Notre coach vous conseille dans la gestion de vos e-mails
RÉSUMÉ
Ce webinaire de 35 minutes vous guide dans la structuration de votre logiciel e-mail pour une meilleure gestion des actions et références
Romain Bisseret est Coach et Master Trainer certifié à la méthode Getting Things Done..
Notre coach vous explique chaque étape, et pour chacune, vous avez la possibilité de mettre en pause le temps de la réaliser de votre côté.
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À force de donner des coachings et des formations à la méthode, j’ai fini par dégager trois paradoxes apparents, qui rebutent les personnes lors de la mise en place de la méthode. Comment s'en sortir ?
Le premier concerne l’investissement que cela demande. Je me suis formé dans ma carrière à à peu près toutes les méthodes qui existent relatives à la gestion du temps, des priorités, du stress, etc. Une seule tient sa promesse sur tous ces sujets, c’est GTD, mais c’est aussi la méthode qui demande le plus d’investissement au départ, en temps, en énergie et parfois en moyens, pour la mettre en œuvre. Cela demande un réel engagement, comme si vous décidiez d’apprendre une nouvelle langue ou un instrument de musique. L’image n’est pas exagérée. Si vous voulez avancer, votre professeur vous a certainement fait remarquer qu’il faut pratiquer, de préférence un peu tous les jours plutôt qu’une grosse heure tous les weekends (s’il ne l’a pas fait, changez de prof, conseil amical).
Cet effort perçu à l’avance est généralement le plus gros frein, il semble nécessiter de la part des personnes une raison suffisamment valable et forte pour choisir de le réaliser. Une grosse motivation semble nécessaire, un peu comme pour quelqu’un qui, n’ayant jamais couru de sa vie, décide de se « mettre au sport ». : il faut une grosse motivation. Or, le problème de la motivation, c’est qu’elle ne tient pas dans la durée. Un motivation ne porte de résultat que sur le court terme. Comment faire alors quand on souhaite se développer à long terme ? Il faut trouver un autre levier, ce qui fera l’objet d’un prochain billet (dans un de mes anciens métiers, on appelle ça un teaser !). Premier paradoxe : se faciliter la vie au quotidien pour passer moins de temps sur les choses nécessite un gros travail de mise en place préalable, qui se rajoute à l’existant.
Le deuxième aspect bloquant souvent mentionné par les nouveaux venus à la méthode concerne l’outil : que choisir pour gérer toutes ces listes ? Une simple recherche internet avec « outil GTD » retourne une pléthore de possibilités et il faut une bonne dose de persévérance pour aller faire son choix au delà des 3 premiers résultats. Avec souvent des logiciels qui, comble de l’ironie, s’ils se clament « GTD compatibles » sont parfois cependant loin de la simplicité qui fait la force de cette méthode, ce qui est déroutant et susceptible de créer de mauvais réflexes qui vont compliquer la méthode plus que nécessaire (GTD peut être complexe, mais pas compliquée).
Ainsi, la personne qui aura su se motiver pour aller au delà de la première grosse marche, se trouve souvent découragée ici par le fait de devoir faire un choix parmi une myriade de possibilités dont, au final, il n’est pas dit qu’elle soit en mesure de l’effectuer. Deuxième paradoxe : une fois les fournitures de base en place, il faut avoir pratiqué un peu la méthode pour savoir de quoi l’on a besoin pour la pratiquer (comment construire son système GTD).
Le troisième aspect consiste ensuite en la régularité nécessaire à la bonne pratique de la méthode au quotidien comme à la semaine. Là aussi, il est nécessaire de modifier certains comportements, ce qui est l’une des choses les plus difficiles à faire pour un être humain. J’ai réussi à traduire mes choses à faire en actions et projets, j’ai réussi à mettre tout cela dans un outil qui semble fonctionner, mais là maintenant à moyen terme, ça ne suit pas ; j’essaie mais plus j’essaie et plus c’est difficile. Ici, je pourrais presque citer Yoda, « fais, ou ne fais pas, mais n’essaie pas ».
La méthode demande à un moment d’agir sans plus y réfléchir. Ce qui amène au troisième paradoxe : on passe un temps considérable à réfléchir avant d’agir pour pouvoir ensuite agir sans réfléchir. Alors qu’au final, ce n’est que logique : d’abord je réfléchis, ensuite j’agis le fruit de ma réflexion (renard et hérisson), puis je réfléchis de nouveau pour corriger ce qui doit l’être, après quoi j’agirai de nouveau ma correction. Etc. Vous aurez reconnu notamment la revue hebdomadaire.
Voici donc les trois écueils, ou paradoxes, qui semblent les plus fréquents. La question est de savoir qu’en faire maintenant. Raisonnons un instant en bon « GTDers » (la clarification) : y’a-t-il quelque chose que nous souhaitions faire à propos de ces problèmes ? Si non, vous pouvez cesser ici votre lecture et retournez à vos occupations. Si oui, alors quel résultat souhaitez-vous pour surmonter chacun de ces écueils rencontrés ? Une fois que vous avez ces résultats, quelle prochaine action pouvez-vous entreprendre pour chacun d’eux, afin d’avancer ne serait-ce que d’un pas vers le résultat souhaité ?
Vous aurez, chacune, chacun, vos propres réponses qui sont les seuls valables. Pour l’heure, laissez-moi vous donner un principe directeur, et une piste d’action concrète.
Pour s’en sortir, il faut selon moi conserver à l’esprit un principe fondamental : le Principe du Vrai Fainéant, également nommé Principe du Juste Effort selon la formulation qui vous parle le mieux. Ce principe consiste à toujours rechercher le meilleur impact pour le moindre effort. Un Vrai Fainéant, tel que l’entend David Allen, est quelqu’un qui n’aime pas faire deux fois la même chose, sauf si ça l’amuse. Ainsi, dans toute votre approche de GTD, je ne saurai que trop vous inviter à simplifier, simplifier, simplifier… sans être simplistes !
GTD est une méthode très simple, elle vous donnera le meilleure d’elle-même si vous respectez ce principe. Un choix à faire ? Quel est le plus simple, c’est-à-dire celui qui fonctionnera suffisamment bien pour donner le meilleur résultat souhaité tout en nécessitant le moins d’effort ? Ainsi donc armé du PVF/PJE, comment aborder ces paradoxes ? Je vous fournirai prochainement des éléments de réflexion pour vous attaquer à chacun des trois paradoxes, mais pour l’heure vous pouvez déjà commencer votre réflexion, équipé du principe directeur.
Quelle piste d’action concrète pourrait convenir ? Je voudrai attirer votre attention sur l’aspect selon moi le plus négligé dans la méthode et qui, pourtant, semble avoir un impact majeur : le système de rangement. Avoir de quoi ranger les choses est abordé dans le livre comme dans la méthode, mais force est de reconnaître qu’il est relégué un peu au second plan et fait l’objet de peu de cas des participants lors des formation. Il est pourtant central.
Où pourrais-je ranger quoi que ce soit si je n’ai pas de quoi ranger n’importe quoi ?
Nulle part. Dans quasiment tous les coachings individuels, j’ai pu constater que le système de rangement était défaillant. Cela concerne aussi bien les aspects physiques (vrai dossier papier) qu’électroniques (GED rudimentaire, gestion des listes peu solide). Or GTD requiert, d’expérience, trois outils pour sa mise en place :
Le premier va vous servir à savoir où ranger ce satané prospectus qui vous intéresse bien mais que vous ne savez pas où mettre de façon à ne plus le voir jusqu’au moment où vous en aurez besoin, ou bien ce devis signé pour lequel vous n’osez pas créer un dossier parce qu’il n’y aurait rien d’autre à ranger avec (pour le moment…) et que bon, vous n’allez pas prendre 5 minutes pour créer un bon gros dossier suspendu pour ça tout de même.
Le deuxième est le plus évident, les gens le voient bien en général. Il sert à ranger toutes vos listes : projets, prochaines actions triées par contexte, éléments en attente, et calendrier (oui, un calendrier est une liste de choses qui arrive au cours du temps).
Le troisième aspect est celui qui vous permet de ne plus avoir de trou dans la raquette. Il s’agit de faire entonnoir de tous les flux d’information qui utilisent généralement des médias divers (SMS, What’s App, réseau entreprise, messagerie instantanée, réseaux sociaux, téléphone, courrier, réunions et interactions, idées propres, etc.).
En conclusion, armé du PVF/PJE et en partant de cette piste d’actions concrètes, vous devriez pouvoir résoudre les trois paradoxes (qui, au fond, n’en sont pas vraiment) plus facilement.
La Prochaine Action est un concept fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. Après tout, "casser les grosses pierres en petits cailloux" est une phrase qu'on entend depuis pas mal de temps, qui tend à dire la même chose. On pourrait penser que cette familiarité de concept est une aide pour comprendre GTD, et ça l'est dans une certaine mesure, mais c'est aussi un frein dans la mise en pratique. Or, GTD est avant tout une pratique.
Le fait de scinder une grosse tâche en tâches plus petites a du sens pour tout le monde. On se doute bien que "Organiser les jeux Olympiques" recouvre en soi une myriade d'actions, et qu'il faudra bien toutes les faire pour atteindre notre résultat, donc autant les identifier à l'avance. Ainsi, lorsque je mentionne le concept de prochaine action comme étant la "prochaine action simple, concrète, physique et visible, qui fait avancer la situation ou le projet" (définition officielle svp!), j'ai la plupart du temps face à moi des acquiescements conquis. Le problème se pose lorsque je regarde par la suite les listes de prochaines actions de mes stagiaires.
En apparence, ce sont bien là des actions, et on peut supposer que ce sont bien les prochaines à mener. Il n'y a rien d'autre à faire avant : la personne a le téléphone de Stéphane, les emails sont bien dans l'inbox, le dossier impôts est accessible en moins d'une minute. Pour autant, ces listes ne sont pas tellement plus efficaces que celles qu'on fait lors de la phase de Capture pour une raison très simple : elles manquent de précision.
Pourquoi vouloir appeler Stéphane ? Qu'est-ce que ça veut dire exactement, "faire mes emails" ? Pourquoi relire le dossier impôts ?
Quand on trouve la prochaine action, sur le moment, on peut répondre sans problème à ces questions car tout le contexte est encore bien présent à l'esprit. Le problème survient lorsqu'on regarde cette liste 5 jours après avoir identifié ces actions : noyées au milieu de toutes les autres, on ne sait plus trop exactement ce qu'on voulait faire. Certes, on peut retrouver le contexte rapidement, mais c'est un effort cognitif que notre cerveau tentera par tous les moyens d'éviter de faire. Et donc, on regarde ces actions, on soupire, et on passe à autre chose ("pourvu qu'il y ait un imprévu, que je n'ai pas à me poser la question de savoir quoi faire"...).
Souvenez-vous, GTD est la méthode des vrais fainéants, ceux qui veulent le meilleur impact pour le moins d'effort (comme notre cerveau). Quand on en vient à définir nos prochaines actions, l'effort qui apporte le plus gros impact va être de qualifier davantage l'action au moment où on la pose sur nos listes, pour n'avoir aucun effort mental à (re)faire quand on la consultera. Autrement dit, n'hésitez pas à détailler vos actions !
Franchement, qui trouve ça plus confus que la liste précédente ?
Ce qui se passe lorsque l'on remplit nos listes de prochaines actions, en vrai, dans GTD, c'est que l'on se délègue à soi-même des actions à réaliser dans le futur. Il est donc tout à fait possible de détailler au maximum ces actions comme s'il s'agissait d'une délégation à quelqu'un d'autre (la personne que vous serez à ce moment-là). Une liste de prochaines actions bien conçue doit pouvoir être comprise par n'importe qui (et faite par toute personne qui a les mêmes compétences métier que vous), sans besoin d'explication plus avant sur le contexte. Même si je ne connais rien au projet XY, je peux appeler ce Stéphane pour lui dire qu'il peut démarrer et m'envoyer son rétroplanning. Je peux aussi écrire un email à Mark, que je ne connais pas du tout, pour lui dire qu'il est impossible de négocier sans garantie sur le projet ZA. Je peux consulter le dossier impôts de n'importe qui pour lister les déductions possibles (pour peu que les déductions soient bien rangées dedans...). Impossible de faire cela avec le premier type de liste.
Faites-en votre critère. Pour prendre cette habitude au début, détaillez vos prochaines actions puis aller voir quelqu'un et demandez-lui simplement : "est-ce que tu comprends ce qu'il faut faire ?". La réponse devrait être positive (attention, on ne lui demande pas "es-tu capable de le faire"). Souvent, la personne devrait même pouvoir vous regarder avec des yeux ronds en se disant "ça va, je sais lire".
Plus vos listes seront précises, moins votre cerveau devra fournir d'effort pour comprendre ce qu'il doit faire ou s'en rappeler, et plus vous aurez de chance d'effectivement faire ce qui se trouve sur vos listes quand ce sera le bon moment. Évidemment, quand je donne ces exemples les participants me regardent avec des yeux écarquillés et j'entends leurs cerveaux murmurer "mais ce mec est malade, si je commence comme ça je n'aurai jamais fini". Je concède bien volontiers que ça prend un peu plus de temps sur le moment, et que ça paraît parfois un overkill. Pourtant, je peux vous assurer que si vous ne le faîtes pas, ce sont vos listes que vous n'aurez jamais fini. Franchement, qui a envie de se mettre à "faire ses emails" plutôt que juste répondre à Mark qu'il n'est pas d'accord pour négocier sans garantie sur le projet ZA ? Plus vous serez précis, moins vous vous poserez de questions, plus vous verrez exactement ce qu'il faut faire et plus ce sera facile pour vous de prioriser les choses les unes par rapport aux autres. Pour ceux qui travaillent en Holacracy, c'est même le meilleur moyen de passer d'un Rôle ou d'un projet à l'autre, mais ce sera l'occasion d'un prochain billet.
Si vous me lisez, c'est qu’a priori vous êtes déjà sensibilisés à la méthode GTD. Vous pratiquez les 5 étapes fondamentales, et les plus avancés d’entre vous se promènent régulièrement dans les Horizons d’attention. Vous l’avez expérimenté, la méthode GTD vous permet d’accomplir plus de choses avec moins de stress, qu’il s’agisse du prochain e-mail à écrire, de cet appel à passer, de la prochaine ré-organisation du département en passant par les vacances et l’endroit où vous aimeriez vivre dans 10-15 ans. C’est un système complet et cohérent.
Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.
Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :
Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.
Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :
Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.
Les avantages ?
Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !
L'une des raisons pour laquelle la méthode GTD fonctionne pour tout le monde, indépendamment des profils et préférences psychologiques, c'est qu'elle invite à répondre à deux questions fondamentales. Deux questions auxquelles tout cerveau humain doit répondre, s'il veut arriver à faire quelque chose : « qu'est-ce que je veux vraiment faire ? », et « par quoi je commence ? ». Les réponses à ces deux questions devront être organisées dans un système de confiance, soit informatique, soit papier. Ce qui m'intéresse aujourd'hui, c'est la qualité de la précision apportée à cette réponse.
Rappelez-vous, lorsque vous avez appris votre alphabet, ou si vous avez des enfants en âge de l'apprendre, observez comment ils font. Généralement, ils récitent en tentant d'aller dans l'ordre à A à Z. Une fois qu'ils ont réussi, qu'ils ont dit le dernier Z, ils sont très fiers d'eux. Éventuellement, tout le monde applaudit autour, il y a beaucoup d'énergie, et ils n'ont qu'une envie : recommencer. Que se passe-t-il maintenant, s'ils s'arrêtent à W ? Ou X, Y ? Rien. Tout le monde attend, car tout le monde sait que c'est pas fini, même l'enfant lui-même. Et pour peu qu'il arrive à Z, que se passe-t-il s'il a commencé par B, ou C, D ? Rien de plus, car là encore, tout le monde sait qu'il manque quelque chose. Et en général, l'enfant n'arrive même pas à commencer s'il ne commence pas par A. Car l'alphabet, c'est aller de à A à Z.
Il en va de même avec tout ce que nous avons à faire. Quel que soit notre projet, il nous faut une ligne d'arrivée et un point de départ clairement identifiés. Il nous faut un A, et un Z. Ainsi, pour chaque chose que nous avons notée à faire, lors de l'étape de Clarification de GTD, nous devons répondre à l'identification de la ligne d'arrivée, c'est-à-dire notre Z, et à l'identification de la toute prochaine action à entreprendre pour y parvenir, c'est-à-dire notre A. Ces deux points sont majeurs dans l'abaissement du niveau de stress, et dans l'efficacité qui sera la vôtre à accomplir chacun de ces projets. Notez tous vos Z au moins dans la fiche projet en question (et je connais certaines personnes qui placent au lieu du nom standard du projet, le résultat qu'ils souhaitent atteindre). Et ce sont tous vos A qui peupleront vos listes de prochaines actions. Le simple fait de se demander, lorsque vous relirez vos listes d'actions, « est-ce bien un A ? », devrait vous permettre d'identifier rapidement les faux départs, c'est-à-dire les actions que nous pensions être les prochaines mais qui, en réalité, nécessitent une voire plusieurs étapes préliminaires avant de pouvoir les effectuer. De la même manière, vous poser la question « est-ce bien Z ? » pour tous les résultats de chacun de vos projets vous permettra de clarifier la ligne d'arrivée, c'est-à-dire définir ce qui doit être vrai de façon à ce que la chose que vous souhaitiez accomplir soit effectivement accomplie. Car la plupart du temps, ce que nous écrivons dans nos listes (et ce qui se trouvent dans les balayages mentaux), c'est quelque chose entre B et Y, qui nous oblige à chaque fois que nous les consultons à retrouver un A, et parfois à nous demander si nous ne sommes pas déjà à Z.
Certes, l'analogie n'est pas parfaite car elle désigne au moyen des lettres de l'alphabet, qui sont de même nature, des choses de natures différentes (une prochaine action, concrète et physique, et un résultat à atteindre qui est une construction mentale). Cependant, j'ai remarqué dans les coachings et formations qu'elle permettait de réellement clarifier les attentes, et d'identifier plus rapidement et avec plus de confiance quelle était la vraie prochaine action, et quelle était la vraie ligne d'arrivée. J'espère que cela pourra également vous aider, que vous pratiquiez ou non GTD.
Pour faire suite à l'article concernant la mise en place d'un système GTD®, et à la demande d'un client, je me suis penché sur différentes solutions utilisant Evernote. Il y en a deux principales : The Secret Weapon, et After The Book (en anglais, les deux). C'est la seconde qui trouve le mieux grâce à mes yeux. Faisons le tour. (suite…)
Pas une semaine ne passe désormais sans un article dénonçant le fléau des temps modernes du travailleur qui l'est tout autant : l'email. Comme souvent un mouvement radical s'est créé, qui prone le retour à l'état "inbox zero". Utopique ? Pas du tout. Vous pouvez reprendre espoir.
C'est sans doute LA question la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la question surgit : "et toi, t'utilises quoi ?". C'est légitime, pour autant, il faut se rappeler que ce n'est pas la truelle qui construit la cathédrale.
C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode GTD. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous nous intéressons cette fois-ci au troisième critère affecté aux Actions Suivantes dans GTD, l'énergie requise. Ce critère est souvent négligé, surtout en France et dans les pays latins qui préfèrent généralement "se forcer". Nous allons voir qu'il est très important en terme de productivité globale. (suite…)
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l'ordre d'importance, est le temps nécessaire. (suite…)
La méthode GTD, qui peine encore à pénétrer le marché français mais s'est répandue comme une traînée de poudre aux USA, se présente tout d'abord comme une méthode d'organisation personnelle et professionnelle assez classique. Pourtant, elle propose quelques concepts qui vont bien au delà, mais sont souvent peu expliqués, ou appliqués. Nous allons nous intéresser dans les semaines à venir à ce qu'il faut définir dès qu'une Action suivante est identifiée.
(suite…)