Vous connaissez l’histoire. Vous êtes tranquillement en train de réaliser une tâche, bien concentré, tout va bien, et d’un coup, une pensée surgit, qui n’a rien à voir avec le sujet. Mais vous voilà déconcentré, déstabilisé, et obligé de produire un effort pour vous re-concentrer.

En réalité, vous venez de faire deux efforts : l’un conscient (vous re-concentrer), l’autre inconscient, qui a eu lieu juste avant (le surgissement de la pensée inopinée).

Chacune de vos pensées est le fruit d’un effort, qu’il soit conscient ou non. Pour la réaliser et la mettre à portée de votre conscience, vos neurones s’activent et dépensent de l’énergie. Or cette énergie est limitée, ne serait-il donc pas intéressant de ne l’utiliser que pour ce qui est réellement utile ?

C’est l’un des principes de Getting Things Done, dont la plus simple déclinaison est le fait de tout noter. Si vous noter ce qui vous vient au moment où ça vous vient, vous verrez que vous le ressasserez infiniment moins, voir plus du tout.

Comme me l’a dit un jour David Allen : « si tu notes toutes les idées que tu as la première fois que tu les as, tu seras surpris du peu d’idées que tu as »… ce qui aurait pu être vexant mais je sais l’homme bienveillant !

Vient ensuite la deuxième étape, celle de transformer ce que vous avez noté en quelque chose d’exploitable en termes d’action à entreprendre et de résultat à atteindre, seule à même de laisser votre cerveau tellement tranquille —mais c’est un autre sujet.

Le sujet de cet article fin de compte, c’est de réaliser qu’il faut faire un effort conscient pour ne plus avoir à faire d’effort inconscient.

L’effort conscient, c’est celui que vous faites quand vous décidez de ne lire un email qu’une seule fois par exemple, en décidant ce qu’il convient d’en faire, où et quand.

Ou quand vous décidez de prendre les quelques dizaines de secondes nécessaires pour ranger ce document à l’endroit auquel vous savez qu’il appartient, vous dispensant d’avoir à vous souvenir plus tard où il peut bien être.

Ou quand vous choisissez de faire votre revue hebdomadaire, qui vous permettra le reste de la semaine de naviguer en confiance parmi toutes vos responsabilités.

Tous ces efforts, que l’on néglige de faire sur le moment « parce que, bon, pff », parce que « ça n’est pas si important, j’ai mieux à faire tout de suite », etc., sont ceux qui demandent là, tout de suite, un effort supplémentaire… qui vous dispensera d’avoir à en commettre de plus longs plus tard.

Le cerveau n’étant pas branché sur le mode de récompense à long terme, il paraît difficile de faire cet effort. Mais vous le savez, si vous ne le faites pas, vous aurez à en faire beaucoup plus plus tard, sans compter la perte de temps. Finalement, décider de suite quoi faire d’une chose et où ranger telle autre peut se concevoir aussi sur le mode de la récompense à court terme : la satisfaction de savoir que vous venez, ce faisant, d’épargner de la peine inutile à votre vous-même futur, ou à votre mémoire qui fera ce qu’elle peut quand elle peut pour renvoyer à la surface ce qui risque de trop sombrer sinon.

Rendez-vous service sur le moment. Vous l’apprécierez grandement plus tard.

Soyons clair, les temps actuels n’ont rien de normal, et nous ne pouvons que souhaiter qu’ils ne deviennent pas la norme. Pas tant pour l’aspect du télétravail qui, si j’en crois ceux qui le pratiquent (enfin), est plutôt bien vécu, mais pour l’aspect « enfants à la maison ». Les avantage habituels du télétravail : pas de temps perdu en trajets dans des transports publics bondés ou à 10km/h dans un véhicule de 3 tonnes et demi, moins d’interruptions du chef ou des collègues, enfin du temps pour le travail de fond… sautent dès les bouts de choux s’en mêlent !

En effet, si vous avez autour de vous en cette période de confinement des enfants de moins de 10 ans, parvenir à réaliser 2h de travail efficace par jour, ça sera déjà très beau.

En somme, le télétravail actuel n’est pas vraiment ce qu’on entend habituellement par télétravail. En ce moment, on vous demande d’être à la fois un peu au boulot et un peu à garder vos enfants, et ça n’est pas du tout pareil.

Et pour vos enfants non plus.

Ce sont eux qui m’intéressent ici, plus particulièrement vos ados informatisés.

La déferlante des emails : une solution pour vos ados !

Avec la difficulté de mise en place des débuts, vous aurez évidemment remarqué l’impossibilité de se connecter correctement à l’ENT et le fait que, pour continuer à assurer leur mission, la plupart des profs se sont mis à vous envoyer tout cela… par email !

Deux conséquences : si votre enfant n’est pas en âge d’avoir sa propre adresse, vous avez d’un coup une surcharge dans votre propre inbox ; et s’il a la sienne, vous aurez peut-être remarqué d’un coup son œil hagard et miséreux à l’ouverture : « euh… P’pa… par quoi je commence ? »

Ce même regard que vous avez peut-être déjà constaté chez vos collègues, ce regard qui est peut-être parfois le vôtre lorsque vous allez « faire vos mails ».

Nos ados se retrouvent donc confrontés d’un coup à une réalité de notre monde d’adultes : la déferlante d’informations (pas toutes pertinentes) à traiter pour pouvoir trier le bon grain de l’ivraie et définir, in fine, « quoi faire ».

« Fais tes devoirs » est subitement devenu un brin plus complexe…

Parce que faire ses devoirs commence maintenant par d’abord comprendre ce qu’on demande, exactement, de faire. Sans prof pour le présenter en classe à l’avance ni même pour répondre dans le moment (et parfois pas davantage par email), votre ado va devoir définir son travail avant même de pouvoir commencer à le faire.

C’est pourquoi j’aimerais vous donner aujourd’hui la méthode la plus à même de s’en sortir (et à vous-même aussi si vous ne la pratiquez pas déjà). Il s’agit d’appliquer le triage de la méthode Getting Things Done de David Allen à l’inbox de votre progéniture. Comme je l’ai fait également à la maison.

Mise en place et méthode

La première chose à faire est de trouver un système pour noter les tâches à faire. Vous pouvez utiliser ce que vous voulez, mon ado étant sur Gmail j’ai opté pour la simplicité et je l’ai invité dans un premier temps à utiliser les Google Tasks (accessibles depuis les emails, icône bleue dans la barre sur la droite). Un des grands avantages est qu’il lui suffit de glisser-déposer un emails dans les tâches pour en créer une nouvelle, celle-ci pointant en retour par un lien vers l’email.

D’abord, la mise en place.

Dans Google Tasks ou tout autre logiciel ou carnet de votre choix, créez trois listes : à faire, un jour/peut-être, en attente. Dans l’ordinateur de votre ado (ou dans son dossier sur le vôtre), créez trois dossiers : en cours, référence, archives.

Voilà, c’est tout.

Ensuite, la méthode.

Tout email donne lieu à l’une des 6 décisions suivantes, réparties en 2 catégories : a) les emails qui provoquent des actions, b) ceux qui n’en nécessitent aucune.

Dans la seconde catégorie ("rien à faire"), vous avez 3 cas de figure :

1. l’email n’a aucun intérêt : à jeter !
2. l’email doit être conservé parce que les infos qu’il contient pourront resservir plus tard : à classer dans « en cours » si les infos concernent un projet en cours (pas encore terminé), ou bien dans « Références » sinon (en gros, c’est quelque chose qui peut servir en général).
3. l’email est intéressant en soi, il y aura quelque chose à faire mais pas dans un avenir proche (et d’ailleurs, peut-être qu’on ne le fera jamais) : à faire glisser dans la liste de tâches « Un jour/peut-être »

Dans la première catégorie ("quelque chose à faire"), vous avez là encore 3 cas de figure :

1. l’email demande une action qui peut être faite en moins de 2 minutes, invitez votre ado à la faire tout de suite (et jetez l’email ensuite s’il n’a aucun intérêt, ou bien appliquer le classement du point précédent)
2. l’email peut être envoyé à quelqu’un qui pourra le faire à sa place (cette catégorie sera assez peu utilisée par votre ado, mais on ne sait jamais ! ) : à glisser-déposer dans la liste de tâches « en attente ». Cette même liste pourra servir à votre ado pour mettre les emails qu’il a envoyé à ses prof s’il en attend une réponse.
3. l’email demande une action à faire, mais qui demande plus de 2 minutes : à glisser-déposer dans la liste de tâches « à faire » et à modifier le titre pour y mettre l’action exacte à faire.

J’attire votre attention sur ce dernier point : il faut que le titre de la tâche soit bien une action. Avec un verbe d’action. Mettre « faire l’allemand » n’a aucun intérêt, parce que votre ado devra relire ensuite l’email correspondant pour retrouver ce que « faire » veut dire exactement. Mettez l’action exacte : « faire les ex. 3 et 4 p. 45 », ou « réviser les verbes sein et haben » ou « tracer les bissectrices de l’ex. 4 et mesurer les angles opposés ». Du concret !
Il faut qu’en lisant la tâche, on comprenne exactement ce qu’il s’agit de faire.

Ainsi, une liste inutile, comme celles que je vois chez 90% des gens en entreprise, ressemblerait à :

• Math : leçon 5
• Français : lire l’activité
• SVT : faire l’exposé

Des listes utiles ressemblent à ça :

• apprendre la leçon 5 sur les angles et les bissectrices (cahier bleu)
• Répondre aux 3 questions de l’activité 5 p. 8 sur les temps du subjonctif
• Demander à papa d’ajouter des lentilles sur la liste de courses pour l’exposé de SVT

Vous voyez la différence ?

Je suis sûr que oui. Et vous (ou votre ado) avez peur en même temps du temps que vous craignez devoir passer à écrire à ce niveau de détail. Je peux vous l’assurer, et l’expérience vous le prouvera, votre ado gagnera énormément de temps en écrivant ces tâches à ce niveau de détail plutôt qu’en relisant 4 fois le même email pour retrouver toujours la même action qu’il n’a pas encore faite… la frustration en plus.

Cerise sur le gâteau, s’il faut rendre la tâche au prof à une date définie, vous pouvez ajouter une date dans Tasks et faire un tri de la liste par échéance, de façon à voir le plus pressé en premier. S’il n’y a pas d’échéance particulière, surtout n’en mettez pas ! Ça ne sert à rien de s'obliger à faire un truc pour mardi si on peut aussi bien le faire lundi ou jeudi. Le mieux, c'est encore de le faire quand c'est le meilleur moment.

Et l'inbox zéro dans tout ça ?

Invitez votre ado à pratiquer cela : il s’agit dans un premier temps de vider l’inbox (car oui, une fois que vous avez trouvé quoi faire de l’email, vous pouvez le sortir de l’inbox) pour arriver à 0, tout en remplissant des listes de tâches précises à faire.

Que faire de l’email une fois qu’on a défini la tâche ?Je me répète au cas où vous auriez manqué l'information : à archiver (pour pouvoir retomber dessus en cliquant sur le lien de la tâche correspondante par exemple) ou à jeter (s’il ne contient aucune info ni rien d’intéressant).

À l’arrivée, il aura une boite e-mail vide, et des listes de tâches utilisables :

• les « à faire » (certaines avec dates, d’autres sans) qu’il faudra toutes relire avant de décider celle sur laquelle agir là maintenant
• les « en attente » pour toutes celles qui doivent être faites par d’autres (ou bien des réponses à des questions)
• les « un jour / peut-être » pour les trucs intéressants à faire mais pas en ce moment.

Ses dossiers contiendront, eux :

• En cours : tous les fichiers nécessaires à l’exécution d’une tâche ou d’un projet pas encore terminé (oui, il est pertinent de faire des sous-dossiers par projets bien entendu)
• Référence : tous les fichiers qu’il/elle souhaite conserver parce que « ça peut servir » mais qui ne concernent pas (ou plus) un projet particulier
• Archives : tout ce qu’il faut garder parce qu’on est obligé mais ne présente pas plus d'intérêt que cela.

Quand il ou elle aura identifié tout cela, la routine quotidienne consistera à lire toutes les tâches et choisir celle qui lui paraît la plus pertinente… et ne soyez pas étonné si votre ado se met tout d’un coup à faire les choses !

Je vous laisse essayer et revenir vers moi si vous avez des questions.

La gestion des e-mails

Notre coach vous conseille dans la gestion de vos e-mails

RÉSUMÉ

La gestion des e-mails

Ce webinaire de 35 minutes vous guide dans la structuration de votre logiciel e-mail pour une meilleure gestion des actions et références

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..

Notre coach vous explique chaque étape, et pour chacune, vous avez la possibilité de mettre en pause le temps de la réaliser de votre côté.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

Nous souhaitons tous pouvoir nous concentrer à volonté sur ce qui nous semble le plus important à n’importe quel moment et pouvoir régler l’engagement correspondant le mieux possible. Du moins, il me reste encore à rencontrer quelqu’un qui préférerait s’occuper à moitié de n’importe quoi n’importe quand sans en souffrir les conséquences.

Le problème c’est que nous sommes si souvent déraillé par les petites choses du quotidien que nous avons du mal à avoir la vue d’ensemble. Mais le problème est double, car très souvent nous n’avons pas conscience que cette vue d’ensemble elle-même est floue.

Seriez-vous d’accord pour avoir avec moi la vraie conversation sur les priorités ? Allons-y.

Votre vraie priorité, dans la vie, c’est de rester en vie. Je pense que nous en sommes tous d’accord. Une fois cette survie assurée, nous pouvons parcourir Maslow (au moins pour avoir un schéma directeur) et notre priorité devient d’exister. C’est-à-dire, dans les contrées où les gens sont intéressés par la productivité personnelle, la vraie priorité est l’expression de la raison d’être.

Pourquoi suis-je ici, maintenant ? C’est la réponse à cette question qui devrait guider toutes nos décisions. Mais cette réponse ne nous dira pas franchement quel est l’e-mail à écrire maintenant. C’est trop « haut », il faut « descendre » davantage dans le concret.

Descendons, et nous trouvons la vision. C’est-à-dire la réalisation de la raison d’être. Ou plus simplement, « à quoi ressemble ma vie idéale, rêvée ? ». Si je vis la vie que je souhaite issue de la raison d’être, comment vis-je ? Voilà encore ce qui devrait représenter notre priorité à chaque instant. Chacun de nos choix devrait participer à la réalisation de cette vision. Mais de nouveau, cela reste un peu trop énorme (encore que ce soit déjà plus précis) pour nous aider à décider quel e-mail écrire. Il faut descendre.

Quels objectifs dois-je atteindre pour vivre cette vie rêvée ? La plupart du temps, ces objectifs ne pourront être atteint qu’à moyen terme, disons 1 à 3 ans. Ce sont les résultats à atteindre qui me permettront de vivre comme je le souhaite, et là encore l’atteinte de ces résultats est ma priorité. Et parfois, cela pourra nous aiguiller vers le bon e-mail à écrire, mais très souvent nous serons encore un peu trop « haut ». Descendons.

Que dois-je mettre en place, quelles zones dois-je couvrir pour pouvoir atteindre ces objectifs à 1-3 ans ? Quelles responsabilités dois-je prendre, ou mettre en place, ou alimenter, pour pouvoir atteindre en 1 à 3 ans ces objectifs ? Voilà qui va me permettre d’y voir plus clair déjà sur le meilleur e-mail à écrire là maintenant, mais il se peut encore que ce soir un peu vague encore.

Quel résultat dois-je atteindre dans l’année qui vient, qui correspondent à l’une ou l’autre de ces responsabilités ? Si jamais vous avez encore un doute à ce niveau-là, vous pouvez encore descendre au dernier rang.

Quel e-mail dois-je écrire, parmi tous ceux que j’ai à écrire, qui conduit à l’obtention d’un résultat correspondant à l’une de mes responsabilité en place pour atteindre l’objectif à 3 ans permettant la réalisation concrète de ma raison d’être ?

Voilà la vraie question de la priorité résolue. Mais vous le voyez, cela suppose d’avoir plusieurs choses en place :
un système qui me permette de comparer entre elles toutes mes tâches « micro » (ici, les e-mails, mais c’est valable pour toute action)
un système qui me permette d’avoir consigné toutes mes priorités à chaque étage, pour savoir à tout moment « à quel niveau », ou à quel horizon, je situe ma réflexion et ma priorité.

La plupart du temps, nous n’avons pas forcément conscience d’avoir différents niveaux de priorités (même si nous le sentons bien inconsciemment) et nous n’avons pas forcément pris le temps de les clarifier. Or, c’est un travail essentiel pour être sûr de monter les barreaux de la bonne échelle. Et la plupart du temps, le système de comparaison des tâches est défaillant par le simple fait qu’il n’est pas exhaustif (je n’ai rencontré personne qui, avant GTD, ait réellement consigné toutes ses tâches, pro et perso, au niveau de la prochaine action).

Je laisserai en conclusion le mot de la fin à David Allen, qui résume bien cet article :

Votre capacité à vous recentrer, rapidement, sur les bonnes choses au bon horizon et au bon moment est la technique maîtresse des travailleurs de la connaissance.

Retour sur les expériences et apprentissages des participants durant les 2 semaines, étape par étape

RÉSUMÉ

Pendant deux semaines, les participants ont relevé le défi d'améliorer une ou plusieurs étapes de la productivité sereine.

Nos trois intervenants échangent sur ce qui leur a permis d'améliorer leur pratique de productivité sereine durant les 2 semaines du défi.

- [Andrew] You're listening to Getting Things Done, the official podcast of the David Allen company, episode three, A Guided Mind Sweep with David Allen. Welcome everyone to the third episode of Getting Things Done, GTD for shorthand and this podcast is all about helping you on your journey learning the art of stress free productivity. My name's Andrew J. Mason and this episode we're in for something special. This is a guided mind sweep that David Allen's performed at a previous webinar. Now this podcast episode is going to differ a little bit from he previous two so far. Meaning, you can listen to it entirely from start to finish and not write anything down but I'm willing to bet, as David says, that one or two things are going to pop to the front of your consciousness that if you write them down are gonna be highly valuable for you later on. You know, one of the first steps of GTD methodology is capturing anything that has your attention and so this process that we're going through today is all about externalizing what's on your mind, taking a step back and then getting to a place where you can make decisions about it. This segment, as well as literally hundreds of other pieces of awesome content designed to take your GTD game to the next level are available as part of GTD Connect. Now, if you're interested in becoming a part of that community and getting the inspiration you need, head on over to gettingthingsdone.com/podcast and stay tuned to the end of this episode for a coupon that'll give you a significant discount at checkout. Now, if you haven't already, get out your note taking devices, whatever you use to externalize thoughts. This is gonna be valuable. Here's David Allen performing A Guided Mind Sweep.

- [David] For those of you who may mot be that familiar with the GTD and you're a new member here at the connect and you're not that familiar or haven't done a whole lot of mind sweeping for yourself personally yet, this is basically the idea here is simply to empty what we call psychic ram. You know, that short term memory space that's hanging on to oh I need to, would, could, oh I got to, oh I need to, whatevers. Some basic ground rules here or some guidelines to get the most value out of this, what you don't want to do is stop and think about what you're thinking about you just wanna write it down. So, nobody's looking, unless somebody's watching you do this right now so be totally honest and candid with yourself. You have the total freedom to wad up the piece of paper and throw it away after you finish it. This is not, this is not to analyze your commitment, this is just to capture the things that you might have attention on. Another way to think about this is what, just what do you have attention on what has intentional meaning for you? This morning, actually last night as I was walking back to my cottage at home I just noticed three of my yard lights, my little halogen lights, outside lights were out. I mean that's one of those things so easy for me to go "I'll remember that." Right. As soon as I get into the house I've forgotten it and the next, til whatever. But I remember this time that I walked in and I got a nice little half-size pad right by the phone that I can just walk in and write on. Katheryn and I are often, we see each other running over writing stuff on the pad much like that and then tearing the pad off. And so I actually replaced those lights this morning which was yay, good for me. Anyway, don't want to bore you with the details of my life. Let's get into it. So the whole idea here is anything on your mind, some of you have probably started already. Just write it down. Cat food, oh yeah I need to call aunt Susie. Oh yeah, da da da da. Now, what I'm gonna do is both helpful and bothersome. I'm going to actually call out in an auditory form, I'm gonna sort of give you triggers of stuff that might trigger some things 'cause sometimes it's helpful you know to kinda stir the dust inside your head and have me or somebody remind you about things. Oh yeah, that might help. The reason it's bothersome is you get on a roll here and then you hear me jabbering but you still wanna keep going with your own roll. So I suggest, just keep going with your own roll and listen to me with half an ear. See if that triggers anything. If you start to slow down a little bit, then come back to whatever I may be mentioning. So, that's the game. If you haven't started already just grab all the top of mind stuff, anything top of mind. One other just little caveat here, if those are you that are old GTD, old-timer GTDers, if this already in your system, if whatever it is that's on your mind or that pops into your head you absolutely know you have there then sure, you probably don't need to write it down. But be cautious about that because if it pops into your head at all, meaning there's probably something that might not be on cruise control about it. So, when in doubt write it down. You can always scratch it out later if you realize you've over captured but much better to over capture. This is not to organize, not to analyze just grab them as fast as you can 'cause you see, once you've pulled the plug these things start to roll and they'll be associating in your mind, lots of other stuff. So first of all, top of mind stuff. What's on your mind, what do you have to do today that may not be captured yet? What's up for you? Just jot it down. Abbreviate, write fast. You might want to think about what just happened yesterday or the last couple of days. Meetings, conversations, stop you in the hall stuff. Things that have shown up in the mail. Voicemails you've gotten. Emails that yanked your chain or that you haven't been able to do anything to think through yet but you know you need to. While you're doing this, if any of you have access to your calendars or diaries, it's not a bad idea to pull that out and glance part of the weekly review which is a great thing to do that I always say in my life is a backward look for a week or two. Just quickly scan back and catch all the oh, that reminds me. If you look back I'll be willing to bet you that you'll see something back there in terms of meetings or things you had on your calendar that may bounce some stuff out of your head that you need to grab. Same thing with going forward. Especially this next upcoming week or two. Events, presentations, family stuff coming up. Speaking of which, any summarizing things and that's with an e-r not an a-r on your mind. Unless you're down under and it's winterize. What's up for this season? Could be a lot of you in the northern hemisphere this is vacation time. Anything about vacation, planning, family. Social events. Nitty gritty work stuff. Projects, projects that have emerged that you haven't identified as such yet. Anything on your mind that you'd call a problem right now that you need to grab to later on make a project. Real good idea to do a site walk-around in your mind's eye. If you are in your office right now look around. Anything on the tables, on the desk, on the side-bar credenzas. Your in baskets, your pending areas. Anything representing new stuff that's shown up you haven't had a chance to identify yet as something you need to do something about. And in your mind's eye you might want to walk around, if you do during the week go to a regular type of office, a regular type of office building and have staff around you and other people around you, just go there quickly in your mind's eye. What about that? Anything that reminds you about meetings, people, projects, problems, situations, opportunities that are up and haven't been caught yet. Might do the same around your home, house. If you're there, you might want to look around just in your mind for even what you can't see and also what you can. Any projects, pipes need fixing. Spackle needs spackling. Any new equipment changes. Clean-up, fix, redo. Projects in the yard if you have one. And of course a great trigger is just people. Who are all the people in your life right now? What comes to mind? Anybody you have attention on? Conversations you need to have, want to have. Okay, this is a, particularly for those of you who are familiar with mind sweeps, I'm gonna lift up to what I call 20 thousand feet because often times the areas of focus and responsibility that we refer to sometimes gets into subtler stuff that maybe is still on your mind, just little, not quite as easy to grab. So for instance, 20 thousand feet, let's take your job. If you have, if you're doing work, what are the four, five, six, seven things you are supposed to be handling well? First of all, is your job clear itself. Anything unclear about that you need to grab. Things changed, things have morphed, things have shifted in the company in terms of your responsibilities. All that clear and on cruise control yet. And whatever those areas you're responsible for. Research, PR, business development stuff, sales, marketing. Anything about staff, staff development, hiring, performance reviews et cetera. Assets, quality control. Tech stuff. Come performance review time what are you gonna be held accountable to have done well over this period of time. Thinking about all that, does anything pop into your head that you haven't grabbed yet? Projects, more subtle stuff that's kinda been hanging out there. Possibilities, opportunities. Someday maybes. And sort of moving over to the sort of overall life areas of focus, how about your own personal and professional development. Anything about classes. Anything you're trying to learn. Anything you'd like to research, get better at. Anything on your mind about that. Personal finances, assets, investments, bank stuff. How about fun. I hate to admit but sometimes I forget Oh yeah, fun. What are the things you like to do? Anything that's been on your mind you might wanna, concerts, subscription series, plays. Fun things, things to do with the family. Speaking of family, anything about your relationships you maybe haven't caught it yet. Personal direct family relationships. Extended family. Good friends. Your network. Pets, don't forget the pets. Your creativity, creative expression. Everything okay about that, any classes you wanna take. Things you might wanna do. And how about all your gear. All your gear okay? Printers, faxes, scanners, Blackberries, iPhones. Are you really gonna do something about the iPad or not. Any of that. Okay, if there were something that you haven't captured, what would it be? Okay, well it looks like not many of you have dropped off so hopefully this wasn't too intimidating for you. You know, usually people feel a combination of grief and relief when they sit down and do these lists. But that's obviously what we work with and for those of you who are not familiar with our workflow coaching process, that's the first thing we do. Just about the first thing we do when I sit down to work with an executive or whoever I'm coaching, is we need to get it all out so this is stage one of how do you get things under control is first of all you have to identify what's not on cruise control. That is the things we have attention on as usually there's an inverse relationship between these things being on your mind and them actually happening. So the whole idea is to move from identifying to then getting things onto cruise control, which is where we go next about these, which are the next two phases of getting things under control which are okay, now, now I got these out of my head. That will serve you temporarily and feels good temporarily. A lot of people that just sort of changes their life, actually. When they just get into GTD they just get this first stage and start writing down a lot more than they ever wrote down before. Sleep better, able to focus better et cetera, but then if you don't move to the next two phases of okay, now I gotta decide what I, what exactly that means to me that I wrote down. Many times people will write something like mom and I go "Yeah, well you had one "but that's just historical data, "why did you write it down?" Oh yeah, so now we have to go through the, okay, do you really want to get this onto cruise control? It'll suck right back up into your mind again and you'll start resist looking at your lists simply because there's more thinking to be done. The more thinking to be done, is phase two and phase three, what we call processing or clarifying what exactly these things mean to you that you got out of your head, and then phase three is now organizing the results of that. When I think through mom, what is the outcome that I'm wanting to achieve there. You'll see Kelly's put the, our new workflow diagram up on the screen so you can see these are the basic questions you just need to ask yourself. Essentially, the reason things have your attention is because you have not put sufficient attention on them. They're kind of a paradoxical situation but it's because you actually finished your thinking about them that that's why they're still open loops in your head and why they keep popping in there. The mind just doesn't manage those very well, it doesn't manage them very objectively, they just tend to pop in often times based upon how much emotional content you had wrapped into it, or how recent the thing got inserted into your head. Those will tend to be as they pop out but that's, all that's doing is just letting you know, hey dude, there's something that you still haven't thought about or decided about or really determined about this yet. And these are the basic questions. What is it? Mom, why did you right it down? Well, it's her birthday coming up so great, is it actionable. You see that on the screen, basic question, two optional answers. Yes or no, are you going to do something about mom or not? And often times that's where things get hung up right there. And then once you make that decision, you might say, "No, I'll just wish mom a happy birthday. "She doesn't make a big deal out of it "and I send her good thoughts." So no. Maybe I want to put her birthday on a spread sheet where I'm keeping track of birthdays so it will become a piece of reference. Or maybe it's incubate. Maybe her birthday's not coming up for another six weeks. You don't wanna decide yet and you say, "I'll just kinda sleep on that for a couple of weeks. "That'll still give me still plenty of time "to do something about it." So then you could put a trigger in your calendar or in a tickler file and then come back to it. I doubt you'd wanna trash the idea, you might say, "Well just wishing her happy birthday "is sufficient." And it's complete but those are the, you know, it if's not actionable and all those could be perfectly fine answers. If it is actionable and you go, "Oh yeah, I guess I gotta do something about mom "and her birthday." Then there's two questions and you see them almost side, sidebar there you see that there's little dotted line that goes up at the left called what's the desired outcome, that means that there's more than one step to this. If you say, "Look, all I just wanna do is "I'm just gonna call mom and leave her a message "and wish her happy birthday." And you can do that in two minutes, well that's just not multi-step thing, that's just okay, that's the next actions, call mom. You could do it in two minutes so that would fit in the two minute rule that you see down there under do it. You would just do that. If, likely that kind of scenario you say, "No, we need to give mom a birthday party." Or perhaps it's like I need to look into whether my sister and I really wanna do this or not for her, then that might be what I call R&B, that's my shorthand for look into project. But anyway, that would be a desired outcome which you see if say, "Yes, gonna, "either I'm gonna give mom birthday party, "or I'm gonna research it." Now you have a project so you see that arrow going over to the left and that becomes a project that's a stake in the ground you need to park somewhere and then keep reminding yourself that you have that commitment now to get, to get that done. Again, back to the simplicity of getting things done is defining what done means. What does done mean about mom and birthday? Is it just that you researched it to make a go, no go decision or you've actually celebrated her birthday? In either case that would go on your project list and of course, tied very directly to that is what's the next action? And then the next action might be I guess I gotta call my sister and see, let's chat about what mom might want. Fabulous. Can you call your sister and do that in two minutes? No, probably not if she answers the phone we'll probably on the phone a while. Great. Can you delegate that to somebody? Probably not. So that means I need to defer it. You see that is the third bubble up to the left there. Okay, now I to park that. Need to call sis, can't do it right now or I don't want to do it right and I need to park that in which case, if you say "Hmm, well I only can call sis "on Saturday, or that's the time I can probably reach her." Then you might want to put it on Saturday's calendar so you don't need to think about it but on Saturday that's just something to do that day and you're gonna do that on Saturday, you can park it there. Or if you said, "No, I'm just gonna "call my sister as soon as I can in and around "all the other stuff I need to do." That's where you would defer it to your next action list. Where you put it down with the little A there for the action list. That would go on a calls list or wherever you wanted to keep track of that kind of thing. Basically, if you've done all that, you've made those decisions, parked them somewhere. And then of course, what we can't handle on the phone here is then making sure you have some regular review. You trust then that where you parked these things you're actually gonna engage with appropriately. You're gonna look at that project list and see mom's birthday coming toward you frequently enough to make sure that it doesn't slip and you're gonna see the reminder to make the phone call and some appropriate time and place so you can do that in time. Now, that's a lot said but that's basically the simplicity of the process. This is not some sort of theoretical gee, this might work. This is literally what we spent thousands of hours with folks doing and it's what those of you familiar with GTD you know that's how you get your in basket empty. You don't have to finish mom and birthday but you do need to clarify what exactly it means to you. What does done mean and what does doing look like and park those things appropriately.

- [Andrew] So, if you played along with us then hopefully you've got some tremendous value out of that conversation. If you're like me your inbox is just tiny bit more full and we just wanna remind you that that, as well as literally hundreds of other pieces of amazing content designed to take your GTD game to the next level are available, ready and waiting for you over at GTD Connect. If you'd like a significant discount while signing up use the code podcast when checking out. And you can do that all over at gettingthingsdone.com/podcast. Well hey, we hope you've enjoyed these three launch episodes of Getting Things Done. This is a weekly podcast. We're gonna be alongside you for your journey every single week and next week we are so excited. The CEO of David Allen Company Mike Williams is going to be interviewing a GTD champion who's working in the agricultural space so maybe not a context that you've heard before, but some fantastic stuff there. And as always, we want to hear from you. What do you like about the podcast? What would you like to see more of? You can send us an email over at podcast@davidco.com and we would absolutely love your ratings and reviews in iTunes. We'll see you all next week. Until then I'm Andrew J. Mason asking you, now that you've listened to this podcast, what's your next action?

Attention, ce qui suit n'est pas pour le tout nouvel arrivant aux contextes ! Je vais disserter sur ce qu'est un contexte d'une manière qui peut, à première vue, sembler contradictoire avec une espèce d'orthodoxie de GTD (qui n'existe pas vraiment, du reste).

On le sait, un contexte est une combinaison de lieux, outils et/ou personnes qui vous permettent de réaliser les prochaines actions qui ne pourraient pas se faire ailleurs (ou pas aussi bien).

Mais ça peut être plus que cela. Si vous avez déjà une bonne pratique de la méthode, ou si jamais les contextes coincent vraiment pour vous, j'aimerais vous inviter à les envisager sous un nouvel angle.

À bien y regarder, un contexte peut également être compris comme "ce qui vous motive à réaliser effectivement l'action que l'on y trouve". Ce jeu peut être dangereux lorsqu'on commence à pratiquer la méthode, car on est encore trop imprégné de "l'ancien mode" de fonctionnement par projet ou thématique sans tenir compte du contexte concret et réel de réalisation de l'action. Mais si vous avez un peu de pratique, il peut y avoir de la valeur à intégrer cette "nouvelle vision".

Cette "nouvelle vision", c'est celle des contextes émotionnels. L'idée est d'utiliser le regroupement de prochaines actions non pas sous l'angle concret lieu/outil/personne, mais sous l'angle de ce que la réalisation de l'action va provoquer comme réaction chez vous.

Certaines actions, une fois réalisées, vont vous procurer un grand soulagement, d'autres vous donneront le sentiment d'avoir bien "fait le job", d'autres encore provoqueront un sentiment de gratitude ou d'accomplissement, d'autres pour finir vous feront vous sentir "maître de votre destinée". Pourquoi ne pas les rassembler ensemble ? Des listes "homme/femme de parole", ou "maître de ma destinée", ou "super soulagé" peuvent avoir du sens si elles contiennent des prochaines actions dont vous savez qu'elles provoqueront la sensation correspondante chez vous.

L'idée sous-jacente des contextes est de vous permettre d'agir ! De vous pousser à exécuter les prochaines actions qui s'y trouvent. Le simple fait de bien détailler les actions participe du même effet : vous motiver.

Vos listes de contexte doivent vous motiver. Que ce soit par leur phrasé, que ce soit aussi, pourquoi pas, par leur contexte. Je me sens un peu nul aujourd'hui, j'aimerais bien finir la journée en me sentant "dans le jeu", pourquoi ne pas avoir une liste qui rassemble ces prochaines actions qui produisent ce sentiment chez moi ? Cette façon de voir est d'autant plus pertinente de nos jours, où nous avons souvent, dans un même lieu, différents outils et/ou personnes et où les contextes "ordinateur" ou "bureau" n'ont plus tant de sens.

Attention, à utiliser avec une grande parcimonie, mais en complément des contextes classiques, ça peut être un réel booster !

Défi des 14 jours - première partie

Rappel des 5 étapes et choix de votre défi des 2 prochaines semaines

RÉSUMÉ

Le défi des 14 jours - première partie

Pendant 2 semaines, concentrez-vous sur une (ou plusieurs) des 5 étapes afin de perfectionner votre pratique.

Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..

Notre coach vous détaille chaque étape, et pour chacune, vous pourrez choisir d'en faire l'objet de votre défi.

Faites savoir à votre entourage ou au forum ce que vous avez pensé de cet enregistrement !

La Prochaine Action est un concept fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. Après tout, "casser les grosses pierres en petits cailloux" est une phrase qu'on entend depuis pas mal de temps, qui tend à dire la même chose. On pourrait penser que cette familiarité de concept est une aide pour comprendre GTD, et ça l'est dans une certaine mesure, mais c'est aussi un frein dans la mise en pratique. Or, GTD est avant tout une pratique.

Le fait de scinder une grosse tâche en tâches plus petites a du sens pour tout le monde. On se doute bien que "Organiser les jeux Olympiques" recouvre en soi une myriade d'actions, et qu'il faudra bien toutes les faire pour atteindre notre résultat, donc autant les identifier à l'avance. Ainsi, lorsque je mentionne le concept de prochaine action comme étant la "prochaine action simple, concrète, physique et visible, qui fait avancer la situation ou le projet" (définition officielle svp!), j'ai la plupart du temps face à moi des acquiescements conquis. Le problème se pose lorsque je regarde par la suite les listes de prochaines actions de mes stagiaires.

• Liste téléphone : Appeler Stéphane
• Liste e-mail (ou Mac) : Faire mes emails
• Liste maison : Relire dossier impôts

En apparence, ce sont bien là des actions, et on peut supposer que ce sont bien les prochaines à mener. Il n'y a rien d'autre à faire avant : la personne a le téléphone de Stéphane, les emails sont bien dans l'inbox, le dossier impôts est accessible en moins d'une minute. Pour autant, ces listes ne sont pas tellement plus efficaces que celles qu'on fait lors de la phase de Capture pour une raison très simple : elles manquent de précision.

Pourquoi vouloir appeler Stéphane ? Qu'est-ce que ça veut dire exactement, "faire mes emails" ? Pourquoi relire le dossier impôts ?

Quand on trouve la prochaine action, sur le moment, on peut répondre sans problème à ces questions car tout le contexte est encore bien présent à l'esprit. Le problème survient lorsqu'on regarde cette liste 5 jours après avoir identifié ces actions : noyées au milieu de toutes les autres, on ne sait plus trop exactement ce qu'on voulait faire. Certes, on peut retrouver le contexte rapidement, mais c'est un effort cognitif que notre cerveau tentera par tous les moyens d'éviter de faire. Et donc, on regarde ces actions, on soupire, et on passe à autre chose ("pourvu qu'il y ait un imprévu, que je n'ai pas à me poser la question de savoir quoi faire"...).

Souvenez-vous, GTD est la méthode des vrais fainéants, ceux qui veulent le meilleur impact pour le moins d'effort (comme notre cerveau). Quand on en vient à définir nos prochaines actions, l'effort qui apporte le plus gros impact va être de qualifier davantage l'action au moment où on la pose sur nos listes, pour n'avoir aucun effort mental à (re)faire quand on la consultera. Autrement dit, n'hésitez pas à détailler vos actions !

• Liste téléphone : Appeler Stéphane (06...) pour feu vert sur le projet XY et avoir une v1 du rétroplanning
• Liste e-mail : Mark re. pas d'accord pour négocier sans garantie - projet ZA
• Liste maison : Lister les déductions possibles indiquées dans le dossier impôts

Franchement, qui trouve ça plus confus que la liste précédente ?

Ce qui se passe lorsque l'on remplit nos listes de prochaines actions, en vrai, dans GTD, c'est que l'on se délègue à soi-même des actions à réaliser dans le futur. Il est donc tout à fait possible de détailler au maximum ces actions comme s'il s'agissait d'une délégation à quelqu'un d'autre (la personne que vous serez à ce moment-là). Une liste de prochaines actions bien conçue doit pouvoir être comprise par n'importe qui (et faite par toute personne qui a les mêmes compétences métier que vous), sans besoin d'explication plus avant sur le contexte. Même si je ne connais rien au projet XY, je peux appeler ce Stéphane pour lui dire qu'il peut démarrer et m'envoyer son rétroplanning. Je peux aussi écrire un email à Mark, que je ne connais pas du tout, pour lui dire qu'il est impossible de négocier sans garantie sur le projet ZA. Je peux consulter le dossier impôts de n'importe qui pour lister les déductions possibles (pour peu que les déductions soient bien rangées dedans...). Impossible de faire cela avec le premier type de liste.

Faites-en votre critère. Pour prendre cette habitude au début, détaillez vos prochaines actions puis aller voir quelqu'un et demandez-lui simplement : "est-ce que tu comprends ce qu'il faut faire ?". La réponse devrait être positive (attention, on ne lui demande pas "es-tu capable de le faire"). Souvent, la personne devrait même pouvoir vous regarder avec des yeux ronds en se disant "ça va, je sais lire".

Plus vos listes seront précises, moins votre cerveau devra fournir d'effort pour comprendre ce qu'il doit faire ou s'en rappeler, et plus vous aurez de chance d'effectivement faire ce qui se trouve sur vos listes quand ce sera le bon moment. Évidemment, quand je donne ces exemples les participants me regardent avec des yeux écarquillés et j'entends leurs cerveaux murmurer "mais ce mec est malade, si je commence comme ça je n'aurai jamais fini". Je concède bien volontiers que ça prend un peu plus de temps sur le moment, et que ça paraît parfois un overkill. Pourtant, je peux vous assurer que si vous ne le faîtes pas, ce sont vos listes que vous n'aurez jamais fini. Franchement, qui a envie de se mettre à "faire ses emails" plutôt que juste répondre à Mark qu'il n'est pas d'accord pour négocier sans garantie sur le projet ZA ? Plus vous serez précis, moins vous vous poserez de questions, plus vous verrez exactement ce qu'il faut faire et plus ce sera facile pour vous de prioriser les choses les unes par rapport aux autres. Pour ceux qui travaillent en Holacracy, c'est même le meilleur moyen de passer d'un Rôle ou d'un projet à l'autre, mais ce sera l'occasion d'un prochain billet.

Si vous me lisez, c'est qu’a priori vous êtes déjà sensibilisés à la méthode GTD. Vous pratiquez les 5 étapes fondamentales, et les plus avancés d’entre vous se promènent régulièrement dans les Horizons d’attention. Vous l’avez expérimenté, la méthode GTD vous permet d’accomplir plus de choses avec moins de stress, qu’il s’agisse du prochain e-mail à écrire, de cet appel à passer, de la prochaine ré-organisation du département en passant par les vacances et l’endroit où vous aimeriez vivre dans 10-15 ans. C’est un système complet et cohérent.

Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.

Mesurer par "tomates"

Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :

• choisir la tâche à accomplir
• régler le minuteur sur 25 minutes
• travailler sans interruption jusqu’à ce que le minuteur sonne
• à la sonnerie, placer une marque (une « tomate ») sur une feuille séparée
• tant qu'il y a moins de quatre marques, prendre une pause de 5 minutes, puis reprendre à l’étape 2.
• après 4 « tomates », prendre une pause plus longue, de 10 à 15 minutes, puis effacer ou rayer les « tomates » et recommencer à l’étape 1.

Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.

Intégration : GTD et Pomodoro

Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :

• on ne surfe pas sur Internet,
• pas de téléphone,
• pas d’interruptions.

Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.

Les avantages ?

• il est plus facile de progresser, car vous vous attelez à des tâches simples pendant un temps limité. Si « écrire un article » peut paraître parfois rebutant, « écrire sur Pomodoro pendant 25 minutes » par exemple est beaucoup plus facile à entreprendre.
• on profite davantage des pauses car on culpabilise moins vu qu’on abat du travail efficacement,
• vos petits pas vous dirigent vers de grands résultats : une seule tomate peut vous faire avancer sur plusieurs projets majeurs.

Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !

Pour avoir eu l'honneur et la grande joie d'être personnellement coaché par David Allen durant mon processus de certification, je peux vous affirmer qu'il y a deux points de la méthode sur lesquelles il ne transige pas : l'inbox zéro et la revue hebdomadaire. Si David vous coache, vous verrez rapidement que, comme il le dit d'ailleurs lui-même :

"Qui ne pratique pas la Revue Hebdo ne pratique pas GTD"

Et il ne partira pas tant que vous n'aurez pas vidé intégralement votre boite email. Je reviendrai sur le second point dans un autre article ; pour celui-ci, je me concentrerai sur le premier. Mur porteur de la méthode, clef de voûte, pilier central, ciment, prenez l'image de construction qui vous parle le mieux, cela décrira ce qu'est la Revue Hebdomadaire GTD. En version courte, il s'agit tout simplement de passer en revue tous vos engagements professionnels et personnels actuels, pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents et rester à jour vis-à-vis d'autrui comme de vous-mêmes. En version plus longue, il s'agit d'une simple checklist en 11 points, que vous pourrez trouver disponible au téléchargement (sur la page du site eCommerce de GTD France - c'est cadeau !).

GTD : une Revue Hebdomadaire en 11 points

Les 11 points de cette revue peuvent paraître un peu arbitraires, et pourtant ils sont le résultats de plusieurs années d'essais et de retour d'expérience. Il n'y a pas de hasard dans leur présence non plus que leur ordonnancement. La partie "mise au clair" est destinée à vous permettre de clarifier ce qui pourrait encore retenir votre attention en créant "de la tension" (oui, il y a un jeu de mot) inutile dans votre esprit : ainsi on commence par rassembler ce qui traîne et vider les banettes et boites de réception afin d'avoir un plan de travail clair et net, puis on effectue un mini-balayage mental de ce qui nous resterait encore à l'esprit (nous sommes humains, il y a souvent des choses qui se promènent...). Notez que certains praticiens rencontrent là leur premier écueil : ils passent tellement de temps à vider les boîtes de réception que le temps dévolu à la Revue est quasiment expiré. Seule solution : vider ces boîtes plus régulièrement ! En début de revue, cette partie ne dépasse généralement pas 5 minutes.

Ensuite vient le moment de se mettre à jour en passant toutes les listes en revue. Dans l'ordre indiqué, s'il vous plaît. Il ne s'agit pas de maniaquerie de la part de la méthode, mais bien plutôt d'économie de charge mentale (toute la méthode GTD, si on la comprend bien, n'est qu'une ode au "juste effort" -qu'on peut lapidairement résumer par le principe du fainéant : ne faire plusieurs fois que ce qui nous plaît). On revoit donc les listes d'action, puis le calendrier (J-15, J+15 ou plus), puis la liste des "en attente", puis la liste des projets. Pourquoi revoir la liste des projets après les actions, calendrier et "en attente" ? Pour une raison psychologique et physiologique assez simple : vous repérerez immédiatement un projet qui n'a ni action, ni rien de prévu sur le calendrier, ni de choses dont vous êtes en attente, tout simplement parce que vous n'aurez rien vu juste avant qui se rapporte à ce projet (il n'y a rien qui y soit rattaché dans votre mémoire à court terme). Tous les autres seront un peu familiers. Reste à revoir enfin toute liste qui nous est pertinente (procédure, recettes, tout ce qui nous facilite la vie au quotidien).

Quand vous en serez là, vous serez à jour et vous aurez un tel sentiment de contrôle sur vos engagements que votre cerveau va inévitablement vous proposer d'autres choses à faire ou mettre en route. C'est le moment idéal pour revoir la liste de ce qu'on aimerait faire "un jour peut-être", et d'être créatif et innovant !

La Revue Express

Une Revue Hebdo effectuée en bonne et due forme sur les plans personnels et professionnels peut prendre de 1h à 1h30. C'est parfois trop long. Or, il est préférable d'en faire tout de même un peu, plutôt que pas du tout ; c'est pourquoi il est possible dans certains cas où le temps est très compté, de procéder à une revue "express". L'idée est toute simple : on veut juste rester dans le jeu, au milieu du maelström. Dans ce cas, on va tout simplement se concentrer sur la partie "mise à jour" : actions, calendrier, en attente, et projets. En revoyant ces quatre types de liste, vous vous assurez de rester à jour et du fait que vos listes sont toujours pertinentes au fil du temps. GTD ne fonctionne que parce que vous avez confiance dans vos listes, et vous aurez confiance dans vos listes si (vous les utilisez..., et si) elles sont tenues à jour. Ces 4 types de listes sont le noyau dur non-négociable d'une revue hebdomadaire. En les revoyant, en vous assurant que vos listes d'actions (classées par contextes) ne contiennent que des actions pertinentes, que votre calendrier ne laisse pas passer d'échéance et sert de voiture balais du passé, que vos délégations et les choses dont vous restez en attente de la part des autres ne sombrent pas dans l'oubli, et que tous vos projets avancent toujours dans la bonne direction et avec une action pour cela, vous maintenez le cap en toutes circonstances.

Un des indicateurs principaux de la bonne maîtrise de GTD est la régularité de la revue hebdomadaire, et la capacité à s'accrocher aux principes de la méthode d'autant plus que l'environnement extérieur est chaotique. En pratiquant cette Revue Express, vous pourrez plus facilement éviter le débordement et le stress associé. J'ai même connu des personnes pour qui ces 4 points sont ceux qui leur ont permis d'installer, ensuite, une Revue Hebdomadaire standard en 11 points dans la durée.