Pro

et

Serein

Cher David Allen,

Je me rends compte en permanence que je n'arrive jamais à accomplir tous mes trucs à long terme.

Je passe tellement de temps sur les détails du quotidien, en essayant d'éteindre les incendies qui surgissent et de mener à bien mes tâches quotidiennes, que je n'arrive que très rarement à réfléchir, et encore moins à trouver le temps de réaliser les objectifs, la vision et les intentions que j'ai pour ma vie.

Comment est-ce que je pourrais vraiment arriver à effectuer ce qui compte le plus pour moi quand tout ce qui semble retenir mon attention est le courrier électronique et les réunions ?

Cordialement,

Jeanne Aymar

Cher Jeanne Aymar,

Bienvenu au club (un très grand club) !

La plupart des gens que je connais, en particulier ceux qui sont très impliqués dans le monde professionnel, deviennent facilement la proie des tâches qui crient le plus fort ou qui sont les plus récentes. Celles-ci ont pour effet de nous accaparer et de retenir notre attention.

De ce point de vue là, les emails et les réunions sont les deux coupables les plus répandus.

Ceci dit, le courrier électronique et les réunions sont des outils extrêmement importants pour la plupart d'entre nous, et peuvent être très utiles pour réaliser les choses de manière efficace. Ne tirons donc pas à boulet rouge sur ces moyens.

Mais alors où se situe le vrai problème ?

À mon sens, il y en a au moins deux.

Le problème n°1 est omniprésent, c'est certain. Les emails sont souvent envoyés (surtout si vous êtes dans le groupe CC:) pour "garder tout le monde dans la boucle" alors qu'in fine, cela est dû au fait qu'on n'a pas clairement défini

  1. qui est vraiment censé diriger,
  2. qui a vraiment besoin de savoir,
  3. et quand l'action devrait avoir lieu.

La même chose s'applique aux réunions. Trop souvent, des groupes de personnes se réunissent pour régler un problème qui aurait pu être réglé si les responsabilités et leurs attributions avaient été claires.

Les mauvaises réunions conduisent à de mauvais emails, ce qui conduit à de mauvaises réunions, ad nauseam. (Mais ceci est un sujet pour un autre article...)

Le problème n°2 est le vrai coupable, et il y a plusieurs aspects à ce problème.

Tout d'abord, avez-vous un inventaire clairement identifié

a) de vos objectifs,
b) de votre vision,
c) de vos intentions ?

Si ce n'est pas le cas, alors c'est le premier travail à faire.

Si vous ne l'avez pas encore fait, prenez un stylo et du papier ou votre ordinateur et formulez du mieux possible l'objectif de votre vie.

Ensuite, élaborez un scénario idéal (en plusieurs paragraphes) sur ce que ça pourrait donner si c'était un succès ; à quoi ça pourrait ressembler, et ce que vous pourriez ressentir.

Terminez en identifiant les étapes-clés que vous devriez accomplir dans l'année ou les deux prochaines années pour y arriver.

Une fois cela réalisé, la question-clé à poser et à laquelle répondre par vous-même est: «Quelle est la toute prochaine action à engager ?»

Si vous n'aviez rien d'autre à faire maintenant que de réaliser une action physique particulière et visible, vous permettant d'avancer vers votre objectif, quelle serait cette action ?

Laquelle ?

Objectif à long terme

Voyez-vous, le "long terme" pour la plupart des gens signifie "Un jour, il est possible que je veuille..." Alors qu'un résultat qu'on souhaite vraiment est une chose à engager dès maintenant. C'est un objectif pour lequel on fait quelque chose dès maintenant mais qui peut prendre plus de temps que d'autres choses pour arriver à son terme.

Sans la définition claire de ces actions suivantes, vous serez la proie de toutes sortes de distractions apportées par votre travail ou tout simplement la vie de tous les jours. La raison, c'est qu'il est en effet plus facile de se laisser diriger par ces éléments du quotidien qui nous donnent un faux sentiment de structure et de stabilité, voire même de productivité à court terme (bien que très imparfait), plutôt que de devoir vraiment réfléchir et décider de ce que vous devez réellement faire pour que vos objectifs deviennent réalité.

Une fois que vous savez exactement où vous voulez vraiment aller, et connaissez précisément la ou les premières actions à entreprendre pour y parvenir, il devient beaucoup plus facile d'évaluer la pertinence des choses qui brillent et qui se présentent à vous mais qui vous distraient de l'essentiel.

Cela ne signifie pas que vous pourrez éviter les réunions et les courriers électroniques. Vous aurez juste une meilleure idée du temps et de l'énergie à leur consacrer, et vous aurez confiance dans le fait que vous êtes en train de vous mouvoir dans la bonne direction.

Je ne peux m'empêcher de suggérer que l'un des plus grands obstacles à ce que je viens d'évoquer ci-dessus est le manque de (1) Capture, de (2) Clarification et (3) d'Organisation de tout ce qui retient actuellement votre attention - petites choses, grandes choses, du domaine personnel ou professionnel. Cela crée une charge mentale qui, à son tour, vous fait vous sentir dépassé. Ceci a pour conséquence de réduire considérablement votre inspiration et votre capacité à réfléchir sur la relation entre vos objectifs de haut niveau et vos réalités quotidiennes. Une fois que vous avez implémenté la méthodologie GTD®, il est beaucoup plus facile de prendre en compte tous vos engagements et de naviguer de l'un à l'autre.

Je vous souhaite une très bonne continuation dans l'atteinte de vos objectifs de haut niveau.

David Allen

(Traduction : Jean-Luc Koning)

Enfin les vacances

Partir en vacances pour aller se reposer, c'est bien. Partir l'esprit libre, c'est encore mieux.

Tous les ans à l'époque des vacances un certain nombre d'articles fleurissent dans les médias pour nous donner des conseils généraux sur la manière de nous préparer afin de partir en vacances le coeur léger. Mais qu'en est-il pour le manager ?

Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise au retour ?

Heureusement, la réponse est positive. Et il n'est pas si compliqué que ça de mettre en oeuvre ces bonnes pratiques car on peut les extraire à partir de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire.1

Voyons ici comment l'adapter avant notre départ en vacances.

 

Avant de partir

Partir l'esprit léger passe d'abord par le fait de déposer tout ce qui y est stocké (dans notre esprit) et "dégager le paysage" des semaines à venir.

En somme, nous avons besoin d'être sûr de ce que nous n'allons pas faire durant ce temps de vacances afin de pouvoir nous sentir bien.

Selon David Allen, l'un des gourous actuels du management et du développement personnel, c'est le seul moyen d'y parvenir.

"you better know what you’re not doing before you can feel comfortable about not doing it"

Cette maxime vaut d'ailleurs aussi bien pour la vie de tous les jours que pour la période de vacances. (En effet, dans mon quotidien, c'est parce que je connais la liste de toutes les choses que j'ai à faire que je peux me permettre sereinement de m'attaquer à celle que je juge la plus importante sans avoir l'appréhension de découvrir trop tard une chose plus urgente ou plus importante ; cela me permet également d'être en capacité de faire face à l'impromptu qui ne manquera pas de survenir dans ma journée.)

Alors, avant de partir : 3 conseils !

Conseil n°1 : Gagnez en clarté

Dans un premier temps, il s'agit d'avoir une vision claire de l'ensemble des choses qui sont en suspens, en faire un inventaire exhaustif.

Il peut s'agir de notes prises en réunion, de reçus et de cartes de visites ramassés, de divers éléments qui, malgré vous, se sont accumulés dans vos poches, sacs, attachés-cases, de textos et autres messages vocaux, en plus des canaux normaux que sont vos boîtes mail et vos réseaux sociaux.

Rassemblez toutes ces choses dans des endroits de collecte (physiques ou numérique) que vous allez pouvoir traiter, sans oublier qu'une partie significative de ces choses devra atterrir directement dans la poubelle.

Traiter signifie ici passer en revue méthodiquement ce qu'on vient de collecter, décider et lister l'action que cela entraîne, le projet qui est concerné, l'élément qui est en attente, l'événement à porter sur l'agenda et les documents à archiver. On procède ainsi jusqu'à avoir vidé chaque item de nos piles, boîtes vocales, courriels et textos, y compris notre tête qui trop souvent conserve en arrière plan des idées, des projets, des initiatives qui méritent également d'être notées au bon endroit.

Conseil n°2 : Mettez à jour

À ce stade, il est temps maintenant de s'assurer que ces listes sont propres, que les choses caduques sont effacées et que tous les items sont à jour.

Sur vos listes d'actions, cochez celles qui ont déjà été exécutées et prenez une minute pour réfléchir à celles qui doivent suivre.

Ensuite, faites un zoom sur les dernières pages de votre agenda. Si vous scannez les deux ou trois dernières semaines vous allez immanquablement trouver des actions ou des informations en suspens, que vous pourrez porter sur vos listes. Ça ne manquera pas de vous rappeler de nouvelles choses. En effet, les réunions ou les événements auxquels vous avez participé suscitent des idées sur les actions à engager. Notez-les également.

Faites de même pour les deux semaines de votre agenda qui vont suivre votre retour de vacances. Passez en revue les événements qui y sont inscrits et collectez les actions qu'il faudra engager. Cette anticipation vous évitera le stress du retour de vacances.

Si vous avez l'habitude de tenir à jour une liste des choses "en attente" (ce que je vous recommande) passez-la en revue pour voir si par hasard il ne faudrait pas relancer une personne avant de partir ou si ça peut attendre votre retour. Profitez-en pour cocher sur cette liste ce qui n'a plus lieu d'être.

Enfin, évaluez un à un le statut de vos projets en cours. Assurez-vous d'avoir pour chacun une action suivante à engager. Passez en revue le dossier relatif à chacun de ces projets pour vous assurer que les éléments présents sont actifs et pertinents.

Conseil n°3 : Accueillez les idées nouvelles

Cette étape est le fruit spontané des deux précédentes. Vous serez surpris de constater que de nouvelles idées pourront maintenant venir s'ajouter naturellement car vous avez éliminé les obstacles de votre éco-système au flux naturel d'énergie créative qui est en vous.

Il vous viendra maintenant des "Tiens ! Ça me rappelle que…" et "Oh, je pense que j'aimerais…". Laissez émerger ces idées spontanées.

Ce processus s'inspire du simple bon sens mais rares sont les personnes qui s'en servent bien et aussi régulièrement qu'elles devraient, c'est-à-dire fréquemment pour leur permettre d'avoir l'esprit libre, d'être détendues et de garder la situation en main.

C'est l'occasion de compléter ou de vous créer une liste "un jour peut-être" . Ajoutez-y toutes les éventualités émergentes auxquelles vous venez juste de commencer à penser.

Les idées posées sur cette liste sont de véritables pépites. Elle n'ont rien d'immédiates mais elles sont la porte ouverte au démarrage de nouveaux projets. Vous serez plus enclin à saisir des opportunités quand elles se présenteront, si vous les avez préalablement identifiées et collectées. Et vous serez surpris d'observer que certains des éléments de cette liste se concrétiseront bel et bien, sans gros efforts conscients de votre part.

 

Et pendant les vacances

Il est possible qu'au milieu de vos vacances vous commenciez à remarquer qu'une certaine agitation de votre esprit a tendance à revenir. Les soucis de la maison ou du travail qui étaient ces derniers jours à des années-lumières redeviennent subitement imminents. Votre esprit recommence petit à petit à s'attarder sur des projets et des tâches qui vous attendent chez vous.

Dans ce cas, n'hésitez pas à prendre une heure pour sortir votre ordinateur et faire une revue complète de l'ensemble de vos projets et de vos actions en cours. Pour cela je vous renvoie à l'article sur la Revue Hebdomadaire Express (cf. https://www.inxl.fr/revue-hebdo-gtd-express/).

Prenez un temps seul, à part, dans un endroit où personne ne vous dérangera pour nettoyer votre esprit de ces pensées erratiques qui viennent vous distraire. En moins de soixante minutes, vous serez capable d'ajouter une dizaine ou une vingtaine d'actions à vos listes ainsi que quelques nouveaux projets qui ont commencé à vous effleurer l'esprit ces derniers jours.

Effectuer ce court exercice vous aidera à vous plonger à nouveau pleinement dans les dernièrs jours de vacances sans inquiétudes concernant le retour au travail. Cela vous permettra également de renouveler votre l'énergie.

Peut-être une certaine lassitude ou un train-train avait commencé à s'installer dans votre temps de vacances. Il va ainsi pouvoir être balayé et c'est comme si les vacances recommençaient...

 

Notes:

1Nous vous invitons à consulter les guides méthodologiques ; en particulier, les Listes des déclencheurs qui vous aiderons à libérer votre esprit de tout ce qui vous préoccupe tant dans la sphère professionnelle et personnelle. Voir bien sûr également la fiche présentant les onze rubriques de la Revue Hebdomadaire.

Deux sommités mondiales du management et du développement personnel

Que ce soit Stephen Covey ou David Allen, nous avons là affaire à deux des plus grandes sommités mondiales du management et du développement personnel. Tous les deux ont influencé sur tous les continents des centaines de milliers de dirigeants, de cadres, de managers, ou tout simplement d'individus lambda.

Ils ont aussi chacun écrit des bestsellers qui se sont vendus à plusieurs millions d'exemplaires. Le premier est essentiellement connu pour son ouvrage "Les 7 Habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent" tandis que le second a notamment écrit "S'organiser pour réussir : La méthode GTD (Getting Things Done) ou L'art de l'efficacité sans le stress".

Deux méthodologies…

Mais aujourd'hui, parmi les dirigeants que j'ai l'occasion de former, une question revient périodiquement :

S'agit-il de deux méthodologies qui se complètent ou qui s'opposent ?

Il y a quelques temps, Stephen Covey (le petit fils) qui a repris l'entreprise de son grand-père et qui également promeut et diffuse la méthode GTD à l'international, a abordé cette question.

Il aurait vivement souhaité que son grand-père soit encore là pour l'installer dans la même pièce que David Allen et les écouter converser pendant quelques heures. Mais ce n'est pas possible. Il nous livre donc lui-même les grandes lignes du regard qu'il porte sur les deux approches.

…qui s'enrichissent l'une l'autre

En fait, il ne s'agit pas de méthodologies concurrentes mais bien complémentaires qui s'enrichissent l'une l'autre.

Les "7 Habitudes"

Les 7 Habitudes donnent une vision de haut niveau sur la vie d'une personne, et l'accent principal est mis sur les principes.

Certes, les 7 Habitudes traitent un peu des pratiques, mais se focalisent surtout sur les principes.

Figure 1: Les 7 Habitudes (FranklinCovey.com)

GTD®

GTD est également une approche centrée sur les principes. Comme le dit David Allen lui-même :

C'est une approche qui présente les principes permettant à la fois de reprendre le contrôle sur les choses qui nous parviennent et de gagner en perspective sur ce qu'on a décidé de faire.

Mais cette méthode va beaucoup plus loin dans la mise en pratique, l'application au jour le jour, et les aspects concrets pour être plus efficace dans la vie.

En particulier, elle développe l'Habitude n°3 "Mettre les choses importantes d'abord". Pour cela, Covey fait appel à la célèbre matrice à quatre quadrants afin d'illustrer les différentes activités qui se déroulent dans la vie d'une personne. Et la clé pour une efficacité réelle est de s'assurer que le temps et l'attention appropriés sont consacrés au quadrant II ("Important mais pas Urgent").

Figure 2: Matrice de Covey/Eisenhower (Wikipedia)

Selon Stephen (le petit-fils), GTD est le meilleur outil pratique qui permette d'accéder le plus fréquemment au quadrant II. La Revue Hebdomadaire (qui est l'étape 4 de la méthode GTD) est d'ailleurs construite de manière à faciliter l'entrée dans ce quadrant II.

GTD s'appuie également sur d'autres habitudes comme l'Habitude n°2 "Commencer avec la fin en tête", ce qui se rapproche des Horizons d'Attention dans GTD.

Figure 3: Horizons d'Attention GTD (calmachiever.com)

En conclusion

En résumé, GTD fournit l'état de l'art pour l'opérationalisation, là où les 7 Habitudes apportent des principes généraux sans toutefois adresser les actions à effectuer au jour le jour, heure par heure.

GTD vous donne les moyens pratiques pour vous aligner avec les principes énoncés dans les 7 Habitudes.

Pro et Serein est un podcast animé par
In Excelsis
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