans les Horizons d’attention. Vous l’avez expérimenté, la méthode GTD vous permet d’accomplir plus de choses avec moins de stress, qu’il s’agisse du prochain e-mail à écrire, de cet appel à passer, de la prochaine ré-organisation du département en passant par les vacances et l’endroit où vous aimeriez vivre dans 10-15 ans. C’est un système complet et cohérent.

Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.

Mesurer par "tomates"

Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :

• choisir la tâche à accomplir
• régler le minuteur sur 25 minutes
• travailler sans interruption jusqu’à ce que le minuteur sonne
• à la sonnerie, placer une marque (une « tomate ») sur une feuille séparée
• tant qu'il y a moins de quatre marques, prendre une pause de 5 minutes, puis reprendre à l’étape 2.
• après 4 « tomates », prendre une pause plus longue, de 10 à 15 minutes, puis effacer ou rayer les « tomates » et recommencer à l’étape 1.

Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.

Intégration : GTD et Pomodoro

Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :

• on ne surfe pas sur Internet,
• pas de téléphone,
• pas d’interruptions.

Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.

Les avantages ?

• il est plus facile de progresser, car vous vous attelez à des tâches simples pendant un temps limité. Si « écrire un article » peut paraître parfois rebutant, « écrire sur Pomodoro pendant 25 minutes » par exemple est beaucoup plus facile à entreprendre.
• on profite davantage des pauses car on culpabilise moins vu qu’on abat du travail efficacement,
• vos petits pas vous dirigent vers de grands résultats : une seule tomate peut vous faire avancer sur plusieurs projets majeurs.

Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !

À l’heure où de plus en plus d’études en psychologie cognitive valident la pertinence et le fonctionnement de la méthodologie GTD, il est légitime de se demander finalement ce que vaut ce système, comparé à nos fonctionnements usuels.

(suite…)

À la fin d'une présentation de GTD donnée récemment à un collège de décideurs d'une société multinationale, l'un des pontes m'a posé la question qui le taraudait depuis le début : "avec tout ça, je ne sais toujours pas à quoi ressemble ma journée type". C'est normal. (suite…)

Quel est le meilleur logiciel pour GTD ? Voilà une question récurrente parmi les GTDers, et on la trouve fréquemment posée dans le groupe LinkedIn anglophone. Bien sûr, et avant toute chose, le plus important est de bien comprendre les différentes phases de la méthode, et d'intégrer le processus ; le bon ouvrier a les bons outils, mais l'habit ne fait pas le moine (j'en ai plein d'autres en réserve). (suite…)

"A force de tout organiser comme ça, vous n'avez pas l'impression de vous empêcher de vivre des trucs ?" La jeune cadre qui pose cette question, lors de la présentation à cette grande entreprise française de diverses méthodes d'organisation, est sincère. Avoir tout sous contrôle empêcherait au final la vie de se manifester, ou du moins, nous de la vivre pleinement. A mon sens, c'est tout le contraire.

(suite…)

C'est sans doute LA question la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la question surgit : "et toi, t'utilises quoi ?". C'est légitime, pour autant, il faut se rappeler que ce n'est pas la truelle qui construit la cathédrale.

C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".

(suite…)

[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]J[/dropcap]'ai lu récemment sur un forum anglais que la méthode GTD® présentait des faiblesses (certes), car elle négligeait complètement la partie "action". En effet, David Allen ne détaille pas vraiment cette partie. Il y a une raison à ça. (suite…)

[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]J[/dropcap]'ai eu, il y a quelques années, une petite révélation que je me permets de partager ici. Alors que je méditais à propos du temps, j'en suis venu à réaliser que, non seulement le temps en soi n'existe pas (mais c'est un autre sujet...), mais qu'il est inexact de dire qu'on "a" du temps, ou qu'on peut en opérer la "gestion". On n'"a" pas de temps, on ne "gère" pas le temps. Et je pense qu'il est vraiment important de faire attention aux mots qu'on utilise, car ils peuvent nous donner la fausse impression, en l'occurrence, qu'on pourrait faire 9 heures avec 5. La seule chose que l'on peut faire, c'est CHOISIR quoi faire durant un temps prédéfini, identifié. C'était ma première étape.

Très honnêtement, rien de nouveau sous le soleil. David Allen dit d'ailleurs exactement la même chose dans son livre, dont vous trouverez la citation reprise sur notre page dédiée à la formation GTD®). Ainsi donc, j'avais compris, intellectuellement, qu'il y avait un certain niveau de responsabilité personnelle dans la manière d'utiliser son temps. Pour autant, je prenais toujours aussi peu cette responsabilité. Jusqu'à ce qu'un jour, quelque temps après, alors que j'étais en mode auto-coaching, je finisse par écrire mon blocage en une phrase : "j'ai du mal à prendre la responsabilité d'utiliser mon temps". Et au moment de biffer les mots que je souhaitais éliminer de l'équation (oui, c'est une technique de coaching), ma propre solution m'est apparue : "prendre mon temps", dans un sens littéral.

Depuis ce moment, j'utilise toujours "prendre du temps pour", au lieu de "avoir du temps pour", car cela indique à mon cerveau, à un niveau plus ou moins conscient, qu'il existe une ressource nommée "temps" à ma disposition, qui peut se diviser en certains montants qu'il ne tient qu'à moi de "prendre" pour ceci ou cela. En le "prenant", je m'oblige (en l'acceptant bien volontiers) à réellement définir quoi faire avec. Et puis, ça conserve le côté festina lente sympathique.

Mais le bénéfice principal de ce petit changement de vocabulaire, c'est qu'il me rend le pouvoir d'endosser mes responsabilités pour tout. Essayez un instant de reformuler "Désolé chéri(e), je n'ai pas eu le temps de faire ça" en "désolé chéri(e), je n'ai pas pris le temps de faire ça", et vous sentirez immédiatement la nuance, peut-être pas si agréable, mais beaucoup plus vraie, qui vous engage à définir très précisément vos choix à l'avenir... surtout avec votre moitié !